Apostille – Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự – Công ty Luật Colaw – Tel: (028) 36 111 800 – 088 656 1122 – Website: www.colaw.legal . Add: Level 16, Unit 35, Bitexco Financial Tower, 2 Hải Triều, Quận 1, TP HCM, Việt nam

Sổ tay Apostille

Sổ tay Apostille
Sổ tay Hoạt động Thực tiễn của Công ước Apostille

Apostille Handbook
A Handbook on the Practical Operation of the Apostille Convention

Published by
The Hague Conference on Private International Law
Permanent Bureau
6, Scheveningseweg
2517 KT The Hague
The Netherlands

Telephone: +31 70 363 3303
Fax: +31 70 360 4867
E-mail: secretariat@hcch.net
Website: www.hcch.net

Đơn vị xuất bản
Văn Phòng Thường trực
Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế
6, Scheveningseweg Yvon
2517 KT The Hague
The Netherlands

Điện thoại: +31 70 363 3303
Fax: +31 70 360 4867
E-mail: secretariat@hcch.net
Trang mạng: www.hcch.net

Ngày 16/01/2014, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) và giao Bộ Ngoại giao chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành liên quan triển khai thực hiện. Công ước Apostille được coi là Công ước thành công và được áp dụng rộng rãi nhất trong hệ thống các công ước của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế . Điều này được minh chứng bằng số lượng các quốc gia là thành viên Công ước này. Kể từ khi được thông qua năm 1961, Công ước Apostille đã được 107 quốc gia phê chuẩn (tính đến ngày 11/9/2014).

Việc gia nhập Công ước Apostille giúp rút ngắn một nửa quy trình hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự giấy tờ so với hiện nay, cũng như khuyến khích tin học hóa việc cấp, quản lý và xác thực các chứng nhận Apostille, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính và Đề án Chính phủ điện tử của Chính phủ Việt Nam. Việc triển khai thực hiện Công ước này sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và công sức của các cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ công của Việt Nam ở nước ngoài và ngược lại, góp phần tạo môi trường thuận lợi cho các giao dịch dân sự, lao động, thương mại và đầu tư giữa Việt Nam với các nước. Để có thể nắm bắt được những những nội dung cốt lõi,cách hiểu đúng và thực tiễn thực hiện các quy định của Công ước, việc tham khảo tài liệu chính thức về Công ước là hết sức cần thiết cho quá trình gia nhập, chuẩn bị các điều kiện cần thiết và áp dụng Công ước trên thực tế. Với mục đích đó, Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao đã chọn cuốn Sổ tay về
hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille, một trong ba ấn phẩm do Văn phòng Thường trực Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế xuất bản năm 2009 về các hoạt động thực tiễn của Công ước này, để chuyển ngữ sang tiếng Việt.

Với sự đồng ý của Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế, Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao phối hợp với Chương trình Hỗ trợ Đối thoại Chiến lược Việt Nam – EU (SDF) để biên dịch, biên tập và xuất bản Sổ tay Apostille tiếng Việt. Cuốn Sổ tay này sẽ là tài liệu tham khảo quan trọng cho các cơ quan trực tiếp thực hiện công tác hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương), các cơ quan Nhà nước tiếp nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài và các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc nắm bắt và thực hiện các quy định của Công ước này.

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao chân thành cảm ơn Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế, đặc biệt là ông Tổng Thư ký Christophe Bernasconi, Liên minh châu Âu đã hỗ trợ kinh phí và kỹ thuật cho việc biên dịch và xuất bản cuốn Sổ tay này thông qua Chương trình Hỗ trợ Đối thoại Chiến lược Việt Nam – EU cũng như đội ngũ biên dịch viên đã giúp chuyển ngữ toàn bộ cuốn Sổ tay sang
tiếng Việt.

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2014

Cục trưởng Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

Đại sứ Nguyễn Hữu Tráng

1 Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế là Tổ chức quốc tế liên chính phủ hoạt động với mục đích nhất thể hóa các quy định của luật tư pháp quốc tế. Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Hội nghị La Hay ngày 10/04/2013.

Lời nói đầu

Cuốn Sổ tay này là ấn phẩm cuối cùng trong loạt ba ấn phẩm do Văn phòng Thường trực Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế xuất bản về Công ước Apostille sau khi Ủy ban Đặc biệt đưa ra khuyến nghị tại cuộc họp năm 2009 về hoạt động thực tiễn của Công ước.

Ấn phẩm đầu tiên là một cuốn sách nhỏ có tựa “The ABCs of Apostilles”
(Những điều cần biết về Apostille), chủ yếu hướng đến các đối tượng sử
dụng hệ thống Apostille (tức là những cá nhân và doanh nghiệp có liên
quan đến các hoạt động liên quốc gia) thông qua việc giải đáp một cách
ngắn gọn và thiết thực cho những câu hỏi thường gặp nhất.

Ấn phẩm thứ hai là một cuốn sổ tay hướng dẫn có tựa “Cách thức gia nhập và thực thi Công ước Apostille của Hội nghị La Hay”, nhắm đến các cơ quan nhà nước được giao trách nhiệm đánh giá khả năng gia nhập Công ước postille của quốc gia mình hoặc được giao nhiệm vụ thực thi Công ước. Cả hai ấn phẩm này đều được đăng tải trong Mục Apostille (Apostille Section) trên trangmạng của Hội nghị La Hay. Sổ tay này là cuốn cuối cùng trong bộ ba ấn phẩm nói trên. Đối tượng chính của Sổ tay là hàng trăm Cơ quan có thẩm quyền đã được các Quốc gia thành viên Công ước giao cấp các “Apostille”, một loại chứng nhận đơn giản xác thực nguồn gốc của giấy tờ
công để đảm bảo việc các giấy tờ đó sẽ được công nhận tại các Quốc gia khác cũng là thành viên của Công ước (hiện nay có trên 100 thành viên và con số này đang tiếp tục gia tăng). Sổ tay này được biên soạn bởi Ông Christophe Bernasconi, Phó Tổng Thư ký Hội nghị La Hay và Ông William Fritzlen, Luật sư Cố vấn công tác tại Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (được biệt phái công tác bán thời gian tại Văn phòng Thường trực) với sự hỗ trợ của Bà Mayela Celis
(Cố vấn Pháp lý Cao cấp) và Ông Alexander Kunzelmann (Chuyên viên Pháp lý). Sổ tay cũng đã nhận được những đóng góp của một nhóm chuyên gia do nhiều Quốc gia Thành viên của Hội nghị La Hay chỉ định.1 Tôi xin được gửi lời tri ân đến tất cả những cá nhân và tập thể đã tham gia vào quá trình biên soạn ấn phẩm quan trọng này.

Hans van Loon | Tổng Thư ký

1 Thành phần nhóm chuyên gia gồm có Ông Fernando Andrés Marani (Argentina), Bà Pavla Belloňová (Cộng hòa Czech), Ông Tomáš Kukal (Liên minh Châu Âu), Ông Toni Ruotsalainen (Phần Lan), Bà Mariam Tsereteli (Georgia), Ông A. Sudhakara Reddy (Ấn Độ), Ông Jorge Antonio Méndez Torres-Llosa (Peru), Ông Łukasz Knurowski (Ba Lan), Bà Thanisa Naidu (Nam Phi), Ông Javier L. Parra García (Tây Ban Nha), Bà Silvia Madarasz-Garolla (Thụy Sĩ), Ông Marcelo Esteban Gerona Morales (Uruguay cùng
các quan sát viên là Ông Peter M. Beaton và Ông Peter Zablud.

Nội dung

Mục lục
Giới thiệu
Chú giải thuật ngữ
Lưu ý với độc giả

1. Giới thiệu về Công ước Apostille

11. Nguồn gốc và sự phát triển của Công ước

12. Mục đích của Công ước

13. Hiệu lực (hạn chế) của Apostille 9
14. Đưa Công ước vào thời đại điện tử: chương trình e-APP 10
15. Hỗ trợ cho Công ước tiếp tục thành công 11

2. Cơ quan có thẩm quyền 14
1. Vai trò chủ đạo của Cơ quan có thẩm quyền 14
2. Hoạt động của Cơ quan có thẩm quyền 14
3. Thay đổi về Cơ quan có thẩm quyền 18

3. Hiệu lực của Công ước Apostille 20
1. Công ước có hiệu lực ở đâu? 20
2. Công ước có hiệu lực từ thời điểm nào? 26
3. Công ước có hiệu lực đối với các loại giấy tờ nào? 29

4. Quy trình Apostille ở Quốc gia xuất xứ: đề nghị – xác minh – cấp – đăng ký 47
1. Đề nghị cấp Apostille 47
2. Xác minh nguồn gốc của giấy tờ công 50
3. Cấp Apostille 54
4. Đăng ký Apostille 65

5. Chấp nhận và không chấp nhận Apostille ở Quốc gia tiếp nhận 69
1. Nghĩa vụ chấp nhận Apostille được cấp theo Công ước Apostille 69
2. Các lý do có thể không chấp nhận Apostille 69
3. Những lý do không hợp lệ để không chấp nhận Apostille 71

6. Chương trình e-APP 75
1. Giới thiệu 75
2. Lợi ích của chương trình e-APP 76
3. Cách triển khai chương trình e-APP 78

Phụ lục I Toàn văn Công ước Apostille 85
Phụ lục II Sơ đồ quy trình gia nhập 91
Phụ lục III Mẫu đề nghị cấp Apostille 95
Phụ lục IV Sơ đồ quy trình đề nghị, cấp và đăng ký Apostille 99
Phụ lục V Thông báo đối với các Quốc gia đang xin gia nhập muốn thông tin cho các cơ quan
liên quan và người dân về hiệu lực sắp tới của Công ước 103

Bảng tra cứu thuật ngữ 107
h 13 vii

E. Hiệu lực của Apostille là vô thời hạn 10

4. Đưa Công ước vào thời đại điện tử: chương trình e-APP 10

5. Hỗ trợ cho Công ước tiếp tục thành công 11
A. Mục Apostille (Apostille Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay là nguồn
thông tin quan trọng 11
B. Giám sát hoạt động thực tiễn của Công ước 12
a. Những việc Văn phòng Thường trực làm (và không làm) 12
b. Những công việc của Ủy ban Đặc biệt 13

2. Cơ quan có thẩm quyền 14

1. Vai trò chủ đạo của Cơ quan có thẩm quyền 14

2. Hoạt động của Cơ quan có thẩm quyền 14
A. Nguồn lực và thống kê 14
B. Chỉ dẫn nghiệp vụ 15
C. Đào tạo 15
D. Cung cấp các dịch vụ Apostille 15
E. Thông tin công khai 16
F. Chống gian lận 17

3. Thay đổi về Cơ quan có thẩm quyền 18

www.hcch.net > Apostille Section

viii

3. Hiệu lực của Công ước Apostille 20

1. Công ước có hiệu lực ở đâu? 20
A. Công ước chỉ có hiệu lực giữa các Quốc gia Thành viên – đó là những
Quốc gia nào? 20
B. Các lãnh thổ hải ngoại 22
C. Vấn đề chủ quyền 23
D. Chỉ có hiệu lực giữa các “Thành viên của câu lạc bộ” 23
a. Không có Apostille từ các Quốc gia không phải là Thành viên 23
b. Theo nguyên tắc, không cấp Apostille cho các Quốc gia
không phải là Thành viên 23
c. Sử dụng Chứng nhận Apostille như một phần của quy trình hợp pháp hoá 24
d. Không có Apostille từ một Quốc gia xin gia nhập đến một Quốc gia phản đối
gia nhập và ngược lại 25
E. Không có Apostille sử dụng nội bộ 25

2. Công ước có hiệu lực từ thời điểm nào? 26
A. Apostille chỉ được sử dụng ở các Quốc gia mà Công ước đã có hiệu lực
– Công ước bắt đầu có hiệu lực từ thời điểm nào? 26
B. Các Apostille được cấp trước khi Công ước có hiệu lực đối với
Quốc gia tiếp nhận 26
C. Các giấy tờ công được cấp trước khi Công ước có hiệu lực ở Quốc gia xuất xứ 26
D. Giấy tờ công được hợp pháp hoá trước khi Công ước có hiệu lực ở
Quốc gia tiếp nhận 27
E. Apostille được cấp tại các Quốc gia kế thừa (bao gồm cả các Quốc gia mới giành
được độc lập) 27

3. Công ước có hiệu lực đối với các loại giấy tờ nào? 29
A. Công ước chỉ có hiệu lực đối với giấy tờ công – vậy giấy tờ công là gì? 29
B. Luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ quyết định tính chất công của giấy tờ 29
C. Những loại giấy tờ không được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia xuất
xứ nhưng lại được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia tiếp nhận 30
D. Bốn loại giấy tờ công được liệt kê trong Điều 1(2) 30
a. Tính chất của danh sách các giấy tờ công trong điều 1(2): chưa phải là tất cả 31
b. Điều 1(2)(a): Các giấy tờ có nguồn gốc từ một cơ quan hay cán bộ
có mối liên hệ với toà án hay cơ quan tài phán của Quốc gia 31
c. Điều 1(2)(b): Giấy tờ hành chính 31
d. Điều 1(2)(c): Văn bản công chứng (Notarial act) 32
e. Điều 1(2)(d): Chứng nhận chính thức 32
E. Các loại giấy tờ bị loại trừ trong Điều 1(3) 33
a. Tính chất của việc loại trừ: phải hiểu theo nghĩa hẹp 33
b. Điều 1(3)(a): Giấy tờ do viên chức lãnh sự hoặc ngoại giao cấp phát 34
1. Giới thiệu 34
2. Giấy tờ hộ tịch do các Đại sứ quán và Lãnh sự quán cấp 35
c. Điều 1(3)(b): Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến các hoạt động
thương mại hoặc hải quan 36
F. Các trường hợp cụ thể 37
a. Giấy tờ hộ tịch 37
b. Bản sao 38
1. Bản sao có chứng nhận của giấy tờ công gốc 38
2. Bản photocopy đơn giản 38
3. Bản scan 38
c. Các vấn đề tội phạm và dẫn độ 39
13 ix

d. Các giấy tờ liên quan đến giáo dục (bao gồm văn bằng) 39
a. Lý do từ chối 48
b. Có thể hỗ trợ thêm cho đương đơn nếu không cấp Apostille 49
c. Giấy tờ công đã được hợp pháp hoá 50

2. Xác minh nguồn gốc của giấy tờ công 50
A. Tầm quan trọng của việc xác minh nguồn gốc 50
B. Cơ sở dữ liệu mẫu chữ ký/con dấu/tem 51
a. Duy trì một cơ sở dữ liệu 51
b. Cập nhật cơ sở dữ liệu 52
c. Không có mẫu chữ ký/con dấu/tem vì giấy tờ đã cũ 52
d. Không trùng khớp 52
e. Không xác minh nội dung 53

3. Cấp Apostille 54
A. Thẩm quyền cấp Apostille 54
B. Apostille bằng giấy và Apostille điện tử (e-Apostille) 54
C. Sử dụng Mẫu Giấy chứng nhận Apostille 55
a. Mẫu Giấy chứng nhận gốc 55
b. Mẫu Giấy chứng nhận đa ngôn ngữ do Văn phòng Thường trực thiết kế 55
c. Các yêu cầu về hình thức 56
1. Kích thước và hình dạng 56
2. Số thứ tự 57
3. Mẫu mã 57
4. Khung viền 57
5. Ngôn ngữ của những thuật ngữ tiêu chuẩn 57
6. Thông tin bổ sung 58

www.hcch.net > Apostille Section

D. Điền vào Apostille 59
a. Điền vào 10 mục thông tin tiêu chuẩn có đánh số thứ tự 59
b. Bổ sung ngôn ngữ dùng để ghi thông tin 61
c. Nhiều giấy tờ 61
d. Ký tên 62
e. Ghi số 62
E. Gắn Apostille vào giấy tờ công đi kèm 62
a. Gắn trực tiếp hoặc sử dụng tem chứng nhận (allonge) 62
b. Các cách gắn Apostille khác nhau 62
1. Apostille bằng giấy 63
2. Apostille điện tử (e-Apostille) 63
c. Vị trí gắn Apostille 64
F. Thu phí cấp Apostille 64

4. Đăng ký Apostille 65
A. Yêu cầu phải duy trì hệ thống đăng ký 65
B. Định dạng của hệ thống đăng ký 66
a. Hệ thống đăng ký bằng giấy và điện tử 66
b. Đăng ký điện tử (e-Register) 66
C. Thông tin cần lưu trong hệ thống đăng ký 67
D. Xác minh việc cấp Apostille 67
E. Thời gian lưu giữ 67

5. Chấp nhận và không chấp nhận Apostille ở Quốc gia tiếp nhận 69

1. Nghĩa vụ chấp nhận Apostille được cấp theo Công ước Apostille 69

2. Các lý do có thể không chấp nhận Apostille 69
A. Giấy tờ được cấp Apostille bị công khai loại trừ ra khỏi phạm vi
áp dụng của Công ước 69
B. Quốc gia cấp Apostille không phải là thành viên của Công ước 70
C. Giấy tờ được cấp Apostille không phải là giấy tờ công của Quốc gia xuất xứ 70
D. Apostille không phải do Cơ quan có thẩm quyền cấp 70
E. Apostille được cấp cho loại giấy tờ công mà Cơ quan có thẩm quyền không có quyền cấp Apostille 70
F. Không có 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự 70
G. Apostille bị gỡ ra khỏi giấy tờ 71
H. Apostille giả mạo hoặc bị chỉnh sửa 71

3. Những lý do không hợp lệ để không chấp nhận Apostille 71
A. Giấy tờ kèm theo không phải là giấy tờ công theo luật pháp của
Quốc gia tiếp nhận 71
B. Sai sót nhỏ về hình thức 71
C. Thông tin bổ sung 71
D. Apostille là Apostille điện tử 72
E. Phương pháp gắn vào giấy tờ công đi kèm 72
F. Không có bản dịch 72
G. Apostille “đã cũ” 73
H. Apostille không được hợp pháp hoá hay chứng nhận bổ sung theo cách khác 73
I. Giấy tờ công đi kèm đã được cấp Apostille và hợp pháp hoá 74
J. Apostille được cấp trước khi Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia tiếp nhận 74
13

6. Chương trình e-APP 75
Bảng tra cứu thuật ngữ 107

www.hcch.net > Apostille Section

xiii
Giới thiệu

50 năm sau khi được thông qua, Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về Miễn Hợp pháp hóa Giấy tờ Công Nước ngoài ( “Công ước Apostille”) là điều ước được chấp nhận và áp dụng rộng rãi nhất trong số tất cả các điều ước quốc tế được ký kết trong khuôn khổ Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế. Với mục đích tạo thuận lợi cho việc lưu thông giấy tờ công trên toàn thế giới, Công ước Apostille càng trở nên có ý nghĩa trong thời đại kết nối toàn cầu mạnh mẽ như ngày nay, trong đó các lĩnh vực thương mại và đầu tư quốc tế cũng như việc di chuyển liên quốc gia của mọi người đều được hưởng lợi từ việc các Quốc gia công nhận lẫn nhau đối với các giấy tờ công.

Cuốn Sổ tay này nhằm hỗ trợ các Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng của mình theo Công ước, đây vốn là nền tảng để mọi hoạt động của Công ước được đảm bảo. Mục đích của Sổ tay này không phải là để dẫn giải từng điều khoản trong điều ước này và cũng không nhằm thay thế bản Báo cáo Diễn giải của Ông Yvon Loussouarn. Đồng thời, cuốn Sổ tay này ra đời nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh trong hoạt động thực tiễn của Công
ước mà có thể trong Báo cáo Diễn giải hoàn thành vào năm 1961 vẫn chưa thể hình dung ra.
Sổ tay cũng đề cập sâu hơn đến những vấn đề thường gặp trong thực tiễn.

Sổ tay này bao gồm các phần sau:

Phần 1 giới thiệu tổng quan về lịch sử và bối cảnh của Công ước;
Phần 2 cung cấp thông tin về vai trò và chức năng của các Cơ quan có thẩm quyền;
Phần 3 mô tả phạm vi của Công ước, trong đó có phân tích chi tiết về phạm vi điều chỉnh (những loại giấy tờ chịu sự điều chỉnh của Công ước);
Phần 4 và 5 mô tả các giai đoạn khác nhau của quy trình Apostille – từ khi có đề nghị cấp Apostille ở một Quốc gia Thành viên đến khi xuất trình tại một quốc gia khác, đồng thời tư vấn cho các Cơ quan có thẩm quyền về những kinh nghiệm hay;
Phần 6 giới thiệu về Chương trình Apostille điện tử (e-APP) và giải thích ý nghĩa của chương trình này đối với các Cơ quan có thẩm quyền cũng như sự lưu thông của các loại giấy tờ công trên phạm vi quốc tế trong thời đại điện tử. Ở đầu cuốn Sổ tay có phần Chú giải các thuật ngữ quan trọng, đồng thời các bản Phụ lục cũng giới thiệu nhiều tài liệu tham khảo tiện dụng.

Các Quốc gia Thành viên Công ước đồng thời là thành viên Hội nghị La Hay và các Quốc gia không phải thành viên Hội nghị đã được tham vấn trong quá trình soạn thảo Sổ tay này. Bản thảo sơ bộ của Sổ tay đã được gửi đến một nhóm chuyên gia do Thành viên của Hội nghị La Hay chỉ định. Nhóm chuyên gia này đã tổ chức họp tại La Hay vào tháng 5/2012. Sau khi tiếp thu các ý kiến và khuyến nghị của nhóm chuyên gia, bản thảo cuối cùng đã được trình lên Ủy ban Đặc biệt về hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille, và Ủy
ban này đã nhóm họp vào tháng 11/2012. Tại cuộc họp đó, Sổ tay này đã được sử dụng làm tài liệu tham khảo chính và được Ủy ban Đặc biệt thông qua sau khi đưa ra thêm một số ý kiến đề nghị điều chỉnh.

Sổ tay này thường xuyên tham chiếu đến các Kết luận & Khuyến nghị được thông qua tại các phiên họp của Ủy ban Đặc biệt về hoạt động thực tiễn của Công ước. Những Kết luận & Khuyến nghị này là căn cứ quan trọng và cần thiết để giải thích Công ước, và trên thực tế đều được tuân thủ và triển khai một cách rộng rãi. Sổ tay cũng tham chiếu đến các Kết luận & Khuyến nghị được thông qua tại nhiều diễn đàn quốc tế khác nhau về chương trình
e-APP, từ đó thiết lập các mô hình kinh nghiệm hay cho các Quốc gia đã (hoặc đang có ý định) triển khai chương trình e-APP.

Christophe Bernasconi | Phó Tổng Thư ký

Đối với Công ước Apostille, bất cứ một Quốc gia nào ngoài Quốc gia mà Công ước mở cho ký và
phê chuẩn đều có quyền gia nhập Công ước (Điều 12(1)), qua đó sẽ “tham gia” Công ước với tư cách
một Quốc gia Ký kết. Trên thực tế, bất cứ Quốc gia nào [dù] không có mặt tại Phiên họp Ngoại giao
thông qua văn kiện chính thức của Công ước Apostille vào năm 1960 đều có thể gia nhập Công ước.
Một Quốc gia hội đủ điều kiện có thể gia nhập Công ước bằng cách nộp một văn kiện xin gia nhập cho
 Cơ quan lưu chiểu Công ước. Một Quốc gia có thể gia nhập Công ước Apostille kể cả khi họ không phải
là thành viên của Hội nghị La Hay.

Để biết rõ hơn về thủ tục gia nhập, xem Phụ lục II
(đồng thời tham khảo Phần III của Sổ tay Hướng
dẫn Triển khai).
Để biết rõ hơn về tác động của ý kiến phản đối gia
nhập, xin tham khảo các đoạn từ 91 trở đi.

Tem chứng nhận
Một mẩu giấy được gắn vào giấy tờ công, trên đó có dấu Apostille. Tem chứng nhận được
cấp thay thế cho việc đóng dấu Apostille trực tiếp lên giấy tờ (xem Điều 4 (1) của Công ước
Apostille).

Apostille
Một chứng nhận được cấp theo Công ước Apostille để xác thực nguồn gốc của giấy tờ công.

Để biết rõ hơn về hiệu lực của Apostille, xin tham
khảo các đoạn từ 24 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

xvi

NGUỒN GỐC CỦA TỪ “APOSTILLE”

Từ “Apostille” (phát âm là a-pos-ti, không phải là a-pos-til hay a-pos-
ti-li) là một từ gốc tiếng Pháp. Từ này phái sinh từ động từ tiếng Pháp
“apostiller”, có nguồn gốc là từ Pháp cổ postille (nghĩa là “ghi chú”), và
trước đó nữa là từ La-tinh postilla, một biến thể của từ postea (nghĩa là
“sau đó, sau này, kế tiếp” (theo từ điển Le Nouveau Petit Robert: Dictionnaire
alphabétique et analogique de la langue française, Paris, 2004). Các từ “Apostille” và
“apostiller” đã được sử dụng từ cuối thế kỷ 16 ở Pháp; các từ này xuất hiện
trong ấn bản đầu tiên của Từ điển Hàn lâm Pháp năm 1694 với định nghĩa
như sau:
“Apostille (Danh từ): Phần ghi thêm bên lề của một văn bản viết tay hoặc ở cuối một lá thư.
Có hai dòng trong một Apostille.
Apostiller (Động từ): Ghi ý kiến lên lề một văn bản viết tay. Ngài Bộ trưởng đã ghi ý
kiến lên lề các bức điện tín của Đại sứ.” [Phần dịch nghĩa do Văn phòng Thường
trực thực hiện.]
Do đó, một Apostille là phần ghi chú bên lề một văn bản hoặc ở cuối một
bức thư (ví dụ Napoleon, Ordres et apostilles (1799-1815)).2 Trong các phiên
đàm phán về Công ước này, thuật ngữ “Apostille” đã được ưu tiên sử dụng
vì tính mới lạ của nó. Báo cáo viên có ghi lại: “Sau phiên thảo luận về thuật
ngữ [bằng tiếng Pháp], có thể từ Apostille đã được chuộng hơn vì tính mới lạ
đầy sức hút của nó (từ này đã được thông qua với tỉ lệ phiếu 7/3; từ còn lại
được đề nghị sử dụng là attestation – nghĩa là sự chứng thực).” [Phần dịch
nghĩa do Văn phòng Thường trực thực hiện.]3
Ngày nay, từ Apostille vẫn còn nguyên các ý nghĩa như đã nêu trên.4

234

2 Napoléon, Ordres et apostilles (1799-1815), do A. Chuquet xuất bản (4 tập, 1911-1912). Vào thế kỷ 19, từApostille cũng được sử dụng trong ngữ cảnh các giấy giới thiệu. Trong trường hợp này, mục đích của việc ghi chú là để giới thiệu người đã ký tên vào văn bản. Ý nghĩa bổ sung này đã được công nhận trong lần tái bản thứ 6 của Từ điển Hàn lâm Pháp (1832-5), trong đó có nêu rõ: “[…] Il se dit, particulièrement, des recommandations qu’on écrit à la marge ou au bas d’un mémoire, d’une pétition”. “[…] Những lời giớithiệu được nêu rõ bằng chữ viết bên lề hoặc ở phần cuối bài viết hay lá đơn”. [Phần dịch do Văn phòng Thường trực thực hiện] Thuật ngữ Apostille được sử dụng nhiều trong ngữ cảnh này bởi các nhà văn nổi tiếng như Stendhal (Le rouge et le noir, 1830) và Alexandre Dumas (Le maître d’armes, 1840). Một đoạn
trong cuốn sách này của Dumas có nội dung như sau: “[…]et toi, viens que j’apostille ta demande. Je suivis le grand-duc, qui me ramena dans le salon, prit une plume et écrivit au bas de ma supplique : ‘Je recommande bien
humblement le soussigné à Sa Majesté Impériale, le croyant tout à fait digne d’obtenir la faveur qu’il sollicite” (có thể truy cập tại trang mạngmạng <http://www.dumaspere.com/pages/dictionnaire/maitre_armes.html>).
Bản dịch từ tiếng Anh: “[…] và ngươi, hãy đến đây để ta có thể ghi lời giới thiệu lên đơn đề nghị của ngươi. Tôi đi theo Đại Công tước. Ngài đưa tôi đến phòng khách, lấy bút lông ngỗng và viết vào phần cuối lá đơn của tôi: ‘Thần cung kính giới thiệu đương đơn lên Hoàng Thượng, với niềm tin rằng anh ta
hoàn toàn xứng đáng được hưởng ân huệ mà anh ta đang khẩn cầu”. [Phần dịch nghĩa do Văn phòng Thường trực thực hiện.]
3 Xem Conférence de La Haye de droit international privé, Actes et documents de la Neuvième session (1960),
Tome II, Légalisation, The Hague, Imprimerie Nationale, 1961, p. 27.
4 Theo lần tái bản năm 2004 của Từ điển Tiếng Pháp Petit Robert, apostille là “1. . Addition faite en marge
d’un écrit, d’une lettre → annotation, note, post-scriptum. 2. Mot de recommandation ajouté à une lettre, une
pétition” and apostiller consists in “mettre une apostille, des apostilles à […]”. Bản dịch từ tiếng Anh: “1. Phần
bổ sung bên lề một văn bản viết tay, một bức thư – chú thích, ghi chú, phụ chú. 2. Phần ghi giới thiệu
được bổ sung vào một bức thư, một lá đơn”. Apostillise. “Đưa một apostille, các apostille vào […]”.[Phần
dịch nghĩa do Văn phòng Thường trực thực hiện.]

xvii

b w hat t he

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establishtrên recommend goodHộipracticesHay Competent Authorities.ước Apostille. determine cập
futureApostilleto(Apostille Section) quaPermanent Bureau trangthe Contracting States. Hay
www.hcch.net >. valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by

given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
HànhApostille Convention. The C&RCôngthusApostille Mộtcontinued successcấp Convention.
ReferencesApostilleC&R are made throughoutApostille”.Handbookấp Apostillewith theếyear quá trình
relevant Special Commissionờngmeeting.khê, C&R are available kém Apostille Section.
Đương đơn
Người yêu cầu được cấp Apostille.

Để biết rõ hơn về xin cấp Apostille, xin tham khảo
các đoạn từ 199 trở đi.

Xác thực
Xác thực là một thuật ngữ chung thường được dùng để nói đến quá trình xác minh, tức “xác thực”
nguồn gốc của giấy tờ công. Đôi khi các thuật ngữ “xác thực” và “hợp pháp hoá lãnh sự” được sử
dụng đồng nghĩa, và “xác thực” cũng có thể được sử dụng để nói về quá trình cấp Apostille.
Sổ tay Hướng dẫn Thực thi
Tên đầy đủ của cuốn Sổ tay này là “Cách thức Tham gia và Thực thi Công ước Apostille La Hay”.
Cuốn Sổ tay này là ấn phẩm thứ hai trong loạt ấn phẩm do Văn phòng Thường trực về Công ước
Apostille phát hành. Hai ấn phẩm còn lại là Những điều cần biết về Apostille và cuốn Sổ tay này. Sổ
tay Hướng dẫn Thực thi nhắm đến các cơ quan quyền lực tại các quốc gia được giao nhiệm vụ đánh
giá khả năng gia nhập Công ước Apostille của quốc gia đó. Những điều cần biết về Apostille, Sổ tay
Hướng dẫn Thực thi và cuốn Sổ tay này đều được đăng tải ở Mục Apostille trên trang mạng của Hội
nghị La Hay.

www.hcch.net > Apostille Section

xviii

Thẩm quyền
Trong ngữ cảnh của Công ước (xem các Điều 2 và 3), thẩm quyền thường được sử dụng để nói về thẩm
quyền pháp lý trong việc thực thi một chức năng theo quy định (tức là, vai trò của một cá nhân trong
việc cấp giấy tờ công đang được xem xét). Thẩm quyền được quy định theo luật pháp của Quốc gia
cấp giấy tờ. Một trong các nội dung mà Apostille xác nhận là thẩm quyền của người đã cấp giấy tờ công
đi kèm.
Giấy chứng nhận
Trong khuôn khổ của Sổ tay này, “giấy chứng nhận” chính là Apostille. Thuật ngữ này không nên bị
nhầm với cụm từ “chứng nhận chính thức”, vốn là một loại giấy tờ công được đề cập tại Điều 1(2)(d)
của Công ước Apostille.

Để biết rõ hơn về chứng nhận chính thức, xin tham
khảo các đoạn từ 129 trở đi.

Cơ quan có thẩm quyền
Một cơ quan do một Quốc gia Ký kết chỉ định có thẩm quyền cấp Apostille. Một Quốc gia có thể
chỉ định một hoặc nhiều Cơ quan có thẩm quyền, và có thể chỉ định các Cơ quan có thẩm quyền chỉ
chuyên cấp Apostille cho một số loại giấy tờ công nhất định. Có thể tham khảo thêm thông tin về các
Cơ quan có thẩm quyền được chỉ định trong Mục Apostille (Apostille Section) trên trang mạng của Hội
nghị La Hay dưới đề mục “Cơ quan có thẩm quyền” (Competent Authorities).

Để biết rõ hơn về sự thành lập và chức năng
của các Cơ quan có thẩm quyền, xin tham khảo
đoạn 43.

Các kết luận & khuyến nghị
Xem mục Ủy ban Đặc biệt.

Quốc gia Ký kết
Một Quốc gia đã tham gia Công ước Apostille, dù Công ước này đã có hiệu lực ở Quốc gia đó hay
chưa (xem Điều 2(1)(f) của Công ước Viên ngày 23/5/1969 về Luật Điều ước Quốc tế). Một Quốc gia Ký
kết mà ở đó Công ước đã có hiệu lực cũng có thể được gọi là Quốc gia Thành viên. Có một danh sách
cập nhật tất cả các Quốc gia Ký kết được gọi là bảng mô tả hiện trạng, trong Mục Apostille (Apostille
Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay.

Công ước này sử dụng thuật ngữ “Quốc gia Ký kết” trong nhiều điều khoản với nghĩa khác nhau. Ví
dụ, trong các Điều 1(1) và 14(5), Công ước sử dụng thuật ngữ “Quốc gia Ký kết” với hàm ý chỉ riêng
“Quốc gia Thành viên”, nhưng ở các Điều 6 và 9, thuật ngữ này lại bao hàm cả hai nghĩa riêng biệt là
“Quốc gia Ký kết” và “Quốc gia Thành viên”.

Để biết rõ hơn về các vấn đề cụ thể liên quan đến
hiệu lực của Công ước đối với các Quốc gia cụ thể,
xin tham khảo các đoạn từ 97 trở đi.

Bản sao
Nội dung chi tiết về bản sao được nêu trong các đoạn từ 154 trở đi.
13

xix

Cơ quan lưu chiểuspecia l commission d oes

Một cơ quanApostilleệmConvention hànhseveralmother Hague Conventions)trgreatly benefits ước
ApostilleSpecial Commission meetings, which allow for in-depth discussionsgiao VconsideredHà
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
comprehensive Questionnaire quan Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
CommissionPhòng Điều ước,three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille ConventionDJZ/VE, Rijnstraatin conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operationThe Netherlands Convention. In light of the very positive
experience Địathat meeting, the DJZ/VE,Commission20061recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not 2500pairedThe Hague review of any other Hague Convention).
The Netherlands
39 The Conclusions Recommendations49“C&R”) adopted by the Special Commission
establish recommend good djz-ve@minbuza.nl Authorities. They also determine
future workWebsite:carried out by thewww.minbuza.nl/treatiesthe Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
Trang mạngvery large number HàCompetent Authorities andviệcofficials involved vụ lưuoperation of
the Apostille Convention. C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

Một Apostille được cấp dưới định dạng điện tử với chữ ký điện tử. Việc cấp Apostille điện tử là một
trong hai cấu phần của Chương trình e-APP (cấu phần còn lại là hoạt động của các  hệ thống đăng ký
điện tử. Theo chương trình e-APP, Apostille điện tử phải được ký bằng chứng nhận số. Trong Sổ tay này,
thuật ngữ Apostille điện tử chỉ được sử dụng trong ngữ cảnh của chương trình e-APP.
e-APP
“e-APP” là từ viết tắt của “electronic Apostille Program” (Chương trình Apostille điện tử – trước đây
được gọi là Chương trình Thí điểm Apostille điện tử). Được khởi xướng vào năm 2006 bởi Hội nghị
La Hay và Hiệp hội Công chứng Quốc gia Hoa Kỳ (NNA), Chương trình e-APP nhằm thúc đẩy và hỗ
trợ triển khai công nghệ phần mềm an toàn để phục vụ việc cấp Apostille điện tử và hoạt động Hệ
thống đăng ký điện tử.

Để biết rõ hơn về e-APP, xin tham khảo các đoạn
từ 29 trở đi và từ 321 trở đi.

Diễn đàn e-APP hay Diễn đàn
Một trong những diễn đàn quốc tế về e-APP do Văn phòng Thường trực tổ chức (xem đoạn 327).
Các Kết luận & Khuyến nghị của nhiều diễn đàn khác nhau cùng những thông tin liên quan đều được
đăng tải trong Mục Apostille (Apostille Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay.

www.hcch.net > Apostille Section

Hệ thống đăng ký điện tử (e-Register)
Một hệ thống đăng ký Apostille được duy trì dưới dạng điện tử và người tiếp nhận có thể truy cập trực
tuyến. Hoạt động của các hệ thống đăng ký điện tử là một cấu phần của Chương trình e-APP (cấu
phần còn lại là việc cấp và sử dụng Apostille điện tử). Hệ thống đăng ký điện tử có thể bao gồm cả
Apostille bằng giấy và Apostille điện tử.
Cấp phát giấy tờ công
Hành động tạo ra một giấy tờ công. Công việc này thường gồm các công đoạn soạn thảo văn bản, cán
bộ ban hành ký vào văn bản, và cơ quan ban hành đóng dấu lên văn bản. Việc cấp phát giấy tờ công
được điều chỉnh bởi pháp luật có hiệu lực tại lãnh thổ nơi giấy tờ công được cấp phát (“luật nơi thực
hiện hành vi”). Nghĩa của từ “cấp phát” (execution) trong Sổ tay này không trùng với nghĩa được sử
dụng trong bối cảnh yêu cầu tương trợ tư pháp quốc tế thông thường, ví dụ việc thực hiện (execution)
các yêu cầu tống đạt ở nước ngoài hoặc thực thi (execution) bản án ở nước ngoài.

Báo cáo Diễn giải

Báo cáo do Ông Yvon Loussouarn thực hiện, trong đó mô tả bối cảnh và công tác chuẩn bị cho Công
ước Apostille, đồng thời đưa ra bình luận về từng điều trong văn bản của Công ước. Toàn văn Báo cáo
Diễn giải (xuất bản lần đầu vào năm 1961) được đăng tải trong Mục Apostille (Apossitlle Section) trên
trang mạng của Hội nghị La Hay.

Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế (“Hội nghị La Hay” hay
“HCCH”)
Một tổ chức liên chính phủ thường trực với mục đích hoạt động là nhất thể hóa các quy định của tư
pháp quốc tế và Công ước Apostille đã được đàm phán và thông qua dưới sự bảo trợ Hội nghị này.

Xin truy cập trang mạng để có thêm thông tin về
Hội nghị La Hay < www.hcch.net>.

Các Công ước La Hay
Các điều ước quốc tế do Hội nghị La Hay xây dựng và thông qua. Danh sách tất cả các Công ước
La Hay được đăng tải trên trang mang của Hội nghị La Hay < www.hcch.net > trong mục “Các Công
ước” (Conventions). Công ước Apostille là Công ước La Hay thứ 12 (tính cả Quy chế của Hội nghị
La Hay).
Cấp Apostille
Hành động hoàn thành một Apostille và gắn nó vào giấy tờ công đi kèm để xác thực nguồn gốc của
giấy tờ công đó.
Hợp pháp hoá
Quá trình xác thực giấy tờ công nước ngoài như mô tả trong các đoạn bắt đầu từ đoạn 8. Việc cấp
apostille có tác dụng giống như hợp pháp hoá, tuy nhiên đây là kết quả của quy trình đã được đơn giản
hoá theo quy định của Công ước (như được nêu trong các đoạn từ 12 về sau).
13

xxi

Thành viên của Hội nghị La Hay
b w hat t he specia l commission d oes
Bất cứ một Quốc gia hay Tổ chức Hội nhập Kinh tế Khu vực nào đều có thể nộp đơn xin trở thành
Thành viênApostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessmentsnhầmmany important issues relatingị La HaypracticalQuoperation of của Convention.
Apostillemeetingskaremcarefully preparedHay nào Permanent Bureau, typicallyị on Hay không bắt
comprehensivetrởQuestionnaire sentcủaMembers ofApostilleHague Conference,giaContractingCông
Apostille khônginterestedphStates.(hay trmeetingsThành Special CommissionHay. attended ải tất
by numerous experts, including representatives Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
with several other Hague
the first to be dedicated
In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that hiện trạngmeeting sách
of any other Hague

givenThưthekývery largeộinumberHay.Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Công ước Apostille, xin tham khảo các đoạn từ 34
trở đi.
Xuất trình giấy tờ công
Hành vi xuất trình một giấy tờ công tại Quốc gia tiếp nhận. Việc xuất trình giấy tờ công có thể được
yêu cầu hay quy định (i) bởi luật pháp của Quốc gia tiếp nhận (ví dụ trong tố tụng tại tòa án hay khi
nộp đơn xin cư trú) hoặc (ii) theo thoả thuận khác (ví dụ theo điều khoản hợp đồng kinh doanh hay
trong quá trình nộp hồ sơ do cơ sở tư nhân thực hiện). Trong Sổ tay này, “xuất trình” giấy tờ công
không đồng nghĩa với “tạo ra” giấy tờ công (xem mục “cấp phát giấy tờ công”).

Giấy tờ công
Một khái niệm rộng giữ vị trí cốt lõi trong Công ước Apostille. Về cơ bản, giấy tờ công là một loại văn
bản được ban hành bởi cơ quan hoặc cá nhân hành động theo thẩm quyền công vụ và gồm có các loại
giấy tờ được liệt kê trong Điều 1(2) của Công ước. Việc xác định thế nào là giấy tờ công hoàn toàn do
luật pháp của Quốc gia xuất xứ.

Để biết rõ hơn về tính chất và phạm vi của giấy tờ
công theo các mục đích của Công ước Apostille, xin
tham khảo các đoạn từ 110 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

xxii

Phê chuẩn
Một hành động quốc tế qua đó một Quốc gia chấp nhận sự ràng buộc của một điều ước quốc tế, ví dụ
như Công ước Apostille (xem Điều 2 của Công ước Viên ngày 23/5/1969 về Luật Điều ước Quốc tế).

Đối với Công ước Apostille, chỉ những Quốc gia nào có đại diện tại Kỳ họp thứ 9 của Hội nghị La Hay
(tức là kỳ họp thông qua văn bản cuối cùng của Công ước vào năm 1960) mới có thể ký và phê chuẩn
Công ước này. Những Quốc gia đó bao gồm: Áo, Bỉ, Đan Mạch, Phần Lan, Pháp, Đức, Hi Lạp, Ý, Nhật
Bản, Lúc-xăm-bua, Hà Lan, Na Uy, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Nam Tư và Hoa Kỳ
(tham dự Kỳ họp này với tư cách quan sát viên). Ngoài ra, Ai-xơ-len, Ai-len, Công quốc Liechtenstein
và Thổ Nhĩ Kỳ cũng có quyền ký và phê chuẩn Công ước (Điều 10(1)).5 Tất cả các Quốc gia nêu trên
đều đã tham gia Công ước. Bất cứ Quốc gia nào khác có nguyện vọng thì đều có thể tham gia Công
ước Apostille bằng cách gia nhập.

Người tiếp nhận
Giấy tờ công đã được cấp apostille được xuất trình trước cá nhân này tại Quốc gia tiếp nhận.

Hệ thống đăng ký Apostille
Một hệ thống đăng ký trong đó Cơ quan có Thẩm quyền lưu lại thông tin cụ thể về từng Apostille đã
được cấp. Công ước Apostille yêu cầu mỗi Cơ quan có Thẩm quyền phải duy trì một hệ thống đăng ký
Apostille (Điều 7(1)).

Để biết rõ hơn về hệ thống đăng ký Apostille, xin
tham khảo các đoạn từ 278 trở đi.

Ủy ban Đặc biệt
Các Ủy ban Đặc biệt được Hội nghị La Hay thành lập và do Tổng Thư ký triệu tập để xây dựng và
đàm phán các Công ước La Hay mới hoặc để rà soát lại hoạt động thực tiễn của các Công ước La Hay
hiện có. Trong Sổ tay này, “Ủy ban Đặc biệt” (viết tắt trong tiếng Anh là “SC”) hàm ý nói tới Ủy ban Đặc
biệt về hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille.

Ủy ban Đặc biệt bao gồm các chuyên gia được chỉ định bởi các Thành viên của Hội nghị La Hay
và các Quốc gia Ký kết Công ước. Ủy ban này cũng có thể có sự tham gia của đại diện các Quốc gia
quan tâm (đặc biệt là các Quốc gia đã thể hiện sự quan tâm tới việc tham gia Công ước với Văn phòng
Thường trực) và các tổ chức quốc tế liên quan với tư cách quan sát viên.

5 Có một số lý do khiến bốn Quốc gia này được phép ký và phê chuẩn Công ước (xem Báo cáo Diễn giải ở
§ B, IX. Các Điều khoản Cuối cùng). Cả Ai-len và Thổ Nhĩ Kỳ đều là Thành viên của Hội nghị La Hay tại
thời điểm diễn ra Kỳ họp thứ 9, tuy nhiên hai Quốc gia này đã không thể tham dự kỳ họp đó. Do đó, việc
cho phép cả hai Quốc gia này ký và phê chuẩn Công ước là một điều khá hợp lý. Với Ai-xơ-len và Công
quốc Liechtenstein, đã có quyết định mở Công ước cho hai Quốc gia này ký sau khi có yêu cầu từ Hội
đồng Châu Âu ủng hộ Ai-xơ-len và yêu cầu của Áo và Thụy Sĩ ủng hộ Công quốc Liechtenstein.

Các Kết luận & Khuyến nghị (“C&R”) được Ủy ban Đặc biệt thông qua đóng vai trò quan trọng để có
được cách hiểuwthống nhất speciađộngcommissionCông ước. Cuốn Sổ tay này sẽ nhiều lần tham
chiếu đến các Kết luận & Khuyến nghị kèm theo năm diễn ra kỳ họp liên quan (ví dụ, “C&R của SC
2012” The Apostille ConventionKhuyếnseveral other HaguequaConventions) greatly benefitsban Đặc
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typicallyphiên the basis ban
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference,cácContracting đi.
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, Special Commission recommended that the next meeting be
held

Bảng mô tả hiện trạng
Một danh sách cập nhật các Quốc gia Ký kết do Văn phòng Thường trực quản lý dựa trên thông tin
nhận được từ Cơ quan Lưu chiểu. Bảng mô tả thực trạng cũng chứa thông tin quan trọng liên quan
đến từng Quốc gia Ký kết, bao gồm:
 Cách thức gia nhập Công ước của Quốc gia đó;
 Ngày Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó;
 Bất kỳ tuyên bố nào (nếu có) mà Quốc gia đó đã đưa ra nhằm mở rộng việc áp dụng Công ước;
 Các cơ quan mà Quốc gia đó đã chỉ định có thẩm quyền cấp Apostille (nghĩa là các Cơ quan
có Thẩm quyền); và
 Bất kỳ ý kiến bảo lưu, thông báo hay tuyên bố nào khác (nếu có) mà Quốc gia đó đưa ra trong
khuôn khổ Công ước.
Xin truy cập Mục Apostille (Apostille Section) trên
trang mạng < www.hcch.net> của Hội nghị La Hay
để tham khảo bảng mô tả hiện trạng cùng với các
hướng dẫn về Cách đọc bảng mô tả hiện trạng.

Giấy tờ công đi kèm
Là giấy tờ công có liên hệ với một Apostille , hoặc một Apostille sẽ được cấp cho giấy tờ công này.

www.hcch.net > Apostille Section

xxiv

Lưu ý với độc giả
Trong Sổ tay này, các khung màu xanh được sử dụng để làm nổi bật những kinh nghiệm hay và
để cung cấp các ví dụ và gợi ý hữu ích. Trong một số trường hợp, các khung màu đỏ cũng được sử
dụng để nhấn mạnh các thông tin hoặc hướng dẫn đặc biệt quan trọng đối với hoạt động thực tiễn
của Công ước Apostille.

Để đọc thêm các tài liệu về Công ước Apostille, xem phần tài liệu tham khảo ở Mục Apostille
(Apostille Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay.
13

1 Giới thiệuspecia l commissionước Apostille

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits

assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
1These meetings are carefully prepared byhợp Permanent Bureau, typically ontrởtheđi) ngày càng
comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commissionquyết địnhon dựngoccasions,Công2003,nhằm andthuận lợi chomeetings thực2003
giấy 2009, the ApostillexuấtConventionnước reviewed in conjunction luậnseveral other Hague Kỳ
hConventions on legal co-operation). nămmeetingmột2012 ban Đặcfirst đãbe dedicated tại La
exclusivelynăm 1959practical operation sơthe Apostille Convention. dựlightảo này veryđưpositive
experiencevăn that meeting, the Special Commission recommendedHay thôngnext meeting ọp
held vàothe same26/10/1960.i.e.Công ướcpaired withlần review ofvào other5/10/1961Convention).ngày
này đã được đưa vào tên gọi đầy đủ là Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về Miễn Hợp pháp hóa Giấy
39CôngThe ConclusionsthưRecommendations“Công(“C&R”)Apostille”.byTheoSpecial Commission này đã
establish and recommend good practices khiCompetent Authorities. Theyđược nộpdetermine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&Rcông tác chuẩnvital cho Côngcontinued success of the Convention.
References totham C&R are made throughoutYvon Loussouarn. together with the year of the
relevant Special Commission meeting.ọpAll C&Rược inavailable onBáo Apostille Section.
của Kỳ họp thứ 9 (Actes et documents de la Neuvième session), Tập II. Chi tiết
về những ấn phẩm này đều được đăng tải trong Mục Apostille (Apostille
Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay.

3 Công ước Apostille là Công ước được phê chuẩn và tham gia rộng rãi nhất trong số các
Công ước được thông qua trong khuôn khổ của Hội nghị La Hay (còn gọi là các “Công ước
La Hay”). Công ước này có hiệu lực ở hơn 100 Quốc gia thuộc tất cả các khu vực lớn, đại
diện cho tất cả các hệ thống pháp luật quan trọng của thế giới. Điều đó khiến Công ước trở
thành một trong những điều ước quốc tế thành công nhất trong lĩnh vực hợp tác hành chính
và pháp luật quốc tế.

6 Xem Actes et documents de la Huitième session (1956), từ trang 356.
7 Chỉ những Quốc gia có đại diện tại Kỳ họp thứ 9 cùng một vài Quốc gia khác mới có thể ký và phê chuẩn Công ước
(xem phần Chú giải thuật ngữ, mục “Phê chuẩn”).
8 Năm Quốc gia đã ký Công ước vào ngày 5/10/1961: Áo, Đức, Hi Lạp, Lúc-xăm-bua và Thụy Sĩ.

www.hcch.net > Apostille Section

4 Dù đã được thông qua từ cách đây hơn nửa thế kỷ nhưng Công ước Apostille vẫn tiếp
tục thu hút các Quốc gia Ký kết mới với tỉ lệ rất cao so với các Công ước khác được soạn
thảo cùng thời điểm. Trong số tất cả các Quốc gia đã tham gia Công ước tính đến tháng
10/2011 (thời điểm kỷ niệm 50 năm ngày Công ước ra đời),9 có 2/3 số Quốc gia đã gia nhập
chỉ trong 25 năm trước đó. Điều này cho thấy sự tăng trưởng vượt bậc của Công ước.

Sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng các Quốc gia
Ký kết Công ước Apostille (1961 – 2011)

5 Có một điều cũng rất đáng lưu tâm là sự tăng trưởng này đã diễn ra mà không cần có sự
điều chỉnh nào trong văn bản gốc hay phải thông qua một nghị định thư đi kèm với Công
ước.

6 Các Apostille được sử dụng khi giấy tờ công cần được xuất trình ở nước ngoài. Điều này
có thể xảy ra trong nhiều tình huống liên quốc gia: hôn nhân quốc tế, chuyển chỗ ở quốc tế,
hồ sơ xin du học, cư trú hoặc quốc tịch ở nước ngoài, các thủ tục nhận con nuôi quốc tế, các
thủ tục đầu tư nước ngoài và giao dịch kinh doanh quốc tế, thực thi quyền sở hữu trí tuệ ở
nước ngoài, thủ tục pháp lý ở nước ngoài, v.v… Có vô số các tình huống cần phải có Apo-
stille. Vì vậy, mỗi năm trên thế giới có vài triệu Apostille được cấp, điều này khiến Công
ước Apostille trở thành Công ước được áp dụng rộng rãi nhất trong số tất cả các Công ước
La Hay. Dự kiến Công ước Apostille sẽ tiếp tục tăng trưởng do sự gia tăng các hoạt động và
di chuyển xuyên biên giới đến từ quá trình toàn cầu hoá. Chương trình Apostille điện tử (e-
APP) được thiết kế nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt của Công ước trong bối cảnh ngày
càng thay đổi, cụ thể là bằng cách cải thiện và nâng cao hoạt động hiệu quả và an toàn của
Công ước trong một môi trường điện tử thông qua việc cấp Apostille điện tử cũng như hoạt
động của hệ thống đăng ký Apostille điện tử.

Để biết rõ hơn về Chương trình Apostille điện tử,
xin tham khảo các đoạn từ 29 trở đi và từ 321 trở đi.

9 Lễ Kỷ niệm 50 năm ngày Công ước Apostille ra đời đã được Bộ Tư pháp và Tự do Pháp tổ chức tại Paris vào ngày
5/10/2011. Với sự hiện diện của gần 100 đại diện các chính phủ, công chứng viên, cán bộ và chức sắc tư pháp, và các
chuyên gia đến từ gần 30 Quốc gia và các tổ chức quốc tế, sự kiện này là cơ hội để đánh giá lại và xem xét phương
hướng cho thời gian tới của Công ước. Thông tin chi tiết về sự kiện này, bao gồm cả các Kết luận & Khuyến nghị được
các đại biểu thông qua, được đăng tải trên trang mạng của Hội nghị La Hay trong Mục Apostille (Apostille Section).

2 Mục đích của Công ước
b w hat t he specia l commission d oes
7 Mục đích của Công ước là nhằm miễn hợp pháp hoá và tạo thuận lợi cho việc sử dụng
38ấy The ApostilleớcConvention (like several other HaguePhầnConventions) greatlyKhuyến nghị số 77
cfromỦySpecial Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of

States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended

Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
hoá” đã ra đời trong bối cảnh như thế.
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
9establishpháp recommendquy trìnhpractices chữCompetent Authorities. They also determinexác
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
sàng areợcextremely valuable ột addressing operational issues and greatly assistcóthe uniformpháp
interpretation and application oflý Convention around the world. Lãnh sựacknowledgedQuốc
gia Special Commission được ủy nhiệmmeetingvới) Quốc 6(a)),xuấtand is allthựcmore important
givenTuy nhiên,large numberquánCompetent Authoritieskhông officials involvedchữ ký/conoperation of
tem Apostille Convention. hay côngare thuscấpvitalphát theấycontinued successgiathe Convention.
cReferences toưthe C&Rthare trung throughout this Handbookcôngtogethercwithphát giấyofờ công tại
relevant Special Commission meeting. All quán. available onhết mApostille Sectioncần phải
có bước xác thực của Bộ Ngoại giao của Quốc gia xuất xứ. Tuy nhiên, tuỳ theo luật pháp của
Quốc gia cấp phát, có thể cần phải thực hiện hàng loạt quy trình xác thực trước khi giấy tờ
công có thể được mang đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán để được xác thực. Sau đó, tuỳ
theo luật pháp của Quốc gia tiếp nhận, con dấu/tem của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán có
thể được cán bộ của Quốc gia đó công nhận trực tiếp, hoặc có thể cần phải được trình lên Bộ
Ngoại giao của Quốc gia đó để xác thực lần cuối.

10 Dù có sự khác nhau giữa các Quốc gia, nhưng “chuỗi” quy trình hợp pháp hoá thường
bao gồm nhiều khâu, khiến cho quy trình này trở nên nhiêu khê, tốn thời gian và tiền bạc.

www.hcch.net > Apostille Section

Giấy tờ
công

được cấp phát ở
Quốc gia xuất xứ

xác thực lần thứ nhất
(ví dụ, cơ quan đăng
ký dân sự ở Quốc gia
xuất xứ)

xác thực lần thứ 2
(Bộ Tư pháp của Quốc
gia xuất xứ)

xác thực lần thứ 3
(Bộ Ngoại giao của
Quốc gia xuất xứ)

xác thực lần thứ 4
(Lãnh sự quán của
Quốc gia tiếp nhận đặt
tại Quốc gia xuất xứ)

Giấy tờ

CHUỖI
QUY TRÌNH
HỢP PHÁP
HOÁ

công

Giấy tờ công có đủ
điều kiện để được
xuất trình tại Quốc
gia tiếp nhận

Ở Quốc gia tiếp nhận:
xác thực lần thứ 5 (Bộ
Ngoại giao của Quốc
gia tiếp nhận) (chỉ yêu
cầu ở một số Quốc gia)

CÔNG ƯỚC APOSTILLE HỮU ÍCH KỂ CẢ ĐỐI VỚI CÁC QUỐC
GIA KHÔNG YÊU CẦU HỢP PHÁP HOÁ CÁC GIẤY TỜ CÔNG TỪ
NƯỚC NGOÀI MANG VÀO QUỐC GIA CỦA HỌ

11 Không phải Quốc gia nào cũng yêu cầu hợp pháp hoá giấy tờ
công nước ngoài phải xuất trình ở lãnh thổ của họ, đặc biệt là các
Quốc gia có truyền thống thông luật. Tuy nhiên, Công ước vẫn có
ý nghĩa quan trọng đối với các Quốc gia này vì nó tạo thuận lợi
cho việc lưu thông các loại giấy tờ công được ban hành trong lãnh
thổ của họ khi phải xuất trình ở một Quốc gia Ký kết khác. Nếu
không có Công ước thì giấy tờ công đó có thể sẽ phải trải qua quá
trình hợp pháp hoá nhiêu khê. Điều này lý giải việc một số Quốc
gia không yêu cầu hợp pháp hoá giấy tờ công nước ngoài vẫn
tham gia Công ước, vì công dân và các doanh nghiệp của họ được
hưởng lợi từ Công ước khi phải xuất trình các loại giấy tờ công ở
một Quốc gia có yêu cầu hợp pháp hoá.

B Tạo thuận hechospeciasử commissioncông ở nước ngoài

38 TheaApostille Convention (likeHÓAseveral CÔNGHague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessmentsCôngmany important issues relating totrìnhpractical operationđược bãi Convention.thế
bThese meetings duycarefully preparedchứng Permanent Bureau, typicallymột “Apostille”) của
m comprehensive Questionnairexsent tođMemberslàof“Cơ HaguecóConference, Contractingtrình đơn
ản hóa này của Công ước có thể được minh hoạ như sau:
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions ontlegal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
ơ quan có thẩm
quyền ở Quốc
gia xuất xứ cấp
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the APOSTILLECommission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the veryấylarge number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
đủ điều ện để
được xuất trình tại
Quốc gia tiếp nhận

13 Công ước Apostille đồng thời đáp ứng và bảo đảm kết quả quan trọng cuối cùng của
quá trình hợp pháp hoá: xác thực nguồn gốc của giấy tờ công được cấp phát ở một Quốc gia
và để sử dụng ở một Quốc gia khác.

b LÝ TƯỞNG CỦA “QUY TRÌNH MỘT BƯỚC”

14 Qua việc đưa ra một quy trình xác thực đơn giản hóa, Công ước đã tạo thuận lợi cho
việc sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài. Về mặt lý tưởng, mục đích này được thực hiện
bằng cách cho phép tất cả các loại giấy tờ công được cấp Apostille trực tiếp mà không cần
phải có xác thực từ trước trong phạm vi Quốc gia xuất xứ. Trong thực tế, “quy trình một
bước” này chính là điều mà những người soạn thảo Công ước đã hình dung khi Công ước
Apostille đang trong quá trình xây dựng, và đó cũng chính là cách mà các Apostille đang
được cấp ở hầu hết các Quốc gia Ký kết.

www.hcch.net > Apostille Section

15 Ở các Quốc gia khác, một số hoặc tất cả giấy tờ công phải được xác thực bởi một hoặc
nhiều cơ quan (ví dụ, các đơn vị chứng nhận chuyên nghiệp hoặc ở khu vực) trước khi được
cấp Apostille. Trường hợp này thường xảy ra khi Cơ quan có thẩm quyền không có đủ năng
lực xác minh nguồn gốc của tất cả các loại giấy tờ công mà mình có thẩm quyền cấp Apostil-
le. Rõ ràng “quy trình nhiều bước” như vậy sẽ cồng kềnh hơn quy trình một bước. Kết quả
có thể là Apostille được cấp cho bản xác thực (cuối cùng) hoặc cấp cho giấy tờ công ban đầu
(đầu tiên). Trong cả hai trường hợp, việc này đòi hỏi phải có xác thực ở nhiều cấp. Các quy
trình như thế rõ ràng là rất nhiêu khê và có thể gây nhầm lẫn về giấy tờ công mà Apostille
liên quan.

CÁC CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN PHẢI CỐ GẮNG
HƯỚNG ĐẾN “QUY TRÌNH MỘT BƯỚC”

16 Mặc dù quy trình nhiều bước không hẳn mâu thuẫn với Công ước
Apostille, nhưng nó vẫn duy trì một khía cạnh của chuỗi hợp pháp hoá mà
Công ước Apostille nhằm xóa bỏ. Quy trình một bước nhanh hơn và bớt
nhiêu khê hơn cho đương sự. Do đó, đây là mô hình được ưu tiên và các Quốc
gia Ký kết được khuyến khích áp dụng quy trình này theo khả năng tốt nhất
của mình (xem Kết luận & Khuyến nghị số 79 của Ủy ban Đặc biệt 2009). Các
Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích liên lạc với các cơ quan liên quan
ở Quốc gia mình nhằm hướng đến quy trình một bước. Một cách thực hiện
mục tiêu này là phi tập trung hoá việc cung cấp dịch vụ Apostille (xem đoạn
218). Mỗi Quốc gia Ký kết có thể tự quyết định về danh tính và số lượng Cơ
quan có thẩm quyền (đoạn 40).

c NGHĨA VỤ NGĂN NGỪA HỢP PHÁP HOÁ Ở NƠI CÔNG ƯỚC CÓ HIỆU LỰC

17 Theo Điều 9, các Quốc gia Ký kết phải có các bước cần thiết nhằm ngăn chặn các cơ
quan ngoại giao và lãnh sự của mình thực hiện việc hợp pháp hoá ở những nơi Công ước có
hiệu lực. Ở giai đoạn thực thi, các Quốc gia Ký kết phải thông báo cho các Đại sứ quán và
Lãnh sự quán của mình ở nước ngoài về việc Công ước sẽ có hiệu lực trong thời gian sắp tới
(xem Phụ lục V). Như Ủy ban Đặc biệt đã nhấn mạnh, việc tuân thủ theo các yêu cầu trong
Điều 9 cần phải được giám sát liên tục (xem Kết luận & Khuyến nghị số 69 của Ủy ban Đặc
biệt 2009). Điều này có thể được thực hiện qua việc ban hành các hướng dẫn hoặc chỉ thị
phù hợp với thực tiễn ở mỗi Quốc gia Ký kết.

d MỐI LIÊN HỆ VỚI NỘI LUẬT VÀ CÁC ĐIỀU ƯỚC KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CHỨNG
THỰC GIẤY TỜ CÔNG

18 Quy trình đơn giản hóa theo Công ước Apostille là thủ tục duy nhất có thể được yêu
cầu thực hiện để xác thực giấy tờ công nước ngoài. Tuy nhiên, Công ước cũng không ngăn
cản các Quốc gia Ký kết thoả thuận (ví dụ qua hình thức hiệp định song phương hay đa
phương) về bãi bỏ, hạn chế hay tiếp tục đơn giản hoá hơn nữa các yêu cầu chứng thực.
13

19 Công ước cũng không yêu cầu giấy tờ công nước ngoài phải được cấp Apostille trước
b

10 Một số điều ước song phương, khu vực và đa phương tìm cách bãi bỏ hoàn toàn yêu cầu xác thực đối với một số
loại giấy tờ công. Ví dụ:
• Ủy ban Quốc tế về Địa vị Công dân đã ký kết Công ước Athens ngày 15/9/1977 về Miễn Hợp pháp hoá đối với một số
loại hồ sơ và giấy tờ, theo đó sẽ miễn hợp pháp hoá hay thủ tục tương tự đối với một số loại giấy tờ về hộ tịch (xem
thông tin trên trang mạng < www.ciec1.org >).
• Hội đồng Châu Âu đã ký kết Công ước London ngày 7/6/1968 về miễn hợp pháp hoá giấy tờ do viên chức lãnh sự hay
ngoại giao cấp, theo đó miễn hợp pháp hoá hay thủ tục tương tự đối với giấy tờ được cấp phát bởi các viên chức
ngoại giao hay lãnh sự;
• Trong nội bộ các Quốc gia Thành viên của khối Thị Trường Chung Nam Mỹ (MERCOSUR), các loại giấy tờ
được chuyển theo Nghị định thư Las Leñas ngày 27/6/1992 về Hợp tác và Tương trợ Tư pháp trong các Vấn đề Hành chính,
Lao động, Thương mại và Dân sự đều được miễn xác thực hay thủ tục tương tự;
• Các Quốc gia Thành viên của Cộng đồng Châu Âu (thời còn tồn tại) đã ký kết Công ước Brussels ngày 25/5/1987 về
bãi bỏ hợp pháp hoá giấy tờ ở các Quốc gia Thành viên của Cộng đồng Châu Âu, theo đó miễn hợp pháp hoá đối với tất cả
các loại giấy tờ công. (Mặc dù Công ước này chưa chính thức có hiệu lực, nhưng nó vẫn được áp dụng tạm thời tại 7
Quốc gia Thành viên: Bỉ, Síp, Đan Mạch, Pháp, Ý, Ai-len và Lát-vi-a);
• Một số công cụ của EU trong lĩnh vực tương trợ tư pháp cũng miễn hợp pháp hoá hay thủ tục tương tự ở các
Quốc gia Thành viên EU đối với các loại giấy tờ nội khối. Các công cụ đó gồm có Quy chế (EC) số 44/2001 ngày
22/12/2000 về thẩm quyền xét xử và công nhận và thi hành bản án trong các vấn đề dân sự và thương mại (“Quy chế
Brussels I”), Quy chế (EC) số 2201/2003 ngày 27/11/2003 về thẩm quyền xét xử và công nhận và thi hành bản án trong các
vấn đề hôn nhân và vấn đề trách nhiệm của cha mẹ (“Quy chế Brussels IIa hoặc Iibis”), Quy chế (EC) số 1393/2007 ngày
13/11/2007 về tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong các vấn đề dân sự hoặc thương mại tại các Quốc gia Thành viên
(“Quy chế về Tống đạt”), Quy chế (EC) số 1206/2001 ngày 28/5/2001 về hợp tác giữa các toà án của các Quốc gia Thành
viên trong việc lấy bằng chứng trong các vấn đề dân sự hoặc thương mại (“Quy chế về Bằng chứng”), và Quy chế (EC) số
4/2009 ngày 18/12/2009 về thẩm quyền xét xử, luật pháp có hiệu lực, công nhận và thi hành các quyết định và hợp tác trong
các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ cấp dưỡng (“Quy chế về Cấp dưỡng”).

www.hcch.net > Apostille Section

NHỮNG CÔNG ƯỚC LA HAY BÃI BỎ HOÀN TOÀN YÊU
CẦU XÁC THỰC

21 Một số Công ước La Hay thiết lập các cơ chế hợp tác pháp lý đã
miễn hợp pháp hoá hay thủ tục tương tự (ví dụ như cấp Apostille) cho
giấy tờ công trong phạm vi điều chỉnh của các công ước này. Ví dụ:
 Công ước La Hay ngày 15/11/1965 về Tống đạt các Giấy tờ Tư pháp
và Ngoài Tư pháp trong các Vấn đề Dân sự hoặc Thương mại ở Nước
ngoài đã miễn hợp pháp hoá đối với các đề nghị chính thức về
tống đạt giấy tờ ở nước ngoài;
 Công ước La Hay ngày 18/3/1970 về thu thập Bằng chứng ở Nước
ngoài trong các Vấn đề Dân sự hoặc Thương mại đã miễn hợp pháp
hoá đối với các đề nghị chính thức về thu thập bằng chứng ở
nước ngoài;
 Công ước La Hay ngày 25/10/1980 về các Khía cạnh Dân sự của Nạn
bắt cóc Trẻ em Quốc tế đã miễn hợp pháp hoá trong bối cảnh của
Công ước này;
 Công ước La Hay ngày 30/6/2005 về các Thỏa thuận Lựa chọn Toà
án đã miễn hợp pháp hoá đối với “tất cả các loại giấy tờ được
chuyển tiếp hay bàn giao theo Công ước”, bao gồm các loại
giấy tờ cần thiết để xin được công nhận và thi hành bản án của
nước ngoài.

TẠO THUẬN LỢI CHO CÁC THỦ TỤC NHẬN CON NUÔI
QUỐC TẾ

22 Rất nhiều giấy tờ công được trao đổi giữa các Quốc gia xuất xứ và
Quốc gia tiếp nhận trong các thủ tục nhận con nuôi quốc tế được thực
hiện theo Công ước La Hay ngày 29/5/1993 về Bảo vệ Trẻ em và Hợp tác trong
Vấn đề Nhận con nuôi Quốc tế (Công ước về Nhận Con nuôi Quốc tế). Thú
vị là ở chỗ Công ước này đã không bãi bỏ các yêu cầu hợp pháp hoá hay
yêu cầu tương tự. Do đó, Công ước Apostille có tiềm năng rất lớn trong
việc điều chỉnh và tạo thuận lợi cho hoạt động của Công ước Nhận Con
nuôi Quốc tế. Theo hướng này, các Quốc gia Thành viên của Công ước
Nhận Con nuôi Quốc tế được khuyến khích cân nhắc tham gia Công
ước Apostille (Kết luận & Khuyến nghị số 68 của Ủy ban Đặc biệt
2009); Kết luận & Khuyến nghị số 2 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Khuyến
nghị này cũng đã được ghi nhận tại Kỳ họp 2010 của Ủy ban Đặc biệt
về hoạt động thực tiễn của Công ước Nhận Con nuôi Quốc tế.

THÚC ĐẨYhatƯƠNGspeciaVÀ commissionỐC oes

38 The ApostilleấyConventionApostilleseveral other Hague Conventions) greatly benefits
from SpecialraCommission meetings,hơnwhichthương mại in-depth discussions and considered
assessments2010,many importantgiissues relating to the practical operation of the Convention.
These meetingsgiaare carefully preparedcácbykhoảnPermanenttiBureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent phápMembers Quốc Hague Conference, Contracting
States,thấyand other interested States. phiềnmeetingsgiảmthe Special Commission are attended
by numerousCôngexperts, including representativesmột Competent Authorities. The Special
Commission hơnmet on three occasions,ước 2003, Phòng and 2012mại the meetings in 2003
and 2009, Apostille Convention was reviewedvai conjunctionướcwith several other Hague
Conventions tronglegal co-operation).choThe meeting in 2012 quốctheTrongto be dedicated
exclusivelytuyênthe practical operationkhẳng địnhApostille Convention.“mộtlight of the very positive
experience ofựcthatốcmeeting, the Special Commission recommendedgiớithat the next meeting be
held thừathe same manner (i.e.ồngnot be paired withQuốcreviewưaofphanylàother Hague Convention).
thành viên tham gia Công ước Apostille. ICC cũng hoan nghênh những
39 The Conclusions giaRecommendations (“C&R”)Apostille điện the Special Commission
establish and recommendđgoodkýpractices forựcCompetent Authorities.củaThey also determine
12
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of

References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the

24 Hiệu lực của Apostille còn hạn chế. Apostille chỉ chứng thực nguồn gốc của giấy tờ công
đi kèm thông qua việc xác nhận tính chân thực của chữ ký trên giấy tờ công đó, thẩm quyền
của người ký giấy tờ công đó và (trong trường hợp thích hợp) danh tính của con dấu hay
tem trên giấy tờ công đó (Điều 5(2)). Hiệu lực hạn chế của Apostille đã được xác nhận bởi
Ủy ban Đặc biệt (xem Kết luận & Khuyến nghị số 82 của Ủy ban Đặc biệt 2009); Kết luận &
Khuyến nghị số 13 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

B Apostille không chứng nhận nội dung của giấy tờ công đi kèm

25 Apostille hoàn toàn không liên hệ đến nội dung của giấy tờ công đi kèm. Mặc dù bản
chất công vụ của bản thân giấy tờ công có thể hàm ý nội dung của giấy tờ đó là trung thực
và chính xác, nhưng Apostille không tăng cường hay bổ sung bất kỳ một ý nghĩa pháp lý
nào đối với hiệu lực pháp lý của giấy tờ công mà chữ ký và/ hoặc con dấu trên giấy tờ công
đó đã tạo ra, khi không có Apostille. Về phương diện này, Ủy ban Đặc biệt khuyến nghị
rằng các Cơ quan có thẩm quyền nên có thêm thông báo về hiệu lực hạn chế của Apostille
(xem Kết luận & Khuyến nghị số 85 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

Để biết rõ hơn về thông báo (bao gồm gợi ý cách
viết), xin tham khảo các đoạn từ 253 trở đi.
Để biết rõ hơn về phân biệt giữa xác minh nội
dung và xác minh nguồn gốc, xin tham khảo các
đoạn từ 214 trở đi.

11 Báo cáo này được đăng tải trên trang mạng < http://iab.worldbank.org >.
12 Xem<http://www.iccwbo.org/News/Articles/2012/ICC-urges-States-to-ratify-Apostille-Convention-for-
simplified-authentication-of-public-documents/ >

www.hcch.net > Apostille Section

C Apostille không xác nhận rằng tất cả yêu cầu của nội luật về việc cấp phát hợp lệ
giấy tờ công đi kèm đã được đáp ứng

26 Apostille không xác nhận rằng giấy tờ công đã được cấp phát phù hợp với mọi quy
định của nội luật. Nội luật tự quy định liệu các sai sót có làm mất đi tính chất công của giấy
tờ hay không và Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm đến mức nào trong việc xem xét kỹ
các tài liệu để tìm ra các sai sót đó (xem đoạn 230). Ví dụ, nội luật có thể yêu cầu hay không
yêu cầu một Cơ quan có thẩm quyền phải xem xét kỹ liệu một công chứng viên có được nội
luật cho phép thực hiện một hành vi công chức năng cụ thể hoặc cấp một chứng nhận công
chứng liên quan hay không. Rõ ràng là Công ước không áp đặt nghĩa vụ phải thực hiện
công việc đó đối với Cơ quan có thẩm quyền. Vì Apostille không có bất kỳ hiệu lực pháp lý
nào ngoài việc xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công đi kèm nên việc cấp Apostille cho giấy
tờ công không thể khắc phục được những sai sót của giấy tờ công đó.

D Apostille không ảnh hưởng đến việc chấp nhận, thụ lý hay giá trị làm chứng của
giấy tờ công đi kèm

27 Công ước Apostille không ảnh hưởng đến quyền của Quốc gia tiếp nhận trong việc
quyết định chấp nhận, thụ lý và giá trị làm chứng của giấy tờ công của nước ngoài (Kết luận
& Khuyến nghị số 82 của Ủy ban Đặc biệt 2009; Kết luận & Khuyến nghị số 14 của Ủy ban
Đặc biệt 2012). Cụ thể, các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận có thể xác định giấy tờ có bị làm
giả hay chỉnh sửa hay không, hoặc có được cấp phát hợp lệ hay không. Họ cũng có thể đặt
ra giới hạn về thời gian chấp nhận giấy tờ công nước ngoài (ví dụ, giấy tờ công phải được
xuất trình trong một khoảng thời gian nhất định sau khi được cấp phát), dù rằng những
giới hạn này không thể được áp đặt đối với việc chấp nhận Apostille. Ngoài ra, pháp luật về
bằng chứng của Quốc gia tiếp nhận vẫn phải tự quyết định mức độ giấy tờ công nước ngoài
có thể được sử dụng để xác lập chứng cứ nhất định.

E Hiệu lực của Apostille là vô thời hạn

28 Công ước không đặt ra bất cứ giới hạn nào về thời gian hiệu lực của một Apostille. Do
đó, một Apostille được cấp hợp lệ sẽ có hiệu lực chừng nào nó vẫn có thể nhận dạng được
và vẫn gắn vào giấy tờ công đi kèm. Do đó, không thể từ chối tiếp nhận một Apostille chỉ vì
lý do thời gian cấp. Tuy nhiên, điều này không ngăn cản các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận
đặt ra giới hạn về thời gian chấp nhận giấy tờ công đi kèm dựa trên cơ sở luật pháp sở tại
(ví dụ, yêu cầu về việc lý lịch tư pháp phải được cấp phát trong một khoảng thời gian tối đa
nhất định trước khi xuất trình).

Để biết rõ hơn về giấy tờ đã cũ, xin tham khảo các
đoạn từ 186 trở đi.

4 Đưa Công ước vào thời đại điện tử: chương trình e-APP
29 Khi soạn thảo công ước người ta chỉ nghĩ tới một môi trường hành chính giấy tờ (tức
là giấy tờ công được cấp phát bằng giấy, Apostille được cấp bằng giấy, và Apostille được
đăng ký trong sổ đăng ký bằng giấy).

30 Sự xuất hiện của các công nghệ mới đang thay đổi cách thức hoạt động của các chính
phủ. Nhiều nước trên thế giới đang thực hiện các sáng kiến về chính phủ điện tử. Kết quả
là, các cá nhân và doanh nghiệp chỉ cần một cú nhấp chuột máy tính là đã có thể liên lạc
trực tuyến với chính phủ. Các cơ quan chính phủ đang ngày càng theo xu thế cấp phát giấy
tờ công dưới dạng điện tử, trong đó có các giấy tờ quan trọng về thương mại và nhân thân.
Ở một số Quốc gia, các văn bản công chứng và các chứng thư chứng thực khác cũng đang
được cấp dưới dạng điện tử. Đồng thời, ngày càng có nhiều hệ thống đăng ký công cộng
được đưa lên mạng internet, giúp cho người dân dễ dàng tiếp cận nhiều thông tin quan
trọng để thực hiện các hoạt động kinh doanh và cá nhân, trong đó có thông tin kiểm định
chất lượng các chuyên gia và các cơ sở giáo dục, thông tin doanh nghiệp, sự tồn tại và bản
13

chất của các quyền và lợi ích đối với động sản và bất động sản. Các hệ thống này cho phép

được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia xuất xứ.
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives Competent Authorities.Apostille điện tử
Commission Hội nghị three occasions,pháp2003, 2009 Hiệp2012 Công meetingsQuốc2003Hoa
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting inời2012 was thecófirst truy dedicatedtuyến để
exclusivelynguồn practicalApostille hofnhậnApostille Convention. In lightđiện the/ e-Register).
experiencenhiềuthat meeting, thẩmSpecial Commission recommendedcảthat cấu phầnmeetingdobe
heldkhẳng same manner ( Công ước Apostille trongreviewđại điệnother Hague Convention).
chương trình này đã đổi tên gọi chính thức vào tháng 01/2012 thành Chương trình Apostille
39 tửTheạiConclusionsthángRecommendationsĐ“C&R”) adoptednhận tiSpecial Commission triển
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They quả determine của
futureưwork(xem Kếtcarried outKhuyếnPermanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&RĐNobiết6(a)),ơnande-APP the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued successcấp e-ApostilleConvention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on thevềApostillehSectionăng ký điện tử
(e-Register), xin tham khảo các đoạn từ 335 trở đi.

5 Hỗ trợ cho Công ước tiếp tục thành công
A Mục Apostille (Apostille Section) trên trang mạng của Hội nghị La Hay là
nguồn thông tin quan trọng

33 Văn phòng Thường trực duy trì một mục trên trang mạng của Hội nghị La Hay dành
riêng cho Công ước Apostille (“Mục Apostille” – « Apostille Session »). Mục Apostille
cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích và cập nhật về hoạt động thực tiễn của Công ước,
trong đó có:

 Danh sách cập nhật các Quốc gia Ký kết (bảng mô tả thực trạng), trong đó có hướng
dẫn cách đọc thông tin trong bảng;
 Tên và thông tin liên lạc của tất cả các cơ quan được các Quốc gia Ký kết chỉ định cấp
phát Apostille (“Cơ quan có thẩm quyền”);

Để biết rõ hơn về vai trò của Cơ quan có thẩm
quyền trong việc cập nhật thông tin trên Mục
Apostille, xin tham khảo các đoạn từ 67 trở đi.

 Thông tin về e-APP;
 Tài liệu diễn giải về Công ước, bao gồm Những điều cần biết về Apostille, Sổ tay hướng
dẫn thực thi, cuốn Sổ tay này và Báo cáo Diễn giải;
 Tài liệu liên quan đến các phiên họp của Ủy ban Đặc biệt; và
 Thông tin nhận được từ các Quốc gia Ký kết về hoạt động thực tiễn của Công ước ở những
Quốc gia đó.

www.hcch.net > Apostille Section

B Giám sát hoạt động thực tiễn của Công ước

a NHỮNG VIỆC VĂN PHÒNG THƯỜNG TRỰC LÀM (VÀ KHÔNG LÀM)

34 Văn phòng Thường trực tổ chức và điều phối nhiều hoạt động nhằm thúc đẩy, thực thi,
hỗ trợ và giám sát hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille. Cụ thể, Văn phòng Thường
trực xây dựng các tài liệu giải thích như Những điều cần biết về Apostille, Sổ tay hướng dẫn
thực thi và cuốn Sổ tay này. Văn phòng Thường trực cũng giải đáp các thắc mắc của các
Quốc gia Ký kết liên quan đến việc áp dụng Công ước, tổ chức các đoàn hướng dẫn việc
thực thi và hoạt động hiệu quả của Công ước (thường kết hợp với các Quốc gia Ký kết và
các tổ chức quốc tế có liên quan), đồng thời chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp của Ủy ban
Đặc biệt.

LIÊN LẠC VỚI VĂN PHÒNG THƯỜNG TRỰC

35 Các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích liên lạc với Văn phòng
Thường trực (tốt nhất là gửi e-mail đến secretariat@hcch.net) về các vấn đề liên
quan đến hoạt động hiệu quả của Công ước. Cụ thể, mỗi Cơ quan có thẩm quyền
được khuyến khích liên lạc với Văn phòng Thường trực trong trường hợp:
• Có kế hoạch đưa ra một Chứng nhận Apostille mới (xem các đoạn từ 239
trở đi);
• Apostille do mình cấp bị từ chối ở nước ngoài;
• Cần thông tin về Apostille của nước ngoài; và
• Cần bất kỳ thông tin nào liên quan đến thực hiện và hoạt động của
e-APP (xem các đoạn từ 321 trở đi).

36 Trong trường hợp có sự khác biệt về quan điểm giữa các Quốc gia Ký kết liên quan
đến cách hiểu hay áp dụng Công ước Apostille (ví dụ, khi một viên chức của Quốc gia tiếp
nhận từ chối Apostille của nước ngoài mà Cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia xuất xứ
cho là hợp lệ), Văn phòng Thường trực có thể liên lạc qua điện thoại hoặc bằng văn bản với
các cơ quan hoặc cán bộ hữu quan ở các Quốc gia liên quan (kể cả Cơ quan Đầu mối Quốc
gia nếu là Quốc gia Thành viên) để trao đổi vấn đề, nêu quan điểm của Văn phòng Thường
trực và đề xuất giải pháp. Văn phòng Thường trực rất có thể sẽ hành động như vậy chỉ khi
và với điều kiện là vấn đề đó đã được giải quyết trong các Kết luận & Khuyến nghị của Ủy
ban Đặc biệt (xem các đoạn từ 38 trở đi) hay trong một ấn phẩm khác của Hội nghị La Hay.
Ngoài trường hợp đó ra, Văn phòng Thường trực không có chức năng hoặc thẩm quyền
kiểm soát hoạt động của Công ước Apostille (hay bất cứ một Công ước La Hay nào khác).

KHÔNG CÓ HỖ TRỢ CHO ĐƯƠNG ĐƠN

37 Văn phòng Thường trực không đóng vai trò gì trong quá trình cấp Apostille:
Văn phòng không cung cấp dịch vụ tư vấn hay hỗ trợ trực tiếp cho các đương đơn
xin Apostille và cũng không cấp Apostille hay duy trì hệ thống đăng ký Apostille.
13

bb NHỮNG CÔNGspeciaCỦAcommissionBIỆToes

from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
2012 2009,đầu Apostille Convention was reviewedđộng conjunction Côngseveral Apostille. Qua
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first be dedicated
exclusively totổ practical operation tươngApostille Convention. ghép với việc kiểmpositive bất
experience of that meeting, the Special
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 Các KConclusionsKhuyếnRecommendations “C&R adopted by Special Commission và
establish and recommend good practicescác Competent Authorities. đồngalso determine
những công việc carried phòng Permanent BureauQuốc giaContracting States.trong tương
C&RCácare extremely Khuyến nghịaddressinggiáoperational issues and greatly assist the uniformhoạt
đinterpretationợand application ofvithe Convention aroundhiểu vàworld.dụng Côngacknowledgedắpby
the Special Commissionđượcitselfchínhits 2012 meeting (C&R nhận trong is all the more important
given& Khuyếnlarge number of Competent Authorities and officials involvedlớn cácoperation of
thethApostille Convention. The C&Rquanthus hoạt độngcontinued successApostille.Convention.
References KhuyếnC&R are made throughoutcùng Handbook together with tiếpyear thành công.
relevant Special Commission meeting.chiếu C&Rcác available onKhuyApostille Sectiontheo năm
diễn ra kỳ họp liên quan của Ủy ban Đặc biệt. Tất cả các Kết luận & Khuyến nghị đều được
đăng tải ở Mục Apostille (Apostille Section).

www.hcch.net > Apostille Section

2 Cơ quan có thẩm quyền

1 Vai trò chủ đạo của Cơ quan có thẩm quyền
40 Theo Điều 6 của Công ước Apostille, mỗi Quốc gia Ký kết đều được yêu cầu chỉ định
một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille (“Cơ quan có thẩm quyền”). Mỗi
Quốc gia đều được tự do quyết định danh tính và số lượng các Cơ quan có thẩm quyền (Kết
luận & Khuyến nghị số 78 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

Để biết rõ hơn về chỉ định Cơ quan có thẩm
quyền, xin tham khảo Sổ tay Hướng dẫn Thực thi,
các đoạn từ 24-29.

41 Các Cơ quan có thẩm quyền là trụ cột để có được hoạt động hiệu quả của Công ước
Apostille. Các cơ quan này thực hiện ba chức năng cơ bản theo Công ước:

 Xác minh tính chân thực (nguồn gốc) của các giấy tờ công (xem các đoạn từ 214
trở đi);
 Cấp phát Apostille (xem các đoạn từ 239 trở đi); và
 Lưu từng Apostille đã cấp vào sổ đăng ký (xem các đoạn từ 278 trở đi) để có thể xác
minh – theo yêu cầu của bên tiếp nhận – nguồn gốc của Apostille được cho là do Cơ
quan có thẩm quyền đó cấp (xem các đoạn từ 286 trở đi).

42 Hoạt động hiệu quả của Công ước phụ thuộc vào việc thực hiện các chức năng này một
cách mẫn cán, thoả đáng và hiệu quả.

2 Hoạt động của Cơ quan có thẩm quyền
A Nguồn lực và thống kê

43 Để thực hiện các chức năng của mình theo Công ước, Cơ quan có thẩm quyền phải làm
một số công việc tách bạch nhưng có liên quan đến nhau, bao gồm:

 Tiếp nhận yêu cầu xin cấp Apostille (xem các đoạn từ 199 trở đi);
 Xác minh nguồn gốc của từng giấy tờ công sẽ được cấp Apostille, bao gồm việc liên
hệ với các cán bộ hay cơ quan cấp phát giấy tờ công đó nếu cần thiết (xem các đoạn
từ 214 trở đi);
 Điền thông tin vào từng Apostille sẽ được cấp (xem các đoạn từ 258 trở đi);
 Gắn từng Apostille đã điền thông tin đầy đủ vào giấy tờ công đi kèm (xem các đoạn
từ 265 trở đi);
 Ghi nhận các thông tin cụ thể về từng Apostille đã cấp vào hệ thống đăng ký Apos-
tille (xem các đoạn từ 278 trở đi);
 Xác minh nguồn gốc của Apostille theo yêu cầu của bên tiếp nhận (xem các đoạn từ
286 trở đi);
13

44 Những Cơ quan có thẩm quyền nào có thu phí cấp Apostille (xem các đoạn từ 274 trở
đi) có thể phải hatthêm specia l commissionphí. oes

38 Các CApostille Convention (likecầnseveralđầyother Hague Conventions) greatly benefitsăn phòng
đfrom Special Commission meetings, which allow vănin-depth discussionsquanconsideredmáy
assessments of many important issues relating to phẩmpractical operationdụng Convention. –
These meetings are carefullyApostille vào giấy tờPermanent Bureau, typicallycông nghệ thông tin
ể hỗ trợ cho các chương trình được sử dụng cho việc duy trì cơ sở dữ liệu hoặc hệ
ăng ký. Các Cơ quan có thẩm quyền phải được tiếp cận các phương tiện thông tin liên lạc
ệu quả như điện thoại và e-mail.
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
tuỳ theo mô hình được thiết lập nhằm cung cấp các dịch vụ Apostille (xem các đoạn từ 49
39
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work todẫn nghiệpout by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and applicationcần xâyConvention around dẫn nghiệpThis gồmacknowledged by
nội Special Commissionvềitself atnghiệm meetinghướng dẫn6(a)), andbộ trong more important
givencầuthexinvery Apostille. Chỉ Competent Authorities and officials involvedtrong operation ra
hthe ApostillevềConvention. ạngC&R are côngvitalthto the continued successẩm quyềnConvention.
References đềthe C&R làm thốngthroughout this HandbookApostille. with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Để biết rõ hơn về nhận dạng giấy tờ công, xin xem
các đoạn từ 110 trở đi.
Để biết rõ hơn về gắn Apostille, xin xem các đoạn
từ 265 trở đi.

C Đào tạo

48 Cơ quan có thẩm quyền cần xem xét tổ chức đào tạo thường xuyên cho cán bộ để
phát triển và duy trì những kinh nghiệm hay. Trên thực tế, đôi khi các Quốc gia Ký kết tổ
chức các đoàn công tác (có thể có hay không có sự tham gia của Văn phòng Thường trực)
gồm các đại diện đến từ các Cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia mình nhằm chia sẻ kinh
nghiệm và trao đổi thông tin, đặc biệt là về việc triển khai e-APP. Những đoàn công tác này
cũng cần được ủng hộ mạnh mẽ.

Để biết rõ hơn về vai trò của Văn phòng Thường
trực trong các đoàn công tác đào tạo, xem các đoạn
từ 34 trở đi.

D Cung cấp các dịch vụ Apostille

49 Mỗi Cơ quan có thẩm quyền tự quyết định về mô hình cung cấp dịch vụ Apostille sẽ
triển khai. Trong mọi trường hợp, việc cung cấp dịch vụ cần đáp ứng nhu cầu đối với các
dịch vụ Apostille.

www.hcch.net > Apostille Section

50 Ở hầu hết các Quốc gia Ký kết, dịch vụ Apostille được cung cấp qua một trong hai hoặc
cả hai phương thức sau:

 Đương đơn yêu cầu và/hoặc nhận Apostille tại quầy ở trụ sở của Cơ quan có thẩm
quyền, có hẹn hoặc không có hẹn trước;
 Cá nhân yêu cầu và/hoặc nhận Apostille qua đường bưu chính.

51 Một số Cơ quan có thẩm quyền còn cung cấp dịch vụ ưu tiên, theo đó Apostille được
cấp nhanh hơn (thường là phải trả thêm phí).

52 Với mục đích tạo thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài của Công ước,
các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích triển khai một mô hình cung cấp dịch vụ
thúc đẩy việc tiếp cận dễ dàng các dịch vụ Apostille. Những nỗ lực này đã được Ủy ban
Đặc biệt công nhận (Kết luận & Khuyến nghị số 18 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Một cách
thực hiện điều này là thông qua phi tập trung hoá việc cung cấp dịch vụ Apostille. Cách
tiếp cận này vừa nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ, vừa giảm bớt gánh nặng cho người
dân như Ủy ban Đặc biệt đã lưu ý.

Để biết rõ hơn về phi tập trung hoá việc cung cấp
dịch vụ Apostille, xem các đoạn từ 218 trở đi.

53 Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích cân nhắc việc xây dựng một biểu mẫu đề
nghị cấp Apostille chuẩn để hỗ trợ các đương đơn và để đảm bảo rằng Cơ quan có thẩm
quyền có những thông tin cần thiết cho việc cấp Apostille (phải tuân thủ theo pháp luật bảo
vệ thông tin hiện hành). Những thông tin liên quan gồm có:

 Tên và thông tin liên lạc của đương đơn;
 Số lượng và mô tả các giấy tờ công xin được cấp Apostille;
 Tên của Quốc gia tiếp nhận (nếu biết, lưu ý rằng Cơ quan có thẩm quyền không
được từ chối cấp phát Apostille nếu đương đơn không nêu tên của Quốc gia tiếp
nhận – xem đoạn 205);
 Các thông tin về thanh toán (trong trường hợp Cơ quan có thẩm quyền có thu phí);
và
 Phương thức giao nhận mong muốn (trong trường hợp Cơ quan có thẩm quyền cung
cấp các phương thức khác nhau).

Văn phòng Thường trực đã xây dựng một biểu
mẫu xin cấp Apostille chuẩn, được trình bày ở
Phụ lục III.

54 Ngoài ra, việc sử dụng biểu mẫu xin cấp Apostille chuẩn cũng là một công cụ thuận
tiện để tư vấn cho đương đơn về việc cung cấp các dịch vụ Apostille và về hệ thống Apostil-
le nói chung.

E Thông tin công khai

55 Thông tin về việc cung cấp các dịch vụ Apostille cần được công khai vì lợi ích của các
cá nhân và doanh nghiệp sẽ sử dụng Apostille trong các hoạt động liên quốc gia của mình
cũng như các nhóm nghề nghiệp có liên quan đến quá trình lưu thông của giấy tờ công (ví
dụ các luật sư và công chứng viên).
13

56 Một cách làm thuận tiện là mỗi Cơ quan có thẩm quyền sẽ duy trì một trang mạng
riêng của mình, hoặctduyspecia commission d oesục vụ nhiều Cơ quan có thẩm quyền.
Có thể bổ sung cho cách làm này bằng các tài liệu in ấn (ví dụ tờ rơi) mà người dân có thể
tiếp ThetạiApostille Convention quanseveral other Hague Conventions) greatlybộbenefitsững cơ
quan Special Commission meetings,thường được cấp Apostillediscussions consideredký dân
sassessments phòng important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
57 comprehensivetinQuestionnaireần cung Memberstrang mHaguehayConference, Contractingấn
gStates, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special

and 2009,làm viApostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation).gồm meeting 2012mẫuwasđơn firstnghị códedicatedvề và danh
exclusivelynhững practical operation oftrướcApostille Convention.Apostille); of the very positive
experience of giấymeeting, ằmSpecial Commission recommendedApostilletheủanext meeting be ẩm
held quythe samegimanner ( các not quanpairedthẩm quyền khác của QuốcHague Convention).
 Loại hình dịch vụ được cung cấp (ví dụ tại quầy và/hoặc qua bưu điện cũng như dịch
39 TheưuConclusionscó) Recommendations “C&Rến;adopted by the Special Commission
establish and recommendcung practicesvfor CompetentvíAuthorities.dTheycôngdetermineviên)
future worknhư Apostille PermanentSection); and the Contracting States. The
C&RThôngextremely valuablehoạtaddressing operational issues and greatlyApostille; uniform
interpretation andếuapplicationphí) the Convention around toánworld.ợcThis wasnhacknowledged by
the Special Commissionthống đăng2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting.hoạt động are available điều Apostille Section. duy trì
lòng tin đối với quy trình Apostille. Dưới đây là ví dụ về các hoạt động có thể phá hoại lòng
tin đối với quy trình Apostille:

 Thể hiện mình là cơ quan có thẩm quyền cấp phát Apostille trong khi thực tế không
phải như vậy (tuy nhiên, xin lưu ý là các dịch vụ hỗ trợ các cá nhân xin cấp Apostille
có thể được chấp nhận – xem đoạn 202);
 Cấp chứng nhận ngụ ý như là Apostille trong khi cơ quan cấp chứng nhận đó không
phải (hoặc không còn) là một Cơ quan có thẩm quyền;
 Sử dụng Apostille làm bằng chứng về nội dung của giấy tờ công đi kèm, hoặc trong
trường hợp Apostille được cấp cho các chứng nhận chính thức thì sử dụng Apostille
làm bằng chứng về loại giấy tờ liên quan đến chứng nhận chính thức đó;
 Gỡ Apostille ra khỏi giấy tờ công đi kèm và gắn lại vào một giấy tờ công khác (kể cả
là giấy tờ được cấp phát bởi cùng một cơ quan hay cán bộ đã cấp phát giấy tờ công
được cấp Apostille);
 Sử dụng Apostille để tạo vẻ hợp pháp cho giấy tờ công giả mạo (ví dụ các bằng cấp
giả do “trường rởm” cấp).

59 Các hoạt động này là trái với Công ước và do đó các Apostille được cấp hoặc sử dụng
theo đó là không có giá trị. Mặc dù Công ước không quy định hình phạt hay chế tài gì đối
với những hành vi này, nhưng luật pháp sở tại có thể có quy định.

60 Công ước không quy định về việc kiểm soát hệ thống Apostille. Cụ thể, Văn phòng

www.hcch.net > Apostille Section

Thường trực không có chức năng hay thẩm quyền kiểm soát hoạt động của Công ước
Apostille (xem đoạn 36). Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là các Cơ quan có thẩm quyền
không được khuyến khích đưa các vấn đề liên quan đến hoạt động hiệu quả của Công ước
lên Văn phòng Thường trực (xem đoạn 35) hay các cơ quan hữu quan ở Quốc gia mình để
thảo luận tại các kỳ họp của Ủy ban Đặc biệt.

61 Ngoài ra, Ủy ban Đặc biệt cũng đã thừa nhận rằng các Cơ quan có thẩm quyền được
phép thực hiện các bước ngoài quy trình cấp Apostille để xử lý những sự vụ gian lận và
các trường hợp sử dụng Apostille không hợp lệ khác, hoặc xử lý những vi phạm pháp luật
sở tại liên quan khác (Kết luận & Khuyến nghị số 80 và 84 của Ủy ban Đặc biệt 2009). Một
trong các bước này có thể là chuyển vấn đề lên cơ quan giám sát có liên quan hoặc các cơ
quan thực thi pháp luật để điều tra thêm và có hành động kỷ luật. Cũng có thể qua các bước
đó để thông báo những lỗ hổng và kẽ hở của luật pháp lên cho các nhà làm luật nhằm hình
sự hoá các hoạt động liên quan đến việc cấp phát hay sử dụng giấy tờ công giả mạo (trong
đó có Apostille).

62 Cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối cấp Apostille nếu nghi ngờ có gian lận (xem
đoạn 206) hoặc nghi ngờ Apostille có thể bị sử dụng không hợp lệ (xem đoạn 207).

3 Thay đổi về Cơ quan có thẩm quyền
63 Các Quốc gia Ký kết phải thông báo cho Cơ quan Lưu chiểu biết nếu có bất kỳ thay đổi
nào liên quan đến Cơ quan có thẩm quyền được chỉ định (Điều 6(2)). Trong đó có những
trường hợp như:

 Một Cơ quan có thẩm quyền mới được chỉ định;
 Một Cơ quan có thẩm quyền trước đó nay không còn được chỉ định nữa;
 Thẩm quyền của Cơ quan có thẩm quyền được điều chỉnh (ví dụ ,loại giấy tờ công mà
cơ quan đó có thẩm quyền cấp phát Apostille đã thay đổi).

64 Thông tin liên lạc chi tiết của Cơ quan Lưu chiểu được trình bày ở mục “Cơ quan Lưu
chiểu” trong phần Chú giải thuật ngữ.

65 Nếu có thể, việc thông báo cho Cơ quan Lưu chiểu phải bao gồm cả danh tính và thông
tin liên lạc đầy đủ của mỗi Cơ quan có thẩm quyền mới (trong đó có tên và địa chỉ e-mail
của đầu mối liên lạc) cùng với các loại giấy tờ công mà cơ quan đó có thẩm quyền cấp
Apostille. Việc chỉ định sẽ có hiệu lực vào ngày mà Cơ quan Lưu chiểu nhận được thông
báo thay đổi về Cơ quan có thẩm quyền.

NHỮNG THAY ĐỔI KHÔNG CẦN THÔNG BÁO CHO CƠ QUAN
LƯU CHIỂU

66 Những thay đổi nhỏ về tên gọi hay thông tin liên lạc của Cơ quan
có thẩm quyền được chỉ định hay việc thành lập các văn phòng khu vực
trực thuộc Cơ quan có thẩm quyền không được coi là thay đổi về việc chỉ
định Cơ quan có thẩm quyền, do đó không cần phải thông báo cho Cơ
quan Lưu chiểu. Tuy nhiên, các Quốc gia Ký kết rất nên cung cấp thông tin
dạng này cho Văn phòng Thường trực. Tên của những người có quyền cấp
Apostille ở Cơ quan có thẩm quyền không cần phải được thông báo cho
Cơ quan Lưu chiểu hay Văn phòng Thường trực.
13

www.hcch.net > Apostille Section

3 Hiệu lực của Công ước Apostille

68 Trước khi cấp Apostille, Cơ quan có thẩm quyền phải biết chắc chắn rằng Công ước có
hiệu lực. Về khía cạnh này, có ba vấn đề sau cần được quan tâm:

 Công ước có hiệu lực ở đâu – phạm vi địa lý của Công ước (xem các đoạn từ 71
trở đi);
 Công ước có hiệu lực từ khi nào – phạm vi thời gian của Công ước (xem các đoạn từ
97 trở đi);
 Công ước có hiệu lực đối với những loại giấy tờ nào – phạm vi đối tượng của Công
ước (xem các đoạn từ 110 trở đi).

69 Để biết câu trả lời ngắn gọn cho các câu hỏi Công ước có hiệu lực ở đâu và khi nào, xin
truy cập Mục Apostille (Apostille Section) và kiểm tra phần “Danh sách cập nhật các Quốc
gia Ký kết” (Bảng mô tả hiện trạng). Để được hỗ trợ về cách đọc bảng mô tả hiện trạng,
hãy nhấp vào đường dẫn “How to read the status table” (nằm ở ngay dưới đường dẫn của
bảng mô tả hiện trạng).

70 Các mục dưới đây cung cấp thêm một số ý kiến về phạm vi địa lý và thời gian của
Công ước, đồng thời phân tích chi tiết phạm vi đối tượng của Công ước.

1 Công ước có hiệu lực ở đâu?
A Công ước chỉ có hiệu lực giữa các Quốc gia Thành viên – đó là những
Quốc gia nào?

71 Công ước Apostille chỉ có hiệu lực nếu cả Quốc gia nơi giấy tờ công được cấp phát
(“Quốc gia xuất xứ”) và Quốc gia nơi giấy tờ công được xuất trình (“Quốc gia tiếp nhận”)
đều là các Quốc gia Thành viên (tức là các Quốc gia Ký kết nơi Công ước thực tế có hiệu
lực). Để biết những Quốc gia nào là Quốc gia Ký kết, xin kiểm tra “Danh sách cập nhật các
Quốc gia Ký kết” (Bảng mô tả hiện trạng) trong Mục Apostille (Apostille Section).
13

KIỂMbTRA ẢNG MÔspeciaỆNcommission

d oes

38 The Apostille Conventiontả(like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
đo từ 81 trở đi).
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
the practical operation of the Apostille Convention. In light
experience of that meeting, the Special Commissionướcrecommendedlựcthat the next meeting be
held in the same manner quan (xem paired with the review ofQuốc other Hague Convention).
trở thành thành viên của Công ước sẽ được liệt kê trong bảng mô
39 The ConclusionsạngRecommendations (“C&R”)Côngadopted hiệu lựcSpecial Commission
recommend
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issuesviên greatly assist the uniform
interpretation and application phêthe Convention around hayworld. This was acknowledged by
the Special Commission itselfởng đến2012 meeting (C&RCông 6(a)), Quốc all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&RtrongmadeQuốcthroughout this Handbook togethergiawith the year of the
relevant Special Commission meeting.QuAll C&Rcònarelạiavailable onến Apostille Section.
đối việc gia nhập đó hay không (xem các đoạn từ 91 trở đi), Công
ước không có hiệu lực giữa 1 Quốc gia tham gia Công ước theo
cơ chế gia nhập và 1 Quốc gia phản đối việc gia nhập đó – nếu
một Quốc gia tham gia Công ước theo cơ chế gia nhập và việc gia
nhập đó bị phản đối thì sẽ có ký hiệu “A**” ở cột có tên là “Type”
ngay bên cạnh tên của Quốc gia đó. Sau đó ta có thể nhấp vào ký
hiệu “A**” để truy cập danh sách các Quốc gia đã có ý kiến phản
đối. Lưu ý rằng ở thời điểm này các Quốc gia muốn tham gia
Công ước đều phải thông qua cơ chế gia nhập.
• Công ước có thể được mở rộng ra các vùng lãnh thổ hải ngoại của
một Quốc gia (xem các đoạn từ 75 trở đi) – nếu một Quốc gia đã
mở rộng Công ước thì sẽ có một con số được ghi ở cột có tên là
“Ext” ngay bên cạnh tên của Quốc gia đó. Nhấp vào con số đó sẽ
cho phép ta truy cập một danh sách các vùng lãnh thổ mà Công
ước đã được mở rộng.

www.hcch.net > Apostille Section

73 Nếu giấy tờ công đã được cấp phát hoặc cần phải được xuất trình ở một Quốc gia
không phải là thành viên của Công ước thì đương đơn xin được chứng thực giấy tờ công đó
cần liên lạc với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của Quốc gia tiếp nhận đặt tại (hoặc được
ủy nhiệm đối với) Quốc gia xuất xứ để tìm hiểu xem có những phương án nào. Các Cơ quan
có thẩm quyền được thông báo rằng Văn phòng Thường trực không có hỗ trợ gì trong những trường
hợp như vậy.

CÂU HỎI VỀ CÁC LÃNH THỔ CỤ THỂ

74 Nếu các Cơ quan có thẩm quyền có nghi vấn về việc một lãnh thổ nào
đó có phải là một phần của một Quốc gia Ký kết hay không thì điều đầu
tiên nên làm là kiểm tra bảng mô tả hiện trạng, đặc biệt là cột có tên “Ext”.
Nếu Cơ quan có thẩm quyền vẫn còn nghi vấn sau khi đã kiểm tra thì nên
liên lạc với Bộ Ngoại giao của Quốc gia mình hay liên lạc với Cơ quan Lưu
chiểu (thông tin liên hệ của Cơ quan này được trình bày ở mục “Cơ quan
Lưu chiểu” trong phần Chú giải Thuật ngữ).

B Các lãnh thổ hải ngoại

75 Khái niệm lãnh thổ rất quan trọng vì Công ước Apostille chỉ áp dụng đối với giấy tờ
công được cấp phát “trong lãnh thổ” của một Quốc gia Ký kết (xem Điều 1(1)).

76 Quan điểm này mặc định là Công ước không áp dụng với các “lãnh thổ hải ngoại”,
thường được gọi chung là các lãnh thổ mà các Quốc gia Ký kết có trách nhiệm trong quan
hệ đối ngoại (Điều 13). Tuy nhiên, Công ước cho phép một Quốc gia Ký kết được mở rộng
Công ước đến các lãnh thổ hải ngoại của mình như sau:

 Vào thời điểm ký, phê chuẩn hay gia nhập – thông qua tuyên bố; hoặc
 Vào bất cứ thời điểm nào sau đó – qua thông báo cho Cơ quan Lưu chiểu.

77 Luật pháp quốc gia sẽ quy định liệu lãnh thổ của một Quốc gia Ký kết có phải là lãnh
thổ hải ngoại hay không (và những lãnh thổ đó được gọi tên như thế nào).13

VÍ DỤ VỀ MỞ RỘNG ĐẾN LÃNH THỔ HẢI NGOẠI VÀ CÁC LÃNH
THỔ KHÁC

78 Vương quốc Anh đã mở rộng Công ước đến một số “Thuộc địa Hoàng
gia” và “Lãnh thổ Hải ngoại”. Pháp đã mở rộng Công ước đến “toàn bộ lãnh
thổ của Cộng hoà Pháp” (bao gồm cả các lãnh thổ hải ngoại). Úc, Bồ Đào Nha
và Vương quốc Hà Lan cũng đã có những tuyên bố tương tự. Đối với Hà Lan,
Công ước có hiệu lực với toàn bộ Vương quốc, bao gồm bốn phần: Hà Lan,
Aruba, Curaçao và Sint Maarten.

13 A. Aust, Modern Treaty Law and Practice, ấn bản lần thứ hai (2007), in lần thứ năm, 2011, p. 201.

79 Các chi tiết về mở rộng Công ước được đăng tải trong bảng mô tả hiện trạng. Nếu
b

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation).“Thànhmeetingcủa2012 wasbộ” first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience của meeting,nêu Special Commission recommendedthiết kếthe next meetingtrong
heldbộincác thành manner (câu not bộ pairedthôi,with the reviewhiệuanylựcother Hague Convention).
viên của Công ước. Những nhận định sau đây sẽ nêu bật một số tác dụng thực tiễn quan
ọngTheấtConclusionsếp Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuableAPOSTILLEaddressing operationalKHÔNGand greatlyTHÀNH VIÊNuniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itselfnhư Apostillemeeting (C&R No Quốc gia khôngmore important
givenCôngvery large number ốcCompetent AuthoritiesCông ưofficials involvedớc chưaoperation ực
tthe Apostille Convention.đoạnC&R97 trởthus hoàn toàn continued successchứng Convention.gốc
cReferences công C&R are made throughoutCôngHandbook together withthẩm quyềntheỉ được
relevant Special Commission meeting.CôngC&R are available on thetếApostilleốcSection.

b VỀ NGUYÊN TẮC, KHÔNG CẤP APOSTILLE CHO CÁC QUỐC GIA KHÔNG PHẢI
LÀ THÀNH VIÊN

83 Công ước không công nhận hiệu lực của Apostille khi được xuất trình ở:

 Một Quốc gia không phải là Thành viên; hoặc
 Một Quốc gia Thành viên, nhưng Công ước không có hiệu lực giữa Quốc gia đó và
Quốc gia xuất xứ vì có sự phản đối việc gia nhập (xem các đoạn từ 91 trở đi).

84 Theo công pháp quốc tế, Công ước (và quy trình chứng thực đơn giản hóa của nó)
không thể là cơ sở pháp lý ở một Quốc gia mà Công ước không có hiệu lực (kể cả những
trường hợp Công ước không có hiệu lực giữa hai Quốc gia vì có ý kiến phản đối gia nhập).
Mặc dù một Quốc gia như vậy có thể công nhận hiệu lực của Apostille theo luật pháp của
mình nhưng Văn phòng Thường trực không ủng hộ cách làm này. Thay vào đó, Văn phòng
Thường trực khuyến khích Quốc gia đó tham gia Công ước. Theo đó, Văn phòng Thường
trực khuyến nghị rằng các Cơ quan có thẩm quyền không nên cấp Apostille khi đương đơn
chỉ ra rằng Quốc gia tiếp nhận dự kiến không phải là Thành viên của Công ước (hay là một
Quốc gia mà ở đó Công ước không có hiệu lực do có ý kiến phản đối gia nhập). Một trường
hợp ngoại lệ là khi Quốc gia tiếp nhận đang trong quá trình trở thành Thành viên của Công
ước và Cơ quan có thẩm quyền tin rằng giấy tờ công đó sẽ chỉ được xuất trình ở Quốc gia
đó sau khi Công ước đã có hiệu lực (xem đoạn 205).

www.hcch.net > Apostille Section

85 Ủy ban Đặc biệt đã đề cập đến vấn đề này bằng cách nhắc nhở rằng “Công ước áp
dụng đối với giấy tờ công ‘đã được cấp phát trên lãnh thổ của một Quốc gia Ký kết và cần
phải được xuất trình trên lãnh thổ của một Quốc gia Ký kết khác’ (Điều 1(1))” (xem Kết luận
& Khuyến nghị số 81 của Ủy ban Đặc biệt 2009). Để hỗ trợ đương đơn và tránh gây phức
tạp và chậm trễ không cần thiết trong việc xuất trình giấy tờ công ở nước ngoài, Ủy ban
Đặc biệt đã lưu ý rằng “việc truy vấn về Quốc gia tiếp nhận giấy tờ công được cấp Apostille
thường rất hữu ích cho Cơ quan có thẩm quyền” (xem Kết luận & Khuyến nghị số 81 của
Ủy ban Đặc biệt 2009). Các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích làm theo Khuyến
nghị này, coi đó như là một kinh nghiệm hay.

Để biết rõ hơn việc truy vấn về Quốc gia tiếp nhận
đối với đương đơn, xem đoạn 200.

86 Ủy ban Đặc biệt cũng khuyến nghị mạnh mẽ rằng các Quốc gia Thành viên của Công
ước tiếp tục thúc đẩy và giới thiệu Công ước cho các Quốc gia khác (Kết luận & Khuyến
nghị số 66 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

c SỬ DỤNG CHỨNG NHẬN APOSTILLE NHƯ MỘT PHẦN
CỦA QUY TRÌNH HỢP PHÁP HOÁ

87 Một số Quốc gia Thành viên sử dụng Apostille thông thường của mình để chứng thực
nguồn gốc của giấy tờ công sẽ được tiếp nhận tại các Quốc gia không phải là Thành viên
(hay là một Quốc gia mà ở đó Công ước không có hiệu lực vì bị phản đối gia nhập, xem các
đoạn từ 91 trở đi). Cách làm này có lợi ở chỗ cùng một cơ quan hay cán bộ ở Quốc gia xuất
xứ có thể chứng thực cho giấy tờ công bằng cách sử dụng chung một loại chứng nhận mà
không cần phải phân biệt giữa các Quốc gia tiếp nhận là Thành viên của Công ước Apostille
với những Quốc gia không phải là thành viên. Cách làm này cũng có thể được áp dụng cho
các loại giấy tờ không nằm trong danh mục.

Để biết rõ hơn về các giấy tờ không nằm trong
danh mục, xin xem các đoạn từ 135 trở đi.

88 Các Chứng nhận Apostille được cấp trong những trường hợp này không phải là Apos-
tille được cấp theo Công ước và không có hiệu lực theo Công ước. Do đó, để giấy tờ công đi
kèm được xuất trình ở nước ngoài thì vẫn cần phải được trình lên Đại sứ quán hay Lãnh sự
quán của Quốc gia tiếp nhận đặt tại (hoặc kiêm nhiệm) Quốc gia xuất xứ để chứng thực như
một phần trong quy trình hợp pháp hoá (xem các đoạn từ 8 trở đi). Trên thực tế, điều này có
nghĩa là Chứng nhận Apostille gắn vào giấy tờ công sẽ được chứng thực lại.

89 Cách làm này không mâu thuẫn với Công ước Apostille miễn là Chứng nhận Apostille
không nhằm mục đích được hưởng hiệu lực theo Công ước. Văn phòng Thường trực công
nhận hiệu quả và ủng hộ việc triển khai cơ chế này.

90 Nếu một Quốc gia mong muốn sử dụng Chứng nhận Apostille thông thường của mình
như là một phần trong quy trình hợp pháp hoá, Văn phòng Thường trực khuyến nghị rằng
cần bổ sung thông tin trên chứng nhận để thông báo cho người sử dụng rằng nếu giấy tờ
công đi kèm được xuất trình tại một Quốc gia không phải là Thành viên hay tại một Quốc
gia mà ở đó Công ước không có hiệu lực do có ý kiến phản đối gia nhập thì giấy tờ công ấy
cần được trình lên Đại sứ quán hay Lãnh sự quán gần nhất của Quốc gia tiếp nhận đặt tại
(hoặc được ủy nhiệm đối với) Quốc gia xuất xứ.

Để biết rõ hơn về thông tin bổ sung, xem các đoạn
từ 253 trở đi.
13

d KHÔNG CÓ APOSTILLE TỪ MỘT QUỐC GIA XIN GIA NHẬP ĐẾN MỘT QUỐC GIA
PHẢN hatGIA specia commission d oes

38 CôngApostille ConventionQuốc several othernêuHague Conventions) greatly benefits một
Quốc Special Commission meetings, which phản đốiin-depth discussionstrongconsidered6
assessments Qumany importantnhissues relating ện xinpracticalậpoperationquanthe Convention.(“thời
hThesephảnmeetings arevicarefully prepared byưthe Permanent Bureau, typically chiểu (xem Điều
comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerousvềexperts,ơnincluding representativesđối Competent Authorities. The Specialện trạng.
Commission has metđối three occasions, 2003,xuất2009 andtrong cột thetênmeetings in ngay
bên c2009,tênthe Apostille Conventionnhập.reviewed in conjunction withvàoseveral other HagueQuốc
Conventions nêulegalkico-operation). ằngmeeting ấp2012 was the “A**”. be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experiencenêu that meeting,đthe Special Commission recommendedCông ước khôngmeetingệu
heldgiữa Quốc giamanner ( nhập vàbe pairedgiawith nêureview phản other(“Quốc Convention).
(xem Điều 12(3)). Theo đó, Cơ quan có thẩm quyền ở Quốc gia mới gia nhập không nên cấp
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish Tuyrecommend good practiceshiệuCompetent Authorities. Theynhập determinecác
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.

relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

CÁC Ý KIẾN PHẢN ĐỐI CHỈ LÀ NGOẠI LỆ

95 Hiếm khi có ý kiến phản đối việc gia nhập của một Quốc gia, đặc biệt
khi xét số lượng các Quốc gia đã gia nhập công ước. Hơn nữa, trong số các
Quốc gia từng nêu ý kiến phản đối, một số Quốc gia sau đó đã rút lại ý kiến
phản đối của mình sau khi tham vấn với Quốc gia xin gia nhập có liên quan.
Điều này đã được Ủy ban Đặc biệt ghi nhận tại kỳ họp năm 2012, trong đó Ủy
ban Đặc biệt đã lặp lại lời kêu gọi các Quốc gia phản đối hãy tiếp tục đánh
giá xem liệu đã đủ điều kiện để rút lại ý kiến phản đối hay chưa (Kết luận &
Khuyến nghị số 7; xem thêm Kết luận & Khuyến nghị số 67 của Ủy ban Đặc
biệt 2009).

E Không có Apostille sử dụng nội bộ

96 Apostille chỉ nhằm để có hiệu lực ở nước ngoài (Kết luận & Khuyến nghị số 90 của Ủy
ban Đặc biệt 2009). Apostille không có hiệu lực ở Quốc gia xuất xứ và các Quốc gia Ký kết
không phải công nhận hiệu lực đối với các Apostille do Cơ quan có thẩm quyền của Quốc
gia mình cấp. Các Cơ quan có thẩm quyền nên cân nhắc đưa thêm thông tin vào trong
Apostille về vấn đề này.

Để biết rõ hơn về thông tin bổ sung, xem các đoạn
từ 253 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

2 Công ước có hiệu lực từ thời điểm nào?
A Apostille chỉ được sử dụng ở các Quốc gia mà Công ước đã có hiệu lực
– Công ước bắt đầu có hiệu lực từ thời điểm nào?

97 Công ước không có hiệu lực ngay đối với một Quốc gia sau khi gia nhập. Cần phải có
một khoảng thời gian chờ đợi trước khi Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó. Thời gian
chờ đợi trong bao lâu tuỳ thuộc vào cách thức gia nhập Công ước của Quốc gia đó:

 Đối với những Quốc gia tham gia bằng hình thức phê chuẩn, Công ước có hiệu lực
vào ngày thứ 60 sau khi nộp văn kiện phê chuẩn (Điều 11(2)). (Tất cả các Quốc gia có
quyền tham gia Công ước bằng cách phê chuẩn đều đã theo cách thức này; xem phần
giải thích ở phía dưới mục “Phê chuẩn” trong phần Chú giải Thuật ngữ.)
 Hoặc đối với một Quốc gia tham gia bằng hình thức gia nhập, Công ước có hiệu
lực vào ngày thứ 60 sau khi hết thời hạn phản đối 6 tháng sau khi nộp văn kiện gia
nhập (Điều 12(3)). (Hiện nay bất kỳ Quốc gia nào muốn tham gia Công ước đều phải
thông qua hình thức gia nhập; xem phần giải thích ở phía dưới mục “Gia nhập” trong
phần Chú giải Thuật ngữ.)

Để biết rõ hơn về thời hạn nêu ý kiến phản đối và
hiệu lực của ý kiến phản đối, xem các đoạn từ 91
trở đi.
Để nắm khái quát về quy trình gia nhập, xem sơ
đồ trong Phụ lục II (và xem Phần II của Sổ tay
Hướng dẫn Thực thi).

98 Chi tiết về hiệu lực của Công ước đối với từng Quốc gia Thành viên được đăng tải
trong bảng mô tả thiện trạng. Ngày Công ước có hiệu lực được ghi trong cột có tên là ‘EIF’
ở ngay bên cạnh tên Quốc gia.

B Các Apostille được cấp trước khi Công ước có hiệu lực đối
với Quốc gia tiếp nhận

99 Theo Công ước, Apostille được cấp hợp lệ ở một Quốc gia Thành viên phải được công
nhận hiệu lực ở một Quốc gia Thành viên khác (Điều 3(1)). Đối với bất kỳ Quốc gia tiếp
nhận nào, nghĩa vụ này bắt đầu từ thời điểm Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó và
được áp dụng bất kể tình trạng pháp lý của Công ước đối với Quốc gia đó như thế nào vào
thời điểm Apostille đó được cấp. Do đó, Apostille được cấp ở một Quốc gia Thành viên
trước khi Công ước có hiệu lực ở Quốc gia tiếp nhận phải được công nhận ở Quốc gia tiếp
nhận kể từ ngày Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó và không thể bị từ chối với lý do
là vào thời điểm cấp Apostille thì Công ước vẫn chưa có hiệu lực đối với Quốc gia đó. Điều
này khẳng định quan niệm Apostille có giá trị vô thời hạn.

Để biết rõ hơn về hiệu lực vô hạn của Apostille,
xin xem các đoạn từ 28 trở đi.

C Các giấy tờ công được cấp phát trước khi Công ước có hiệu lực
ở Quốc gia xuất xứ

100 Công ước Apostille không quy định bất cứ giới hạn thời gian nào đối với việc cấp
Apostille sau khi giấy tờ công đi kèm được cấp phát. Do đó, một Apostille có thể được cấp
ở một Quốc gia Thành viên cho một giấy tờ công đã được cấp phát trước khi Công ước có
hiệu lực ở Quốc gia xuất xứ đó.

Để biết rõ hơn về việc cấp Apostille cho giấy tờ
công đã cũ, xem các đoạn từ 186 trở đi.
13

D Giấy tờ công được hợp pháp hoá trước khi Công ước có hiệu lực ở Quốc gia tiếp
nhận hat t he specia l commission d oes

101 ThethApostille Convention (like several othersinh)HagueđConventions) greatlyđbenefitstrình ở
from Special Commission meetings, which allowtrìnhin-depth discussions and considered lực
đassessments giamanyKimportant issues relatinghi thelựcpractical operation nhận,Convention.
These meetingsđể carefully preparedgốc củaPermanentcôngBureau, typically on thebổ sung một
comprehensive Questionnaire sent hơn,Membersước không hề Conference, Contracting nhận
States, andấyother interestedđStates. TheApostille, kể cthekhiSpecialtCommission areưattendedpháp
hoá,numerous experts, including representatives đểCompetent Authorities. The Specialtờ công
Commission Công ước three occasions,với2003, 2009ấy.and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legalmụcco-operation).Công meetingạointhuận wascho việc to be dedicatedtờ công ở
operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

interpretationý kiếnapplicationthích hợpConvention around đangworld. Thisxin acknowledged by
côngSpecial CommissionQuốc gia mới2012 meetingCông(C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
Để biết rõ hơn về việc công bố hiệu lực sắp tới
Công ước, xem Phụ lục V và các đoạn từ
trong Sổ tay H ớng dẫn Thực thi.

103 Văn phòng Thường trực cũng khuyến nghị rằng khi thích hợp, các Cơ quan có thẩm
quyền nên xem xét cấp Apostille cho các đương đơn muốn xuất trình giấy tờ công ở một
Quốc gia sắp trở thành Thành viên của Công ước Apostille, với điều kiện là giấy tờ công đó
sẽ chỉ được xuất trình sau khi Công ước đã có hiệu lực ở Quốc gia đó. Các Quốc gia sắp trở
thành Thành viên của Công ước được liệt kê trong bảng mô tả hiện trạng khoảng 6 tháng
trước ngày Công ước có hiệu lực (tức là, sau khi nộp văn kiện gia nhập của Quốc gia đó).

E Apostille được cấp tại các Quốc gia kế thừa (bao gồm cả các Quốc gia mới giành
được độc lập)

104 Nếu Công ước có hiệu lực tại một Quốc gia Thành viên vào thời điểm Apostille được
cấp hợp lệ bởi một Cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia đó thì Apostille phải được công
nhận hiệu lực ở mọi Quốc gia Thành viên khác. Nếu một Quốc gia Thành viên hay lãnh thổ
của một Quốc gia Thành viên (được gọi là “Quốc gia tiền thân”) được kế thừa bởi một Quốc
gia khác (được gọi là “Quốc gia kế thừa”) thì Công ước vẫn có hiệu lực đối với Quốc gia
kế thừa đó nếu Quốc gia kế thừa gửi tuyên bố chính thức về vấn đề này đến Cơ quan Lưu
chiểu (“tuyên bố kế thừa”).

105 Để chắc chắn về mặt pháp lý, các Quốc gia kế thừa nào muốn Công ước vẫn tiếp tục có
hiệu lực ở lãnh thổ của mình được khuyến khích đưa ra tuyên bố kế thừa trong một khoảng
thời gian hợp lý sau ngày kế thừa.

Để được hỗ trợ trong việc đưa ra tuyên bố kế thừa,
xin liên lạc với Cơ quan Lưu chiểu (thông tin liên
hệ của cơ quan này được trình bày ở mục “Cơ
quan Lưu chiểu” trong phần Chú giải Thuật ngữ).

www.hcch.net > Apostille Section

106 Một tuyên bố kế thừa có hiệu lực hồi tố đến ngày kế thừa, và ngày đó sẽ được phản
ánh trong bảng mô tả hiện trạng là ngày Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia kế thừa
đó. Nếu không có tuyên bố kế thừa thì Công ước sẽ không còn hiệu lực ở Quốc gia kế thừa,
dẫn đến việc không được cấp Apostille ở Quốc gia đó và Apostille được cấp ở các Quốc gia
thành viên cũng không được công nhận hiệu lực theo Công ước ở Quốc gia kế thừa đó. Các
Quốc gia Ký kết có thể nêu ý kiến phản đối về tuyên bố kế thừa trong thời hạn phản đối do
Cơ quan Lưu chiểu quy định. Việc nêu ý kiến phản đối sẽ khiến cho Công ước không có
hiệu lực giữa Quốc gia phản đối với Quốc gia kế thừa (và do đó sẽ không có hiệu lực giữa
các Quốc gia này tính từ ngày độc lập trong trường hợp một Quốc gia mới giành được độc
lập). Tuy nhiên, Công ước vẫn có hiệu lực giữa Quốc gia kế thừa với tất cả các Quốc gia Ký
kết khác không có ý kiến phản đối việc kế thừa.

107 Thay vì đưa ra tuyên bố kế thừa, một Quốc gia kế thừa có thể quyết định gia nhập
Công ước như quy định trong Điều 12. Khác với tuyên bố kế thừa, việc gia nhập Công ước
sau đó sẽ không có giá trị hồi tố. Thay vì thế, ngày Công ước có hiệu lực sẽ được xác định
giống như đối với bất cứ đơn xin gia nhập nào khác (xem các đoạn từ 97 trở đi). Các Apos-
tille có thể đã được cấp bởi Quốc gia này giữa thời điểm giành độc lập và thời điểm Công
ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó sẽ không có hiệu lực theo Công ước. Tương tự, một
Apostille được cấp ở một Quốc gia Thành viên khác cũng không có hiệu lực ở Quốc gia
đang xin gia nhập trong khoảng thời gian đó.

108 Vì Công ước không tính đến việc hết hạn của các Apostille nên một Apostille được cấp
hợp lệ ở Quốc gia tiền thân trước ngày kế thừa vẫn tiếp tục có hiệu lực theo Công ước bất
kể hành động nào của Quốc gia kế thừa (tức là dù Quốc gia kế thừa có nêu tuyên bố kế thừa
hoặc gia nhập Công ước hay không). Tuy nhiên, sẽ không thể xác minh được nguồn gốc của
Apostille đó nữa nếu Công ước không còn hiệu lực đối với Quốc gia kế thừa.

CÁC VÍ DỤ VỀ KẾ THỪA QUỐC GIA TRONG BỐI CẢNH CÔNG
ƯỚC APOSTILLE

109 Nước Cộng hoà Liên bang XHCN Nam Tư là một trong các Quốc
gia Ký kết đầu tiên của Công ước Apostille. Quốc gia này đã không còn
tồn tại vào đầu những năm 1990, và sau đó các nước cộng hoà thành viên
là Bosnia Herzegovina, Croatia, Cộng hoà Liên bang Nam Tư (sau này là
Serbia và Montenegro), Slovenia và Cộng hoà Nam Tư Macedonia cũ đã có
tuyên bố riêng về kế thừa. Vào ngày 03/6/2006, Montenegro đã giành độc lập
từ Serbia và Montenegro, và đã đưa ra tuyên bố kế thừa vào ngày 30/01/2007.

Để biết rõ hơn về hiệu lực vô thời hạn của Apos-
tille, xem đoạn 28.
Để biết rõ hơn về hệ thống đăng ký Apostille và
xác minh nguồn gốc Apostille, xem các đoạn từ
286 trở đi.
13

3 Công ư hatcó he specia lđcommission looes giấy tờ nào?

38 The Apostille Convention (like several othertHague Conventions)tờgreatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of manyCôngimportanttissuesthuậnrelatingcho theệcpractical operationcông ởConvention.
These meetingsnày, carefully prepared cthe Permanent Bureau, typicallyấyon công) nên được
hi comprehensive Questionnaire sent Members để đảmHague Conference, Contracting giấy tờ
States, and ưởnginterested States. The meetings ơnthe SpecialcCommission càngattended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission khâu chuẩnthree occasions,rõin 2003, 2009niệm “giấy t(atcôngmeetingsợcind2003ý
and 2009,ểuthe Apostille Convention was reviewed rộngconjunction with several other những
Conventionsdooncá nhânco-operation).tư cáchmeeting in(2012 không phải giấy dedicated Báo cáo
to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience ofcông meeting,phát (Special Commissiontheorecommended that mộtnext meeting betrao
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
futurePHwork VI be carried out“GIthe Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and applicationnhắc the Convention around Diễnworld. This“tấtwas acknowledged by
the Special Commissionnhấtitselfrằng 2012 meeting (C&R Nohoá6(a)), andtất all the more important
the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&Rrằng thusgiấyvitalcôngthenêncontinued success of the Convention.
Referencesộng (Kết C&R Khuyến throughout this Handbook together with the year of the
Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
giấy tờ đã từng phải trải qua quy trình hợp pháp hoá trước khi Công ước có
hiệu lực (hoặc giấy tờ đó vẫn phải được hợp pháp hoá vì sẽ được xuất trình ở
một Quốc gia không phải là Thành viên) thì có nhiều khả năng đó chính là giấy
tờ công. Về phạm vi loại trừ theo Điều 1(3), xem các đoạn từ 135 trở đi.

B Luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ quyết định tính chất công của giấy tờ

113 Như đã nêu ở đoạn trên, thuật ngữ “giấy tờ công” được mở rộng tới bất cứ giấy tờ nào
được cấp phát bởi một cơ quan hay cá nhân hành động theo thẩm quyền công vụ. Việc một
cá nhân hành động theo thẩm quyền công vụ hay với tư cách cá nhân là do luật pháp của
Quốc gia xuất xứ quy định. Do vậy, vấn đề liệu một giấy tờ nào đó có phải là giấy tờ công
theo mục đích của Công ước hay không là do luật pháp của Quốc gia xuất xứ quyết định
(Kết luận & Khuyến nghị số 72 của Ủy ban Đặc biệt 2009; Kết luận & Khuyến nghị số 14
của Ủy ban Đặc biệt 2012). Theo đó, một Cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia xuất xứ có
thể cấp Apostille cho một giấy tờ được coi là giấy tờ công theo luật pháp ở Quốc gia đó, lưu
ý rằng do công tác tổ chức nội bộ các Cơ quan có thẩm quyền ở Quốc gia, một Cơ quan có
thẩm quyền có thể được giao thẩm quyền riêng biệt đối với các loại giấy tờ công nhất định.

14 Những người soạn thảo Công ước đã băn khoăn giữa các thuật ngữ giấy tờ công (tiếng Pháp là “acte public”) và
giấy tờ công vụ (tiếng Pháp là “document officiel”). Nhằm đáp ứng tốt hơn mục đích của Công ước, khái niệm giấy
tờ công đã được sử dụng vì có nghĩa rộng hơn.

www.hcch.net > Apostille Section

QUỐC GIA XUẤT XỨ SẼ QUYẾT ĐỊNH THẾ NÀO LÀ GIẤY TỜ “CÔNG”

114 Ủy ban Đặc biệt đã xác nhận rằng luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ quyết
định tính chất công của giấy tờ (Kết luận & Khuyến nghị số 72 của Ủy ban Đặc biệt
2009; Kết luận & Khuyến nghị số 14 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

115 Apostille không thể bị từ chối vì lý do giấy tờ đi kèm không được coi là giấy tờ công
theo luật pháp của Quốc gia tiếp nhận, mặc dù luật pháp đó có thể quyết định về việc giấy
tờ đi kèm đó sẽ có giá trị pháp lý đến đâu.

Để biết rõ hơn về những lý do không hợp lệ để từ
chối Apostille, xin xem các đoạn từ 304 trở đi.
Để biết thêm về hiệu lực hạn chế của Apostille, xin
xem đoạn 24.

C Những loại giấy tờ không được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia
xuất xứ nhưng lại được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia tiếp
nhận

116 Vì luật pháp của Quốc gia xuất xứ quyết định liệu một loại giấy tờ có phải là giấy tờ
công theo mục đích của Công ước hay không nên Cơ quan có thẩm quyền không có quyền
cấp Apostille theo Công ước cho một loại giấy tờ có thể được coi là giấy tờ công theo luật
pháp của Quốc gia tiếp nhận nhưng lại không được coi là giấy tờ công ở Quốc gia xuất
xứ. Công ước không được áp dụng đối với các loại giấy tờ như vậy. Do đó, các cơ quan ở
Quốc gia tiếp nhận không có quyền yêu cầu một Cơ quan có thẩm quyền ở Quốc gia xuất
xứ cấp Apostille. Nếu như và trong trường hợp những giấy tờ đó cần được chứng thực, Cơ
quan có thẩm quyền có thể giới thiệu đương đơn đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán gần
nhất của Quốc gia tiếp nhận đặt tại (hoặc kiêm nhiệm) Quốc gia xuất xứ để tìm hiểu về các
phương án có thể thực hiện. Hoặc là, Cơ quan có thẩm quyền có thể giới thiệu đương đơn
đến gặp công chứng viên để tìm hiểu xem liệu giấy tờ ấy có thể được công chứng không, và
trong trường hợp đó Apostille có thể được cấp cho giấy tờ sau khi đã được công chứng.

Để biết rõ hơn về các chứng nhận chính thức, xem
các đoạn từ 129 trở đi.

D Bốn loại giấy tờ công được liệt kê trong Điều 1(2)

117 Không thể lập danh sách đầy đủ tất cả các loại giấy tờ công có thể được cấp phát ở các
Quốc gia Ký kết hay là liệt kê các cán bộ và cơ quan được phép cấp giấy tờ công ở những
Quốc gia đó.
13

118 Để định hướng và tạo tính chắc chắn, Công ước Apostille liệt kê bốn loại giấy tờ sau được coi là
b
“a) GiấyApostille Convention hoặcseveral other Hague Conventions) greatly benefits ốc gia,
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
Văn bản công chứng;
Các chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân, ví dụ nh
chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hay ghi nhận một sự
diễn ra vào một ngày nhất định và chứng thực của công chứng viên đối với ch
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
đheld xửthe samelàmanner (công theo pairedđích của reviewước any other Hague Convention).
các nước. Danh sách này chưa phải là tất cả (xem Kết luận & Khuyến nghị số 72 của Ủy ban
39 biThe Conclusions Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commissioncông
establish pháprecommend good practices for Competent Authorities.nằmTheytrong determine được
lifuture workềuto1(2).carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application giấy tờConventionApostillethe world. Thisướcwasđềuacknowledgedtrong
các SpecialấyCommission itselfkê. its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
121 Apostille Convention. The C&Rthuộc từngvital to the continued success do luậtConvention.
References ấtthe quyết made throughout this Handbook together withcáctheQuốc giathe kết.
relevant Special Commission meeting.cách C&Rụngavailable on thegiApostille Section.của Điều
1(2)(a), (b), (c) hay (d), hay dù giấy tờ đó có thuộc loại nào đã nêu hay không. Điều quan
trọng là giấy tờ ấy phải là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia xuất xứ.

b ĐIỀU 1(2)(a): CÁC GIẤY TỜ CÓ NGUỒN GỐC TỪ MỘT CƠ QUAN HAY CÁN BỘ CÓ
LIÊN HỆ VỚI TOÀ ÁN HAY CƠ QUAN TÀI PHÁN CỦA QUỐC GIA

122 Thuật ngữ “toà án” (trong văn bản tiếng Pháp là “juridiction”) cần được hiểu theo nghĩa
rộng và có thể áp dụng cho không chỉ toà tư pháp và toà xét xử mà còn cho cả các toà hành
chính và hiến pháp cũng như toà án tôn giáo. Rõ ràng là các quyết định của toà án thuộc
về loại này. Việc một cá nhân có được coi là người có thẩm quyền hay cán bộ có liên hệ với
toà án hoặc cơ quan tài phán của Quốc gia hay không là do luật pháp của Quốc gia xuất
xứ quyết định. Ví dụ, các luật sư có thể được một số Quốc gia coi là cán bộ hoặc người có
thẩm quyền công và do đó họ có thể cấp phát giấy tờ công, và Apostille có thể được cấp cho
các loại giấy tờ đó. Ở các Quốc gia khác, các luật sư không có quyền cấp phát giấy tờ công
(trong trường hợp đó giấy tờ của họ sẽ được công chứng, và sau đó Apostille sẽ được cấp
cho giấy chứng nhận công chứng ấy).

c ĐIỀU 1(2)(b): GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH

123 Giấy tờ hành chính là giấy tờ được cấp phát bởi cơ quan hành chính. Luật pháp của
Quốc gia xuất xứ sẽ quyết định việc một cá nhân hay đơn vị có phải là cơ quan hành chính
hay không. Lưu ý rằng ở một số Quốc gia khái niệm cơ quan hành chính bao gồm cả các cơ
quan tôn giáo.

Để biết rõ hơn về các giấy tờ tôn giáo, xin xem
đoạn 194.

www.hcch.net > Apostille Section

124 Mặc dù có khác biệt giữa các Quốc gia nhưng giấy tờ hành chính thường bao gồm:

 Giấy khai sinh, chứng tử, đăng ký kết hôn và giấy chứng nhận không cản trở việc |
kết hôn;
 Trích lục từ các hồ sơ đăng ký chính thức (ví dụ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký tài
sản, đăng ký sở hữu trí tuệ, đăng ký dân cư);
 Cấp bản quyền sáng chế hoặc các quyền sở hữu trí tuệ khác;
 Cấp chứng chỉ;
 Chứng nhận y khoa và sức khoẻ;
 Lý lịch tư pháp; và
 Các loại giấy tờ liên quan đến giáo dục (xem các đoạn từ 153 trở đi).

125 Theo Điều 1(3)(b), giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại
hay hải quan không nằm trong phạm vi áp dụng của Công ước (xem các đoạn từ 146 trở đi).

d ĐIỀU 1(2)(c): VĂN BẢN CÔNG CHỨNG (NOTARIAL ACT)

126 Hầu như mọi quốc gia trên thế giới đều có các công chứng viên. Hầu hết các hệ thống
luật dân sự và luật hỗn hợp, và nhìn chung tất cả các hệ thống thông luật đều coi công
chứng viên là chuyên gia pháp lý. Ở một số hệ thống thông luật, các công chứng viên
thường không cần phải là chuyên gia pháp lý mà lại là cán bộ ở các bộ với chức năng và
quyền hạn hạn chế.

127 “Văn bản công chứng” là một văn bản hay chứng nhận do công chứng viên soạn thảo
trong đó quy định hay làm rõ một nghĩa vụ pháp lý hoặc chính thức ghi nhận hay xác minh
một sự thực hay một điều đã được nói ra, thực hiện hay thoả thuận. Khi được chứng thực
bằng chữ ký và con dấu chính thức của công chứng viên, Văn bản công chứng trở thành
giấy tờ công theo điều 1(2)(c) của Công ước.

128 Ở những hệ thống luật pháp mà thuật ngữ “notarial act” không hàm ý là một văn bản
hay chứng nhận do công chứng viên soạn thảo mà nói đến một chức năng mà công chứng
viên được quyền thực hiện theo luật pháp sở tại (ví dụ làm chứng lời thú nhận hay làm lễ
tuyên thệ) thì những giấy tờ chứng thực việc thực hiện chức năng đó (ví dụ bản khai viết
tuyên thệ và lời thú nhận) không được coi là “Văn bản công chứng” theo mục đích của Điều
1(2)(c) của Công ước; thay vì thế, những loại giấy tờ này thuộc phạm vi Điều 1(2)(d).

e ĐIỀU 1(2)(d): CHỨNG NHẬN CHÍNH THỨC

129 Giấy tờ do một cá nhân lập với tư cách cá nhân (ví dụ hợp đồng, lời tuyên thệ, chuyển
nhượng thương hiệu) không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước.

Để biết rõ hơn về các giấy tờ tư, xem các đoạn từ
191 trở đi.

130 Tuy nhiên, luật pháp sở tại có thể quy định trên giấy tờ phải gắn một giấy chứng nhận
do một cán bộ cấp phát, bao gồm cả công chứng viên của Hoa Kỳ, liên hệ đến các khía cạnh
của giấy tờ như là tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ đó, hoặc giấy tờ đó đúng là bản sao
của một giấy tờ khác. Giấy chứng nhận chính thức này là giấy tờ công theo Điều 1(2)(d) của
Công ước.
13

APOSTILLEhat tLIÊNspecia lĐcommissionỨNGoesNHẬN CHÍNH THỨC

38 The Apostille Convention (like severalthother Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which KHÔNG in-depth discussionsquan. considered
assessmentsApostille sẽ important issues relatingủatogithe practicalậnoperation of the Convention.
These meetingsphải gicarefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
với chữ ký. Danh sách đó chưa phải là danh sách đầy đủ. Luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ quyết
định viThemConclusions &đóRecommendations (“C&Rch adopted chính Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
futureCông ước carried outđịnh giấyPermanent Bureau andtrên ContractingQuốcStates. The người
cC&R are extremely valuable th addressing operational issues andquyền. assist theấyuniform
interpretation and applicationđược cấpConvention aroundkhithe world. kèmwas acknowledgednước
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
các giấy tờ này ở nước ngoài.

E Các loại giấy tờ bị loại trừ trong Điều 1(3)

a TÍNH CHẤT CỦA VIỆC LOẠI TRỪ: PHẢI HIỂU THEO NGHĨA HẸP

135 Công ước không áp dụng đối với hai loại giấy tờ sau:

 Giấy tờ được cấp bởi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự; và
 Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến các hoạt động thương mại hay hải quan.

136 Phạm vi các loại giấy tờ công này phải được hiểu theo nghĩa hẹp (Kết luận & Khuyến
nghị số 15 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Mỗi loại này bị loại trừ ra khỏi phạm vi áp dụng của
Công ước vì những mục đích thiết thực và để tránh các thủ tục và tình huống phức tạp khô-
ng cần thiết. Các quy định loại trừ phải được hiểu trên tinh thần này. Việc kiểm tra để xác
định liệu một loại giấy tờ công nào đó có được cấp Apostille hay không phải dựa trên căn
cứ loại giấy tờ công ấy có cần được hợp pháp hoá trước khi Công ước có hiệu lực đối với
Quốc gia đã cấp phát giấy tờ công ấy hay không.

www.hcch.net > Apostille Section

QUY TẮC CƠ BẢN ĐỂ ÁP DỤNG ĐIỀU 1(3)

137 Khó xác định rõ ràng phạm vi của các quy định loại trừ trong Điều 1(3), đặc biệt
là quy định loại trừ ở Điều 1(3)(b). Cách kiểm tra dưới đây có thể giúp định hướng cho
các Quốc gia Ký kết:
Nếu một loại giấy tờ công nào đó đã được hợp pháp hoá ở một Quốc gia trước khi Công ước
Apostille có hiệu lực ở Quốc gia đó thì bây giờ giấy tờ ấy cần được cấp Apostille. Nếu một loại
giấy tờ công nào đó không cần được hợp pháp hoá trước khi Công ước Apostille có hiệu lực thì ở
thời điểm này cũng không cần được cấp Apostille.

138 Cách kiểm tra như trên phản ánh mục đích đã nêu của Công ước nhằm tạo thuận
lợi cho việc lưu thông quốc tế các loại giấy tờ công qua việc miễn hợp pháp hoá. Quy
tắc này không áp dụng đối với các giấy tờ công được mang đến các Quốc gia không
phải là Thành viên, vì đối với các Quốc gia đó các yêu cầu chứng thực hiện hành vẫn
được áp dụng.

b ĐIỀU 1(3)(a): GIẤY TỜ DO VIÊN CHỨC LÃNH SỰ
HOẶC NGOẠI GIAO CẤP PHÁT

1 Giới thiệu

139 Quy định loại trừ này nhằm tạo thuận tiện trong thực tế vì giấy tờ do viên chức ngoại
giao hay viên chức lãnh sự cấp phát thường được coi là giấy tờ nước ngoài ở Quốc gia mà
các giấy tờ đó được cấp phát (ví dụ giấy tờ do viên chức ngoại giao của Đại sứ quán Ác-hen-
ti-na ở Hà Lan cấp là giấy tờ của Ác-hen-ti-na chứ không phải của Hà Lan). Việc xin cấp
Apostille cho những giấy tờ dạng này đòi hỏi phải gửi giấy tờ về Cơ quan có thẩm quyền ở
nước cử của viên chức ngoại giao hay viên chức lãnh sự đó (tức là phải gửi về Ác-hen-ti-na
trong ví dụ nêu trên).15 Do đó, việc áp dụng các quy định của Công ước cho những giấy tờ
loại này là không thích hợp vì mục đích của Công ước là tạo thuận lợi cho việc lưu thông
giấy tờ ở nước ngoài.

15 Có thể có người nghĩ rằng trở ngại này có thể khắc phục bằng cách cho phép các Quốc gia chỉ định Đại sứ quán
hoặc Lãnh sự quán làm Cơ quan có Thẩm quyền theo Công ước, qua đó trao cho các cơ quan này quyền được cấp
Apostille. Mặc dù Công ước không hoàn toàn loại trừ điều này, nhưng một hệ thống như thế sẽ làm mở rộng khái
niệm cơ bản là nền tảng của Công ước (Điều 1(1)), theo đó giấy tờ công được cấp Apostille bởi Cơ quan có thẩm
quyền của Quốc gia “trong lãnh thổ” mà giấy tờ công được cấp phát. Các giấy tờ do Đại sứ quán và Lãnh sự quán
cấp là cấp “trên lãnh thổ” của Quốc gia chủ nhà (chứ không phải ở Quốc gia mà Đại sứ quán hay Lãnh sự quán đang
đại diện), mặc dù chủ quyền của Quốc gia chủ nhà không mở rộng đến địa giới và văn khố của Đại sứ quán hay
Lãnh sự quán. Do đó, cũng từ quan điểm này mà việc loại trừ các giấy tờ do cơ quan lãnh sự hay ngoại giao cấp ra
khỏi phạm vi Công ước là hoàn toàn hợp lý. Vì lẽ đó, cũng không có gì ngạc nhiên khi đến nay mới chỉ có một Quốc
gia Ký kết (Tonga) chỉ định Các Cơ quan Đại diện Ngoại giao của mình làm Cơ quan có thẩm quyền.
13

giao hay viên chức lãnh sự cấp phát. Nếu cần xuất trình giấy tờ loại đó ở Quốc gia nơi viên
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012ểwas the firstgiấy dedicatedchính thức liên
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. Intờlight ngoài, verycácpositive 175
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
141 Việc cung cấp dịch vụ công chứng là một chức năng lãnh sự truyền thống được công
nhận The Conclusions Recommendations24/4/1963 adopted by LãnhSpecial(vớiCommissionkhông
establish mâurecommend good practicesquy Competent Authorities.16 Theo determinechung,
chứng nhận công carried được chấpPermanent Bureau andviên ContractingsựStates.cấp giấy đó
C&Rkhôngextremely valuablenàoaddressing operational issueskhônggreatly assistởng uniform ức
ninterpretation andmapplicationức lãnhConvention around côngworld. This was acknowledgedtiếp
tthe Special Commission itselfCông 2012 meeting (C&R NoQuốc andnơi cánthe more important
givenchức tráchlarge numberVìof Competent Authorities xuấtofficials involved đượcoperation of
ởthe Apostille Convention.khác cóC&R thựcthusệnvitalột trongcontinued successếnofcôngConvention.
ởReferences xuất C&R are made throughoutquán Handbook together Quốc yeartiếptheận đặt
trelevant Special Commission meeting.xAll C&R are available on the Apostille Section.

CÔNG ƯỚC LONDON

142 Việc loại trừ các giấy tờ do viên chức ngoại giao hay lãnh sự cấp đã đưa
đến việc Hội đồng Châu Âu ký kết Công ước London ngày 7/6/1968 về Miễn Hợp
pháp hoá Giấy tờ do viên chức Ngoại giao hay Viên chức Lãnh sự Cấp. Khác với Công
ước Apostille, Công ước London không thay thế quy trình hợp pháp hoá
bằng một quy trình đơn giản hóa, mà bãi bỏ hoàn toàn mọi yêu cầu hợp pháp
hoá. Để biết thêm về Công ước London, xin truy cập trang mạng của Hội
đồng Châu Âu < www.coe.int >.

2 Giấy tờ hộ tịch do các Đại sứ quán và Lãnh sự quán cấp

143 Các Đại sứ quán và Lãnh sự quán thực hiện nhiều chức năng liên quan đến các sự kiện
trong cuộc sống của công dân của nước cử (ví dụ sinh, tử, hôn nhân).

16 Hệ thống Điều ước Liên Hiệp Quốc, Tập 596, tr. 261.

www.hcch.net > Apostille Section

144 Vị trí địa lý của sự kiện là yếu tố chính cần được xem xét để quyết định cơ quan nào
chịu trách nhiệm ghi nhận sự kiện này lúc đầu. Thông thường, các cơ quan địa phương cấp
giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn và giấy chứng tử bất kể quốc tịch của cá
nhân liên quan (ví dụ một cơ quan của Thụy Sĩ sẽ cấp giấy khai sinh cho một đứa trẻ có cha
mẹ là người Úc đang sinh sống ở Thụy Sĩ). Ngoài các cơ quan địa phương, các Đại sứ quán
và Lãnh sự quán nước ngoài đặt tại Quốc gia nơi xảy ra sự kiện (ví dụ Đại sứ quán hay Lãnh
sự quán Úc ở Thụy Sĩ) cũng có thể chịu trách nhiệm cấp giấy tờ liên quan đến sự kiện đó
(ví dụ như giấy tờ công dân và căn cước) theo luật pháp của nước cử nếu sự kiện ấy có liên
quan đến công dân của nước cử. Theo Điều 1(3)(a), những loại giấy tờ này không nằm trong
phạm vi hiệu lực của Công ước.

145 Mặt khác, trong khuôn khổ các dịch vụ được cung cấp cho công dân của mình ở nước
tiếp nhận, các Đại sứ quán và Lãnh sự quán ở nước ngoài cũng có thể hỗ trợ xin cấp giấy tờ
hộ tịch từ nước cử, chẳng hạn như trích lục đăng ký hộ tịch do cơ quan ở nước cử quản lý
(ví dụ Lãnh sự quán Estonia ở Hoa Kỳ xin cấp giấy khai sinh cho một công dân Estonia được
sinh ra ở Estonia nhưng hiện sinh sống tại Hoa Kỳ). Những loại giấy tờ này nằm trong phạm
vi hiệu lực của Công ước vì không phải là giấy tờ do Đại sứ quán hay Lãnh sự quán “cấp”
mà chỉ là được chuyển bởi các cơ quan này. Trong những tình huống như vậy, luật pháp của
nước cử sẽ quyết định liệu giấy tờ đó có phải là giấy tờ công hay không theo mục đích của
Công ước Apostille, và theo đó có thể cấp Apostille cho giấy tờ ấy. Về phương diện này, cần
lưu ý rằng một số Quốc gia không yêu cầu phải có Apostille cho các bản trích lục giấy tờ công
nước ngoài do các Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước ngoài đặt tại lãnh thổ của mình đưa ra.

c ĐIỀU 1(3)(b): GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN TRỰC TIẾP ĐẾN CÁC HOẠT
ĐỘNG THƯƠNG MẠI HOẶC HẢI QUAN

146 Quy định loại trừ này cần được hiểu theo nghĩa hẹp – nguyên tắc cơ bản là nếu một
giấy tờ hành chính đã được hợp pháp hoá trước khi Công ước có hiệu lực ở Quốc gia nơi
giấy tờ đó được cấp phát thì giờ đây giấy tờ đó sẽ được cấp Apostille theo Công ước Apos-
tille (xem đoạn 137).

147 “Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến các hoạt động thương mại hoặc hải quan”
bị loại trừ ra khỏi phạm vi hiệu lực của Công ước vì các Quốc gia đàm phán Công ước (chủ
yếu là các Quốc gia Châu Âu, xem lại đoạn 1) đã không yêu cầu các giấy tờ đó phải được hợp
pháp hoá, hoặc đã có thủ tục đơn giản hoá cho việc xuất trình các giấy tờ đó (ví dụ, theo Điều
VIII(1)(c) của Hiệp định Chung về Thuế quan và Thương mại năm 1947, theo đó các Quốc gia
Thành viên thống nhất công nhận “sự cần thiết phải giảm thiểu ảnh hưởng và tính chất phức
tạp của các thủ tục xuất nhập khẩu, đồng thời giảm bớt và đơn giản hoá các yêu cầu về giấy
tờ xuất nhập khẩu”). Về cơ bản, các Quốc gia đàm phán không muốn áp đặt thêm thủ tục
khi mà các thủ tục đó vốn đã không tồn tại (xem Báo cáo Diễn giải ở Phần B, I. Điều 1).17 Tuy
nhiên, tình hình đã thay đổi nhiều từ khi Công ước được ký kết: đại đa số các Quốc gia Ký kết
đã không tham gia đàm phán Công ước, và một số Quốc gia vẫn yêu cầu giấy tờ hành chính
liên quan trực tiếp đến các hoạt động thương mại và hải quan phải được hợp pháp hoá.

148 Trên thực tế, một số Quốc gia Ký kết vẫn áp dụng Công ước đối với giấy tờ hành chính
có vai trò quan trọng trong các hoạt động thương mại liên quốc gia, ví dụ như các giấy phép
xuất/nhập khẩu, chứng nhận nguồn gốc, chứng nhận về an toàn và sức khoẻ (xem Kết luận
& Khuyến nghị số 15 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

17 Xem phần thảo luận trong bài “Các khía cạnh của Công ước Apostille – Bài viết nêu quan điểm của GS Peter
Zablud RFD, Dist.FANZCN đại diện cho Hội công chứng viên Úc và New Zealand”, Info. Doc. Số 5 tháng 11/2012
trình lên Ủy ban Đặc biệt tháng 11/2012 về hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille.
13

b w hat t he specia l commission d oes
ÁP DỤNG CÔNG ƯỚC CHO CÁC GIẤY TỜ THƯƠNG MẠI VÀ
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments many importantCôngissues relatingttohànhpractical operation of the Convention.
These meetings arehocarefullythprepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sentgiấyMemberstheo luậtHague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives hợpCompetent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009,Khi Apostille Convention was revieweddụngconjunctioncơwith several other Hague
Conventions nêu trongco-operation).làThe meeting inấy2012công nàotheđófirst to be dedicated
exclusively hợp practicaltrưoperationCông the Apostille Convention. In light of the very positive
experiencenên đthat meeting, theởSpecial Commission recommended that the next meeting be
heldáp dụngsamevớimanner (i.e.công sbeđưpairedất trìnhthe review gia khô-other Hague Convention).
ng phải là Thành viên, vì ở các Quốc gia đó những yêu cầu chứng thực
39 The Conclusions ực.Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
151 SpecialápCommission itselfchoitsnh2012 meeting (C&R Noợp6(a)), and isỗall chomoreụcimportant
cgivenCông very miễnnumberphápCompetenttạoAuthorities cho officials involvedấy tthe operation
ngoàiApostille Convention. hiểuC&R are đượcvital nhận continued successbiệt (KếtConvention.
References to the77C&R Ủymade throughout thisKếtHandbookKhuyến nghị the year Ủytheban Đặc
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
152 Trường hợp một hiệp định tự do thương mại được áp dụng, thì các giấy tờ liên quan
đến hoạt động hải quan (ví dụ giấy chứng nhận nguồn gốc) thường không bị yêu cầu hợp
pháp hoá hay thực hiện thủ tục tương tự vì các thủ tục hải quan đã được đơn giản hoá và
hài hoà hoá. Trong hầu hết các trường hợp, cơ quan hải quan sẽ xác minh nguồn gốc các
giấy tờ này bằng cách liên hệ với cơ quan liên quan ở Quốc gia xuất khẩu.18

F Các trường hợp cụ thể

a GIẤY TỜ HỘ TỊCH

153 Giấy tờ hộ tịch – bao gồm giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bản án ly hôn và giấy
chứng tử – thuộc phạm vi “giấy tờ hành chính” theo điều 1(2)(b) (xem các đoạn từ 123 trở
đi) và do đó được coi là giấy tờ công theo mục đích của Công ước.

18 Xem Công ước Quốc tế về Đơn giản hoá và Hài hoà hoá các Thủ tục Hải quan (đã được sửa đổi) (Công ước Kyoto) được
thông qua vào năm 1974 và sửa đổi vào năm 1999 (có hiệu lực ngày 03/02/2006).

www.hcch.net > Apostille Section

b BẢN SAO

1 Bản sao có chứng nhận của giấy tờ công gốc

154 Các Quốc gia Ký kết có cách làm khác nhau liên quan đến việc áp dụng Công ước đối
với các bản sao có chứng nhận của giấy tờ công;

 Trong một số trường hợp, nội luật có thể yêu cầu một giấy tờ công (ví dụ giấy khai
sinh hay bản án) phải được lưu tại cơ quan cấp phát. Tuy nhiên, cơ quan cấp phát có
thể cấp sao y bản gốc (có thể được gọi là “bản sao có chứng nhận”, “bản sao chính
thức”, “trích lục có xác nhận”, v.v…). Trong những trường hợp này, có thể cấp Apos-
tille để chứng thực cho bản sao.
 Trong một số trường hợp, một bên thứ ba (ví dụ một công chứng viên) có thể được
quyền chứng nhận một bản sao của giấy tờ công. Trong những trường hợp như thế,
Apostille thường được cấp để chứng thực nguồn gốc của giấy chứng nhận do bên
thứ ba cấp (ví dụ một giấy chứng nhận công chứng), mặc dù một số Quốc gia cho
phép Apostille được cấp để chứng thực nguồn gốc của giấy tờ gốc.

155 Ủy ban Đặc biệt đã lưu ý rằng những cách làm khác nhau này dường như không gây
ra vấn đề gì trong thực tiễn (Kết luận & Khuyến nghị số 74 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

156 Ở một số Quốc gia, việc lập bản sao của một số loại giấy tờ công là hành vi bị ngăn cấm.

Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận chính thức,
xem các đoạn từ 129 trở đi.

2 Bản photocopy đơn giản

157 Công ước có thể được áp dụng đối với một bản photocopy đơn giản của giấy tờ công
(tức là một bản chụp lại không có chứng nhận) nếu luật pháp của Quốc gia xuất xứ coi chính
bản photocopy là giấy tờ công theo mục đích của Công ước (Kết luận & Khuyến nghị số
73 của Ủy ban Đặc biệt 2009, trong đó lưu ý rằng ít nhất đã có một Quốc gia làm theo cách
này). Trong trường hợp như vậy, Apostille có thể được cấp cho bản photocopy đơn giản đó.
Tuy nhiên, trong hầu hết mọi trường hợp, bản photocopy đơn giản không phải là giấy tờ
công và do đó sẽ cần phải được chứng nhận phù hợp trước khi được cấp Apostille.

Để biết rõ hơn về bản sao có xác nhận, xem các
đoạn từ 154 trở đi.

3 Bản scan

158 Công ước có thể áp dụng cho một bản sao điện tử của giấy tờ công được thực hiện
bằng cách scan giấy tờ công nếu luật pháp của Quốc gia xuất xứ coi chính bản scan là giấy
tờ công theo mục đích của Công ước. Luật pháp có thể quy định rằng bản scan chỉ được coi
là giấy tờ công nếu công việc scan được thực hiện bởi một cơ quan (ví dụ như cơ quan cấp
phát giấy tờ gốc hay do Cơ quan có thẩm quyền thực hiện).

159 Tuy nhiên, ở hầu hết các Quốc gia bản scan không phải là giấy tờ công. Dù vậy, vẫn có
thể xác nhận bằng phương tiện điện tử cho bản scan (ví dụ bằng cách công chứng điện tử
hay qua hình thức chứng thực điện tử khác do luật sư, cán bộ bưu chính, cán bộ ngân hàng,
v.v… thực hiện). Khi điều này được áp dụng, bản chứng nhận điện tử trở thành giấy tờ
công theo mục đích của Công ước với điều kiện luật pháp của Quốc gia nơi cấp chứng nhận
điện tử coi đó là giấy tờ công theo mục đích của Công ước.

Để biết rõ hơn về giấy tờ công điện tử, xem các
đoạn từ 170 trở đi.
13

c CÁC VẤN ĐỀ TỘI PHẠM VÀ DẪN ĐỘ
b w hat t he specia l commission d oes
160 Trong Công ước không hề có điều khoản loại trừ việc áp dụng đối với giấy tờ liên quan
đến The Apostille Convention (like severalchung,Hague Conventions)hgreatly benefitsthường
from Special Commissionquanmeetings, which allowquanin-depth discussionsvậyand consideredạm
assessments 1(2)(a) important issues relating tolothe practical operation ” theoConvention.
These meetingstừ 123carefully preparedcác giấyPermanentthBureau, typicallygiấy thecông theo mục
đíchcomprehensiveướcQuestionnaire sentcấp Apostille.of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
161numerous experts, including representativesướcCompetent Authorities.vớiThe Specialcầu dẫn
đCommission Khuyếnon three occasions, 2003, 20092012).2012 (at thetmeetings yêu2003 đó
and 2009, the Apostille Convention viên,reviewedphápconjunctionthẩm several other Hague
Conventions 1(2)(a) co-operation).Các gimeeting in 2012đwasỗtheợfirst yêu cdedicatedđộ cũng có
to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience ofphápmeeting, QuốcSpecialKýCommission recommended that thehình meeting bethực
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine

C&RtrongextremelydẫnvaluableHoaaddressing operational issues mộtgreatlyloạiassist the uniform
đinterpretationlàm applicationkèmthe Convention aroundcủathe world. ngoại acknowledgedchức
lãnhSpecial Commission itself ốc gia2012 meeting (C&Rdung 6(a)), andrằng các moretờimportant
dgiven the verythlarge numbernhậnCompetent Authorities andđó.officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
Referencesra, theCông ước Apostillethroughout ảnhHandbookếntogether withQuốcyear tiếp nhận
relevant Special Commission meeting. giáC&Rlàm availablecủa the Apostille Sectionngoài, nên
cũng không có điều gì trong Công ước ngăn cản Quốc gia đó áp đặt các yêu cầu bổ sung đối
với việc xuất trình một số loại giấy tờ công nào đó ở lãnh thổ của họ để các giấy tờ công đó
được thừa nhận là bằng chứng hay được công nhận giá trị làm chứng.

Để biết rõ hơn về chấp nhận, thụ lý và giá trị làm
chứng của giấy tờ công liên quan, xem đoạn 27.

d CÁC GIẤY TỜ LIÊN QUAN ĐẾN GIÁO DỤC (BAO GỒM VĂN BẰNG)

1 Giới thiệu

163 Các cơ sở giáo dục cấp phát nhiều loại giấy tờ, trong đó có các chứng chỉ (công nhận
tham gia khoá học, công nhận thành tích), văn bằng và trích lục học bạ (ví dụ bảng điểm).

164 Ở một số Quốc gia, giấy tờ liên quan đến giáo dục có thể được coi là giấy tờ công theo
mục đích của Công ước Apostille căn cứ theo vị thế của cơ sở giáo dục cấp phát với tư cách
là một cơ quan hành chính hay một cơ sở đã được kiểm định.19 Ở các Quốc gia khác, giấy tờ
liên quan đến giáo dục có thể được coi là giấy tờ tư, trong trường hợp đó những giấy tờ này
cần phải được xác nhận trước khi có thể được cấp Apostille.

Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận chính thức,
xem các đoạn từ 129 trở đi.

19 Xem phần thảo luận trong bài “Áp dụng Công ước Apostille cho các Văn bằng, bao gồm các loại do những ”trường
rởm” cấp”, Prel. Doc. Số 5 tháng 12/2008 được trình lên Ủy ban Đặc biệt vào tháng 2/2009 về hoạt động thực tiễn
của các Công ước La Hay về Apostille, Tống đạt, Bằng chứng và Tiếp cận Công lý, được đăng tải trên trang mạng
của Hội nghị La Hay ở Mục Apostille, dưới nội dung “Apostille và Văn bằng”.

www.hcch.net > Apostille Section

2 Giấy tờ gốc hoặc bản sao có chứng nhận

165 Vì việc gắn Apostille lên các văn bằng gốc là điều thường không thực tế và không ai
mong muốn nên các Quốc gia áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để tạo ra các bản sao
văn bằng phục vụ cho mục đích cấp Apostille, ví dụ thông qua việc cấp bản sao có chứng
nhận. Phương pháp và giá trị pháp lý của việc cấp các bản sao như vậy có thể khác nhau
tuỳ thuộc vào luật pháp của Quốc gia nơi cấp bản sao. Ở một số Quốc gia, các bản sao có
chứng nhận được chuẩn bị và các chứng nhận đó sẽ được cấp Apostille chứ không phải là
văn bằng gốc.

Để biết rõ hơn về bản sao, xem các đoạn từ 154
trở đi.

3 Hiệu lực của Apostille được cấp cho giấy tờ liên quan đến giáo dục

166 Giống như đối với bất kỳ giấy tờ công nào khác, hiệu lực của Apostille được cấp cho
giấy tờ liên quan đến giáo dục chỉ giới hạn trong việc xác minh nguồn gốc của giấy tờ chứ
không phải nội dung. Do đó, nếu Apostille được cấp trực tiếp cho giấy tờ liên quan đến
giáo dục thì Apostille đó sẽ chứng thực chữ ký của cán bộ đã ký và/hoặc con dấu của cơ sở
học thuật đã cấp văn bằng đó. Tuy nhiên, nếu Apostille là dành cho chứng nhận được cấp
cho giấy tờ liên quan đến giáo dục (chứ không phải dành cho chính giấy tờ giáo dục ấy) thì
Apostille sẽ chỉ chứng thực nguồn gốc của chứng nhận đã nói mà thôi chứ không chứng
thực cho nguồn gốc của giấy tờ liên quan đến giáo dục.

Để biết rõ hơn về hiệu lực hạn chế của Apostille,
xin xem các đoạn từ 24 trở đi.

4 Các văn bằng đã được công chứng (bao gồm cả những loại do “trường rởm” cấp)

167 Các Cơ quan có thẩm quyền đôi khi vẫn được đề nghị cấp Apostille cho giấy chứng
nhận công chứng chứng nhận tính chứng thực của giấy tờ giáo dục đi kèm. Vì hiệu lực của
Apostille chỉ giới hạn đến nguồn gốc của giấy tờ có liên quan nên đây là điều được phép
thực hiện nếu giấy chứng nhận công chứng được coi là giấy tờ công theo luật pháp của
Quốc gia xuất xứ theo mục đích của Công ước Apostille.

168 Nhiều Quốc gia đã bày tỏ quan ngại về chứng chỉ đào tạo giả mạo do các “trường rởm”
cấp phát. Các loại văn bằng giả mạo đó có thể được hưởng lợi từ quy trình Apostille thông
qua khâu công chứng. Nếu giấy chứng nhận công chứng cấp cho giấy tờ giáo dục giả mạo
là hợp lệ thì trong Công ước không có quy định nào ngăn cản việc cấp Apostille cho giấy
chứng nhận công chứng ấy, mặc dù luật pháp sở tại có thể cho phép hoặc yêu cầu Cơ quan
có thẩm quyền từ chối cấp Apostille nếu nghi ngờ có gian lận (xem đoạn 206).

169 Ủy ban Đặc biệt đã bày tỏ quan ngại sâu sắc về thực tiễn sử dụng Apostille để tìm cách
làm cho giấy tờ giả mạo trở thành hợp pháp. Dù vẫn ghi nhận rằng Apostille không chứng
thực nội dung của giấy tờ công đi kèm và do đó không thể làm cho văn bằng chứng chỉ
giả trở thành hợp pháp được nhưng Ủy ban Đặc biệt cũng lưu ý rằng các Cơ quan có thẩm
quyền có thể thực hiện thêm những bước ngoài quy trình cấp Apostille để xử lý các tình huống
gian lận hay các trường hợp lạm dụng Apostille khác (Kết luận & Khuyến nghị số 84 của
Ủy ban Đặc biệt 2009). Các bước này có thể bao gồm chuyển vấn đề lên cơ quan hữu quan ở
Quốc gia đó để điều tra thêm và có thể truy tố.

Để biết rõ hơn về vai trò của Cơ quan có thẩm
quyền trong việc chống gian lận, xem các đoạn từ
58 trở đi.
13

e GIẤY TỜ ĐIỆN TỬ
b w hat t he specia l commission d oes
ử bằng cách sử dụng chữ ký điện tử. Ngày càng có nhiều giấy tờ công được
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

173 Ở một số Quốc gia, bản sao điện tử của giấy tờ công (được thực hiện bằng cách scan
bản gốc) cũng có thể được coi là giấy tờ công theo mục đích của Công ước.

Để biết rõ hơn về bản scan, xin xem các đoạn từ
158 trở đi.

f GIẤY TỜ ĐÃ HẾT HIỆU LỰC

174 Một số giấy tờ công được ghi rõ chỉ có giá trị trong một thời hạn nhất định (ví dụ lý lịch
tư pháp, giấy tờ căn cước, giấy tờ đi lại, lệnh tạm thời của toà án). Mặc dù việc hết thời hạn
có thể khiến giấy tờ công đó không còn hiệu lực ở Quốc gia xuất xứ nữa nhưng lại không
làm mất đi tính chất công của giấy tờ trừ khi có quy định khác trong luật pháp của Quốc
gia xuất xứ. Chừng nào giấy tờ hết hạn đó vẫn được coi là giấy tờ công thì giấy tờ đó vẫn có
thể được cấp Apostille. Kết quả này nhấn mạnh quan điểm rằng Apostille chỉ chứng thực
nguồn gốc chứ không phải nội dung của giấy tờ công đi kèm và không có hiệu lực đối với
việc chấp nhận, thụ lý hoặc giá trị làm chứng của giấy tờ công đi kèm ở Quốc gia tiếp nhận.

Để biết rõ hơn về hiệu lực hạn chế của Apostille,
xem các đoạn từ 24 trở đi.

g GIẤY TỜ NƯỚC NGOÀI

175 Cơ quan có thẩm quyền chỉ được phép cấp Apostille cho giấy tờ công có nguồn gốc từ
Quốc gia mình (Điều 3(1)). Cơ quan có thẩm quyền không được phép cấp Apostille cho giấy
tờ công nước ngoài.

www.hcch.net > Apostille Section

176 Cần phân biệt điều này với tình huống một Quốc gia Ký kết chỉ định một Cơ quan có
thẩm quyền đặt tại lãnh thổ của một Quốc gia khác (dù đó có phải là Quốc gia Ký kết hay
không). Ví dụ, một Quốc gia Ký kết có thể chỉ định cơ quan đại diện thương mại hoặc lãnh
sự của mình ở một Quốc gia khác cấp Apostille cho một số loại giấy tờ công thường được
xuất trình ở Quốc gia đó. Cách làm như vậy không có gì mâu thuẫn với Công ước miễn là:

 Cơ quan có thẩm quyền chỉ cấp Apostille cho các loại giấy tờ công mà mình có thẩm
quyền cấp Apostille; và
 Cơ quan có thẩm quyền có thể xác minh được nguồn gốc của từng giấy tờ công được
cấp Apostille.

177 Cũng cần lưu ý rằng giấy tờ công được cấp phát ở một Quốc gia có thể được chứng
nhận ở một Quốc gia khác. Sau đó, những chứng nhận dạng này có thể được cấp Apostille
hợp lệ ở Quốc gia khác đó – với điều kiện Công ước phải có hiệu lực ở Quốc gia ấy và giấy
chứng nhận được coi là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia đó.

Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận chính thức,
xem các đoạn từ 129 trở đi.

h GIẤY TỜ BẰNG TIẾNG NƯỚC NGOÀI

178 Luật pháp của Quốc gia xuất xứ quyết định liệu một giấy tờ được cấp bằng một ngôn
ngữ không phải là ngôn ngữ chính thức của Quốc gia đó có thể được coi là giấy tờ công
hay không. Một số Quốc gia có thể giới hạn giấy tờ công phải là giấy tờ được cấp phát bằng
ngôn ngữ (hoặc một trong các ngôn ngữ) chính thức. Ở các Quốc gia khác, luật pháp không
xác định một ngôn ngữ chính thức. Apostille có thể được viết bằng ngôn ngữ chính thức
của Quốc gia xuất xứ và không thể vì lý do này mà không được chấp nhận. Tuy nhiên, luật
pháp của Quốc gia tiếp nhận quyết định mức độ hiệu lực của giấy tờ công đi kèm bằng
tiếng nước ngoài.

Để biết rõ hơn về yêu cầu ngôn ngữ đối với Apos-
tille, xem các đoạn 251 và 259.

179 Ví dụ, nếu Văn bản công chứng được cấp bằng một ngôn ngữ không phải là ngôn ngữ
chính thức của Quốc gia xuất xứ thì vẫn có thể cấp Apostille cho Văn bản công chứng đó.
Cơ quan có thẩm quyền không nhất thiết phải biết hay hiểu nội dung trong Văn bản công
chứng thì mới có thể cấp Apostille – điều quan trọng là Cơ quan có thẩm quyền có khả năng
đánh giá được nguồn gốc của Văn bản công chứng (chứ không phải là nội dung) trước khi
cấp Apostille. Như đã nói ở trên, luật pháp sở tại có thể ngăn cản việc cấp Apostille cho một
số giấy tờ không được lập bằng ngôn ngữ (hoặc một trong những ngôn ngữ) chính thức của
Quốc gia xuất xứ.

i CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ

180 Công ước Apostille không đề cập trực tiếp đến các loại giấy tờ do các tổ chức quốc tế
cấp phát (ví dụ như các tổ chức liên chính phủ hay liên quốc gia). Một số tổ chức này thường
xuyên cấp phát giấy tờ có đặc tính của giấy tờ công, ví dụ như bằng sáng chế, giấy tờ toà án,
giấy tờ giáo dục và các giấy tờ hành chính khác. Những giấy tờ này có thể phải xuất trình ở
Quốc gia nơi đặt trụ sở của tổ chức đó (Quốc gia chủ nhà) hoặc ở một Quốc gia khác. Trong
cả hai trường hợp, nguồn gốc của giấy tờ có thể cần được chứng thực. Hiện nay Văn phòng
Thường trực đang xem xét cách xử lý với giấy tờ do các tổ chức quốc tế cấp theo hướng tìm
khả năng áp dụng Công ước Apostille cho các loại giấy tờ này (xem Kết luận & Khuyến nghị
số 17 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Trừ khi và cho đến khi các tổ chức quốc tế được đưa trực tiếp
vào hệ thống Apostille, các phương pháp sau đây có thể được áp dụng bởi các Quốc gia Ký
kết để gián tiếp đưa giấy tờ do các tổ chức này cấp phát vào hệ thống Apostille:
13

 Luật pháp của Quốc gia chủ nhà coi chính giấy tờ đó là giấy tờ công (có thể trên cơ
sở một hiệphatđịnh giữaspecia l commissionchứcoesđó). Trong trường hợp này, giấy tờ
đó có thể được cấp Apostille bởi Cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia chủ nhà với
38 The Apostille Conventionnhà(likephảiseveral otherchữHaguevàConventions) nhữngbenefits cấp phát
fromnhững Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments trênmanyấyimportantểissues relatingthực practical operation of the Convention.
These meetings carefullyậnprepared ứng Permanent Bureau,Apostille bởithe quan có
a comprehensive Questionnaire sent nhà.Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
181numerous experts,tổincluding representatives of Competent Authorities.được Special hệ thống
hCommissionbằng cáchon three occasions,ký/con2003,c2009 and 2012 (attrongmeetings in mình
cho 2009, the Apostille Convention wascủareviewed ốcconjunctionsẽwith several othertờHague
Conventions nhà.legal co-operation).giấy meeting introng was cán firstđó cấpdedicatedất trình ở
exclusivelycác Quốcpracticalnóioperation Đạithe ApostillehoặcConvention.quánlight ofquanvery positivethực
ấy tờ đang được xem xét. Đối với các tổ chức lớn hơn, có thể việc gửi mẫu con dấu/ch
cheldtất thecácsame mannercác Đnotsứ pairedvà Lãnh sựreview of không khảHague Convention).ờng
hợp đó thì trước hết có thể giấy tờ sẽ cần phải được chứng thực bởi một cán bộ trung gian
39
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

k NHIỀU GIẤY TỜ

183 Một Apostille chỉ chứng thực cho chữ ký/con dấu của duy nhất một cán bộ hay cơ quan.
Trong trường hợp có nhiều giấy tờ công được cấp bởi các cán bộ/cơ quan khác nhau được
trình xin Apostille thì phải cấp riêng một Apostille cho mỗi chữ ký và/hoặc con dấu cần
chứng thực. Trong những tình huống như vậy, Ủy ban Đặc biệt gợi ý rằng những Cơ quan
có thẩm quyền có thu phí cấp Apostille nên thu một mức phí gộp ưu đãi cho việc cấp Apos-
tille cho nhiều giấy tờ thay vì thu riêng phí đối với từng giấy tờ được cấp Apostille (xem Kết
luận & Khuyến nghị số 20 của Ủy ban Đặc biệt 2003).

Để biết rõ hơn về mức phí cho nhiều giấy tờ, xem
đoạn 277.

184 Về nguyên tắc, một Apostille chứng thực nguồn gốc của một giấy tờ công duy nhất
(như đã nêu trong Điều 5 và theo câu chữ của Giấy Chứng nhận Apostille Mẫu). Trên thực
tế, một số Cơ quan có thẩm quyền vẫn cấp một Apostille duy nhất cho nhiều giấy tờ được
cấp phát bởi cùng một cán bộ/cơ quan để có thể cung cấp dịch vụ Apostille với chi phí giảm
cho đương đơn. Có một giải pháp khác cho vấn đề này là đương đơn mang tập giấy tờ
đó đi công chứng, và khi đó có thể cấp một Apostille duy nhất cho giấy chứng nhận công
chứng ấy.

Để biết rõ hơn về chứng thực công chứng, xem các
đoạn từ 129 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

l NHỮNG GIẤY TỜ CÓ TÍNH CHẤT XÚC PHẠM

185 Vì giấy tờ công được xác định qua thẩm quyền cấp phát nên tính chất xúc phạm trong
nội dung của giấy tờ đó không làm mất đi tính chất công trừ trường hợp có quy định khác
bởi luật pháp của Quốc gia xuất xứ. Tuy nhiên, theo quy trình nội bộ, Cơ quan có thẩm
quyền có thể từ chối cấp Apostille cho một giấy tờ công có nội dung mang tính chất xúc
phạm.

Để biết rõ hơn về từ chối cấp Apostille, xin xem
các đoạn từ 204 trở đi.

m CÁC GIẤY TỜ ĐÃ CŨ

186 Thời gian tồn tại của giấy tờ không làm mất đi tính chất công của giấy tờ ấy, trừ trường
hợp có quy định khác bởi luật pháp của Quốc gia xuất xứ (tham khảo “giấy tờ hết hiệu lực”
ở đoạn 174).

187 Trên thực tế, Cơ quan có thẩm quyền khó có thể xác minh được nguồn gốc của một
giấy tờ đã cũ. Để khắc phục khó khăn này, cơ quan cấp phát (hay cơ quan kế thừa) có thể
chứng nhận tính xác thực của giấy tờ đó, và khi ấy giấy chứng nhận chính thức của cơ quan
đó sẽ trở thành giấy tờ công theo mục đích của Công ước Apostille.

Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận chính thức,
xem các đoạn từ 129 trở đi.
Để biết rõ hơn về xác minh nguồn gốc của giấy tờ
công, xem các đoạn từ 214 trở đi.

n HỘ CHIẾU VÀ CÁC GIẤY TỜ NHẬN DẠNG KHÁC

188 Hộ chiếu và các giấy tờ khác dùng để nhận dạng người được cấp giấy tờ có thể là giấy
tờ công theo mục đích của Công ước nếu luật pháp của Quốc gia xuất xứ coi là như vậy.
Tuy nhiên, vì việc gắn Apostille lên giấy tờ nhận dạng gốc là không thực tế (hoặc không
được phép) nên các Quốc gia có thể áp dụng các biện pháp khác nhau để cấp bản sao của
những giấy tờ đó cho mục đích chứng thực. Luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ quy định về
phương pháp tạo ra các bản sao cũng như giá trị pháp lý của các bản sao đó.

189 Ủy ban Đặc biệt đã lưu ý rằng các Quốc gia có thể từ chối cấp Apostille cho các bản sao
có chứng nhận của giấy tờ công tuỳ theo chính sách công của mình (Kết luận & Khuyến nghị
số 11 của Ủy ban Đặc biệt 2003).

Để biết rõ hơn về bản sao, xem các đoạn từ 154
trở đi.
Để biết rõ hơn về từ chối cấp Apostille trên cơ sở
chính sách công, xem các đoạn từ 207 trở đi.
Để biết rõ hơn về gắn Apostille lên giấy tờ công đi
kèm, xem các đoạn từ 265 trở đi.
13

o BẰNG SÁNG CHẾ VÀ CÁC GIẤY TỜ KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN
b QUYhatSỞ HỮUspecia l commission d oes
190 Bằng Apostille Conventionquyền several other HaguelàConventions) chính”benefitsnghĩa
ủa Điều 1(2)(b) của Công ước và do đó cũng là giấy tờ công theo mục đích của Công
assessmentsgiấymanynàyimportant issues relating thươngpractical operationnhưng Convention.phải
các giấy tờ “liên quan trực tiếp đến các hoạt động thương mại hoặc hải quan”, và
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

191 CôngConclusionsd Recommendations ,“C&R”)đadopted by the SpecialdoCommission ặc cá
good practices for Competent Authorities. They also determine
future workbởi carriednhân vớithe PermanentnhânBureau and thetờContracting States.củaTheQuốc gia
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.

relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
mục đích của Công ước: di chúc và chuyển nhượng tài sản theo di chúc, hợp đồng, giấy Ủy
quyền, thư giới thiệu, sơ yếu lý lịch và các loại giấy tờ doanh nghiệp. Ở một số Quốc gia,
việc cấp phát những giấy tờ này có thể có sự tham gia của công chứng viên, trong trường
hợp đó Văn bản công chứng hoặc giấy chứng nhận công chứng sẽ là giấy tờ công theo mục
đích của Công ước như ở Điều 1(2)(c) và (d) của Công ước.

Để biết rõ hơn về Văn bản công chứng, xem các
đoạn từ 126 trở đi.
Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận công chứng và
các chứng nhận chính thức khác, xem các đoạn từ
129 trở đi.

193 Vì giấy tờ công được xác định dựa trên thẩm quyền cấp phát nên một loại giấy tờ sẽ khô-
ng phải là giấy tờ công chỉ vì luật pháp của Quốc gia xuất xứ quy định một số yêu cầu nhất
định về hình thức và nội dung để giấy tờ đó được coi là hợp lệ về mặt pháp lý.

q GIẤY TỜ TÔN GIÁO

194 Luật pháp của Quốc gia xuất xứ có thể coi giấy tờ tôn giáo (ví dụ như giấy chứng nhận
kết hôn hay rửa tội) cũng như các giấy tờ do toà án tôn giáo ban hành là có tính chất công
và do đó là giấy tờ công theo mục đích của Công ước.

r BẢN DỊCH

195 Tính chất của các bản dịch ở mỗi Quốc gia là khác nhau.

www.hcch.net > Apostille Section

196 Ở một số Quốc gia, bản dịch có thể có tính chất công nếu được cấp phát bởi một biên
dịch viên công vụ (xem Kết luận & Khuyến nghị số 75 của Ủy ban Đặc biệt 2009). Khái niệm
này có thể bao gồm các biên dịch viên đã tuyên thệ, được xác nhận và được công nhận về
trình độ. Luật pháp của Quốc gia xuất xứ sẽ xác định những ai là biên dịch viên công vụ,
các yêu cầu về thể thức của bản dịch và liệu một giấy tờ như thế có phải là giấy tờ công hay
không.

197 Trong trường hợp bản thân bản dịch không phải là giấy tờ công, bản dịch ấy vẫn có thể
hưởng lợi từ quy trình Apostille:

 Biên dịch viên có thể lập bản tuyên thệ (hay lập một tuyên bố tương tự) chứng nhận
sự chính xác của bản dịch trước công chứng viên; trong trường hợp này Văn bản
công chứng hay giấy chứng nhận công chứng sẽ trở thành giấy tờ công theo mục
đích của Công ước và bản dịch sẽ được xuất trình ở nước ngoài kèm theo Văn bản
công chứng hoặc giấy chứng nhận công chứng đã được cấp Apostille;
 Bản dịch có thể được xác nhận bởi một cơ quan công vụ; trong trường hợp này, giấy
chứng nhận của cơ quan công vụ sẽ trở thành giấy tờ công theo mục đích của Công
ước và bản dịch sẽ được xuất trình ở nước ngoài kèm theo giấy chứng nhận đã được
cấp Apostille;
Để biết rõ hơn về Văn bản công chứng, xem các
đoạn từ 126 trở đi.
Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận công chứng
và các loại chứng nhận chính thức khác, xem các
đoạn từ 129 trở đi.

s GIẤY TỜ KHÔNG CÓ CHỮ KÝ HOẶC GIẤY TỜ
KHÔNG ĐƯỢC ĐÓNG DẤU/DÁN TEM

198 Giấy tờ không có chữ ký hoặc giấy tờ không được đóng dấu có thể là giấy tờ công theo
mục đích của Công ước nếu luật pháp của Quốc gia xuất xứ coi giấy tờ đó là có tính chất
công. Mặc dù một số Quốc gia có quy định về việc ban hành giấy tờ công mà không có chữ
ký và/hoặc con dấu nhưng ở các Quốc gia khác thì không như vậy.

Để biết rõ hơn về xác minh nguồn gốc của giấy tờ
không có chữ ký hoặc không được đóng dấu, xem
các đoạn từ 214 trở đi.
Để biết rõ hơn về ghi Apostille liên quan đến giấy
tờ không có chữ ký hoặc không được đóng dấu,
xem các đoạn từ 258 trở đi.
13

4 Quyw trình Apostille ởoesQuốc gia xuất xứ:
38 The nghịConvention (likeminhother cấpConventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis
a comprehensive
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

hay tình trConclusions & Recommendations (“C&R”) adoptedyêu cầu Special Commission lý do
establishApostille.recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&RCôngextremely valuablecầu addressing operationalngười sẽ xuấtgreatly assist cônguniformớc
interpretationApostilleapplication of the Conventionềaroundcủa người đThis washoacknowledgedợc
the Special Commission itself at its 2012 meetingcông(C&R Tuy nhiên, theoallquy more important
given thethẩm quyềnnumberyêuCompetent Authoritieshoặc officials involvednhiệm operation of
cthe Apostille Convention.mình được Ủythus vitalxin the continued successười the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
202 Ở một số Quốc gia, các đơn vị thương mại bên thứ ba có cung cấp dịch vụ hỗ trợ các cá
nhân trong việc xin cấp Apostille và các giấy tờ liên quan khác (ví dụ xác nhận công chứng).
Công ước không ngăn cấm cũng không tán thành cách làm đó. Nếu được luật pháp cho phép
và được thực hiện theo đúng quy định của luật pháp thì điều đó có thể chấp nhận được với
điều kiện là Apostille chỉ được cấp bởi Cơ quan có thẩm quyền phù hợp Công ước.

HỎI ĐƯƠNG ĐƠN VỀ QUỐC GIA TIẾP NHẬN

203 Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích yêu cầu đương đơn
nói rõ về Quốc gia sẽ tiếp nhận giấy tờ để xác định xem Quốc gia đó
có phải là Quốc gia Thành viên không. Làm như thế, Cơ quan có thẩm
quyền có thể biết chắc rằng Apostille sẽ có hiệu lực như mong muốn. Vì
lý do này, việc Cơ quan có thẩm quyền xây dựng một biểu mẫu đề nghị
cấp Apostille chuẩn sẽ rất hữu ích để lấy thông tin dạng này từ đương
đơn (xem đoạn 53). Tuy nhiên, việc không nêu rõ được Quốc gia tiếp
nhận không phải là lý do để từ chối cấp Apostille vì Cơ quan có thẩm
quyền cũng không có biện pháp nào để kiểm soát việc sử dụng Apostille
do mình cấp (xem đoạn 205).

Để biết rõ hơn về cung cấp và tiếp cận dịch vụ
Apostille, xem các đoạn từ 49 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

B Từ chối cấp Apostille

a LÝ DO TỪ CHỐI

204 Công ước không quy định cơ sở để Cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp Apostille cho
giấy tờ công hợp lệ cần được xuất trình ở một Quốc gia Ký kết khác.

205 Do đó, dựa trên chính Công ước, Cơ quan có thẩm quyền chỉ có thể từ chối cấp
Apostille nếu:

 Giấy tờ công đó sẽ không được xuất trình ở một Quốc gia là Thành viên hoặc sắp trở
thành Thành viên Công ước (mặc dù Cơ quan có thẩm quyền không nên từ chối cấp
Apostille nếu đương đơn không nêu danh tính Quốc gia tiếp nhận);

Để biết rõ hơn về cấp Apostille cho các Quốc gia
sắp trở thành thành viên, xem đoạn 103.

 Giấy tờ công đó là một loại giấy tờ bị loại trừ (tức là giấy tờ đã bị công khai loại trừ
ra khỏi phạm vi áp dụng của Công ước theo Điều 1(3));

Để biết rõ hơn về các giấy tờ bị loại trừ, xem các
đoạn từ 135 trở đi.

 Giấy tờ đó không phải là giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia xuất xứ;

Để biết rõ hơn về hiệu lực áp dụng của Công ước
nói chung, xem các đoạn từ 68 trở đi.

 Cơ quan có thẩm quyền chỉ được phép cấp Apostille cho một số loại giấy tờ công
nhất định và giấy tờ công đang xin cấp Apostille không thuộc loại nào trong đó;
 Cơ quan có thẩm quyền chỉ được phép cấp Apostille cho giấy tờ công được cấp ở
một đơn vị lãnh thổ cụ thể của một Quốc gia và giấy tờ công đang xin cấp Apostille
lại không được cấp ở đơn vị lãnh thổ đó;
 Cơ quan có thẩm quyền không thể xác minh được nguồn gốc của giấy tờ công đang
xin cấp Apostille.

Để biết rõ hơn về xác minh nguồn gốc của giấy tờ
công, xem các đoạn từ 214 trở đi.

206 Ở một số Quốc gia, luật pháp có thể cho phép hay yêu cầu Cơ quan có thẩm quyền từ
chối cấp Apostille dựa trên các lý do bổ sung. Ví dụ, có thể từ chối cấp Apostille nếu:

 Đương đơn là người đại diện hoặc người được ủy nhiệm của người dự định sử dụng
Apostille mà không cung cấp được bằng chứng rằng mình được Ủy quyền xin cấp
Apostille cho người đó;
 Đương đơn không nộp lệ phí theo quy định (nếu có);

Để biết rõ hơn về thu phí cấp Apostille, xem các
đoạn từ 274 trở đi.
13

 Nội dung của giấy tờ công đi kèm (hoặc thậm chí là giấy tờ có liên quan đến giấy
chứng nhậnhatcônghe speciatrongcommissiongiấyoes ứng nhận công chứng) có tính chất
xúc phạm;
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depthrõdiscussions and considereddung
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
 comprehensive Questionnairenghi ngờMembersấy the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
Để biết rõ hơn về vai trò của Cơ quan
quyền trong việc chống gian lận, xem các đo
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively ra,the practical operation lưu ýApostille Convention. In light ofbịthe chốipositive các
ản sao có chứng nhận của giấy tờ công tuỳ theo chính sách công (Kết luận & Khuyến ngh
ố 11 của Ủy ban Đặc biệt 2003). Trên cơ sở này, Cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối cấp
Apostille để tránh gian lận hay việc sử dụng bản sao giấy tờ một cách bất hợp pháp (ví dụ
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

KHÔNG CÓ HỖ TRỢ TỪ VĂN PHÒNG THƯỜNG TRỰC

209 Văn phòng Thường trực không thể đưa ra tư vấn hay hỗ trợ cho các
đương đơn về việc chứng thực giấy tờ. Đây là vấn đề giữa Quốc gia xuất xứ
và Quốc gia tiếp nhận.

210 Nếu Apostille không được cấp vì giấy tờ không phải là giấy tờ công hoặc vì giấy tờ đó
thuộc diện bị loại trừ (xem đoạn 135) thì Cơ quan có thẩm quyền có thể giới thiệu đương đơn
tới gặp công chứng viên để tìm hiểu xem có thể công chứng cho giấy tờ đó hay không, và nếu
công chứng được thì có thể cấp Apostille cho giấy chứng nhận công chứng ấy.

211 Nếu Apostille không được cấp vì Cơ quan có thẩm quyền không có quyền cấp Apostille
cho loại giấy tờ cụ thể đang xin được cấp (ví dụ trên cơ sở chủng loại giấy tờ hoặc đơn vị lãnh
thổ nơi giấy tờ được cấp phát) thì cơ quan đó nên giới thiệu đương đơn đến Cơ quan có thẩm
quyền thích hợp.

212 Nếu Apostille không được cấp vì Cơ quan có thẩm quyền không thể xác minh nguồn gốc
của giấy tờ thì có thể giới thiệu đương đơn đến gặp một cơ quan có khả năng xác minh tính chân
thực của giấy tờ đó (ví dụ cán bộ hoặc cơ quan đã ban hành giấy tờ đó hay một cơ quan chịu trách
nhiệm), trong trường hợp này có thể cấp Apostille cho giấy chứng nhận từ cơ quan này.

www.hcch.net > Apostille Section

c GIẤY TỜ CÔNG ĐÃ ĐƯỢC HỢP PHÁP HOÁ

213 Một giấy tờ công (ví dụ giấy khai sinh) có thể cần được xuất trình ở nhiều Quốc gia và
do đó có thể vừa phải được hợp pháp hoá, vừa phải được cấp Apostille. Trong Công ước
không có điều gì ngăn cản việc Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille cho một giấy tờ công
đã được hợp pháp hoá miễn là Apostille phải được cấp cho giấy tờ công đó chứ không phải
cấp cho các nội dung chứng thực đã được gắn lên giấy tờ đó trong quá trình hợp pháp hoá.
Như đã lưu ý ở đoạn 87, một số Quốc gia Thành viên còn sử dụng Giấy Chứng nhận Apos-
tille thông thường của mình trong quá trình hợp pháp hoá.

2 Xác minh nguồn gốc của giấy tờ công
A Tầm quan trọng của việc xác minh nguồn gốc

214 Thông qua việc cấp Apostille, Cơ quan có thẩm quyền xác nhận:

 Tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ công đi kèm (nếu có);
 Thẩm quyền của người ký giấy tờ; và
 Danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ đó (nếu có).

215 Do đó việc Cơ quan có thẩm quyền biết rõ về nguồn gốc của giấy tờ mình cấp Apostille
là điều hết sức quan trọng. Vì lý do này, mỗi Cơ quan có thẩm quyền nên thiết lập các quy
trình rõ ràng cần tuân thủ mỗi khi cấp Apostille để xác minh nguồn gốc của giấy tờ công đi
kèm.

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC MINH NGUỒN GỐC CỦA TẤT CẢ
CÁC GIẤY TỜ CÔNG

216 Tại kỳ họp năm 2009, Ủy ban Đặc biệt đã nhắc nhở các Quốc gia Ký kết
về tầm quan trọng của việc đánh giá tính xác thực của tất cả các giấy tờ được
trình lên Cơ quan có thẩm quyền với tư cách là giấy tờ công để xin cấp Apos-
tille (Kết luận & Khuyến nghị số 83).

217 Trong một số tình huống, Cơ quan có thẩm quyền có thể không xác minh được nguồn
gốc của tất cả giấy tờ công mà mình có thẩm quyền cấp Apostille. Trường hợp này có thể
xảy ra khi một Cơ quan có thẩm quyền duy nhất được chỉ định cấp Apostille cho tất cả các
loại giấy tờ công được cấp phát ở một Quốc gia Ký kết. Trong những tình huống như thế,
Cơ quan có thẩm quyền nên có thoả thuận với một cơ quan trung gian để thuận tiện trong
việc xác minh và chứng thực nguồn gốc của một số loại giấy tờ công nhất định, rồi sau đó
sẽ cấp Apostille cho giấy chứng nhận của cơ quan trung gian này.

Để biết rõ hơn về “quy trình nhiều bước”, xem các
đoạn từ 14 trở đi.
Để biết rõ hơn về giấy chứng nhận chính thức,
xem các đoạn từ 129 trở đi.
13

b w hat t he specia l commission d oes
PHI TẬP TRUNG HOÁ DỊCH VỤ APOSTILLE ĐỂ TẠO THUẬN LỢI
38 CHOApostille ConventionMINH several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issuesưrelating giản practicaltrìnhoperation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by theQuPermanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnairethisentnào Members ofấp Apostille Conference, Contracting
States, and othertínhinterested States. trìnhmeetingsthực (KếtSpecial Commission are attended
by numerous experts, including representatives banCompetent Authorities. The Special
Commissionvà khích lệon three occasions,phi 2003, 2009 and 2012c(at the meetings in 2003
and ApostilleApostille Conventionnghị sốreviewed conjunction2012). Cóseveral other Hague
Conventions on legal co-operation). Theđịnhmeetingcác 2012 was thẩm quyềnbe dedicated
exclusivelyphépthe practical operationạiofgithe Apostille Convention. Intờlight of the very positive
experiencecấp phát ởmeeting, the SpecialhoCommission recommended that the next meeting be
heldphòng same manner mi.e.Cnotquanpaired with the review ofKanyquothersốHague Convention).
lượng giấy tờ công cần được xác minh nguồn gốc sẽ giảm đi, giúp giảm bớt sự
39 cThe Conclusionsthuộc Recommendations (“C&R”) adoptednhư mộtSpecial Commission
establish and recommendbưgood(xempracticesạnfor Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the SpecialơCommission itselfchữ ký/con dấu/tem(C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. TheSC&R areỆUthus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are availablethẩm Apostille Section.hay có
khả năng tiếp cận một cơ sở dữ liệu có chứa mẫu chữ ký/con dấu/tem của các cán bộ và cơ
quan cấp phát giấy tờ công mà mình có thẩm quyền cấp Apostille. Làm như vậy thì sẽ có
thể xác minh nguồn gốc của giấy tờ bằng cách so sánh thông thường giữa chữ ký/con dấu/
tem trên giấy tờ với mẫu được lưu trong cơ sở dữ liệu.20

220 Cơ sở dữ liệu này có thể được duy trì trên giấy hoặc dưới dạng điện tử. Nhiều Cơ quan
có thẩm quyền hiện duy trì một cơ sở dữ liệu điện tử lưu các mẫu chữ ký, con dấu và tem.
Xu hướng này rất được khuyến khích. Các Cơ quan có thẩm quyền chưa có cơ sở dữ liệu
điện tử rất nên xây dựng một hệ thống như vậy. Cơ sở dữ liệu điện tử dễ sử dụng hơn,
đặc biệt khi có nhiều cán bộ cùng làm việc tại Cơ quan có thẩm quyền hoặc nói chung là ở
những nơi có số lượng lớn Apostille được cấp. Cơ sở dữ liệu điện tử cũng dễ cập nhật hơn.
Do đó, các cơ sở dữ liệu điện tử đóng góp rất lớn cho hoạt động an toàn và hiệu quả của
Công ước Apostille.

221 Ở những Quốc gia có nhiều Cơ quan có thẩm quyền, việc duy trì một cơ sở dữ liệu
trung tâm để tất cả các cơ quan đó có thể truy cập là một kinh nghiệm hay. Một lần nữa,
các cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng được cập nhật hơn. Ngoài ra, chúng còn cho phép
Cơ quan có thẩm quyền có trụ sở tại một khu vực này của đất nước có thể xác minh được
nguồn gốc của một giấy tờ công được cấp ở một nơi khác của đất nước nếu việc này phù
hợp với chức năng của cơ quan đó. Những cơ sở dữ liệu như thế sẽ càng nâng cao hoạt
động hiệu quả của Công ước.

20 Cần lưu ý rằng cơ sở dữ liệu như trên không giống như hệ thống đăng ký Apostille mà mỗi Cơ quan có thẩm
quyền phải duy trì theo quy định ở Điều 7 của Công ước (xem các đoạn từ 278 trở đi).

www.hcch.net > Apostille Section

222 Trong trường hợp giấy tờ công được cấp dưới dạng điện tử hoặc đã được chuyển đổi
sang định dạng điện tử và có chữ ký điện tử thì nguồn gốc của giấy tờ đó có thể được xác
minh bằng kỹ thuật điện tử thông qua chứng chỉ số.

b CẬP NHẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU

223 Cơ quan có thẩm quyền nên đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu chứa mẫu chữ ký/con dấu/tem
phải được cập nhật theo những thay đổi về danh tính của các cán bộ và các cơ quan. Điều
này đặc biệt có ý nghĩa trong những tình huống mà Cơ quan có thẩm quyền nhận được một
giấy tờ công được cấp bởi một cán bộ chỉ vừa mới được Ủy quyền cấp giấy tờ công (ví dụ
một công chứng viên vừa mới được ủy nhiệm hoặc công nhận). Trong những trường hợp
đó, Cơ quan có thẩm quyền có thể không có mẫu chữ ký (hay con dấu/tem) của người này
trong cơ sở dữ liệu. Việc có sẵn một quy trình chuẩn trong những tình huống như trên là
điều nên làm. Quan trọng nhất là không được cấp Apostille cho tới khi Cơ quan có thẩm
quyền đã có cơ hội xác minh được chữ ký (con dấu/tem) đó.

224 Để Cơ quan có thẩm quyền có thể xác minh được chữ ký (con dấu/tem) đó, cơ quan
đó nên liên hệ trực tiếp với cá nhân hoặc cơ quan liên quan và đề nghị được cung cấp mẫu
chữ ký (con dấu). Để tạo thuận lợi cho quá trình này, Cơ quan có thẩm quyền cũng nên xác
minh thẩm quyền của người mới được chỉ định (ví dụ trong trường hợp công chứng viên
vừa mới được ủy nhiệm hay công nhận, bằng cách liên hệ với hiệp hội công chứng liên
quan hay một cơ quan giám sát tương đương).

225 Những vấn đề này không xảy ra với giấy tờ công đã được cấp phát dưới định dạng
điện tử hay được chuyển đổi sang định dạng điện tử và có chữ ký điện tử. Nguồn gốc của
những giấy tờ công dạng đó luôn luôn có thể được xác minh một cách dễ dàng và đáng tin
cậy trên cơ sở chứng chỉ số.

c KHÔNG CÓ MẪU CHỮ KÝ/CON DẤU/TEM VÌ GIẤY TỜ ĐÃ CŨ

226 Khi nhận được một giấy tờ công đã được cấp từ lâu, có thể Cơ quan có thẩm quyền
không có (không còn) mẫu chữ ký/con dấu/tem liên quan trong cơ sở dữ liệu của mình. Ví
dụ, trường hợp này có thể xảy ra khi đương đơn đề nghị cấp Apostille cho giấy khai sinh
của mình đã được cấp từ 50 năm trước với chữ ký của một cán bộ đã nghỉ hưu. Trong tình
huống như vậy, Cơ quan có thẩm quyền nên cố gắng xác minh chữ ký/con dấu/tem đó
trong khả năng của mình bằng cách liên hệ với cơ quan hoặc người kế nhiệm để hỏi xem
chữ ký của người đó có thể được xác minh với sự hỗ trợ của họ hay không (ví dụ dựa trên
những giấy tờ mà cơ quan đó còn lưu trong văn khố của mình). Nếu sau đó Cơ quan có
thẩm quyền vẫn không xác minh được nguồn gốc của giấy tờ đó thì nên từ chối cấp Apos-
tille. Lúc đó, đương đơn có thể tìm cách xin cấp mới lại giấy tờ công đó.

Để biết rõ hơn về việc từ chối cấp Apostille, xem
đoạn 204.

d KHÔNG TRÙNG KHỚP

227 Nếu chữ ký/con dấu/tem trên giấy tờ không trùng với mẫu được lưu trong cơ sở dữ
liệu thì Cơ quan có thẩm quyền không nên cấp Apostille. Cơ quan có thẩm quyền có thể
thông báo cho cán bộ hoặc cơ quan được cho là đã cấp giấy tờ đó trong những trường hợp
nghi ngờ có giả mạo.
13

b w hat t he specia l commission d oes

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
comprehensive Questionnaire sentdữ Membersthíchthe Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
tính hợp lệ của giấy tờ công. Tuy nhiên, một số Cơ quan có thẩm quyền vẫn làm điều này
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practicesquyền Competent Authorities. They tuândetermineyêu
future workdung carried thứcbydothe Permanent Bureau định). Contracting States. thẩm quyền
đC&R luậtextremelytvaluablequyềnaddressingchoperationalvới những greatly assist the uniform quy
đinterpretationột côngapplicationviêntheấpConvention around công chứng không acknowledgedcầu
the Special Commission itselftiếpitstục2012 meetingđề(C&R Noquan quản lý liên quan. important
givenquan thẩm numberthểCompetent Authoritiesxem officials involved giả hayoperationsửa
hay ApostillevàConvention. TheưC&R tínhthus công củacontinuedđó.success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN KHÔNG CÓ NGHĨA VỤ XÁC MINH
NỘI DUNG CỦA GIẤY TỜ CÔNG ĐI KÈM THEO QUY ĐỊNH CỦA
CÔNG ƯỚC

231 Tại kỳ họp năm 2009, Ủy ban Đặc biệt đã ghi nhận rằng theo Công
ước thì “Cơ quan có thẩm quyền không có trách nhiệm đánh giá nội dung
của giấy tờ công đang được đề nghị cấp Apostille”. Ủy ban cũng lưu ý
rằng “khi được đề nghị cấp Apostille cho giấy chứng nhận công chứng, Cơ
quan có thẩm quyền không nên xem xét hay đánh giá nội dung của giấy đi
kèm giấy chứng nhận công chứng ấy”. Đồng thời, Ủy ban cũng thừa nhận
rằng “Cơ quan có thẩm quyền có thể thực hiện các bước ngoài quy trình
cấp Apostille để giải quyết những tình huống gian lận hay những vi phạm
khác theo luật pháp sở tại liên quan” (xem Kết luận & Khuyến nghị số 80).
Ủy ban Đặc biệt cũng nhắc nhở về hiệu lực hạn chế của Apostille vì chỉ
chứng thực nguồn gốc của giấy tờ công đi kèm chứ không chứng thực nội
dung (xem Kết luận & Khuyến nghị số 82 của Ủy ban Đặc biệt 2009; Kết
luận & Khuyến nghị số 13 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

www.hcch.net > Apostille Section

3 Cấp Apostille
A Thẩm quyền cấp Apostille

232 Chỉ Cơ quan có thẩm quyền mới được phép cấp Apostille (Điều 3(1)). Việc chỉ định và
tổ chức nội bộ của Cơ quan có thẩm quyền là công việc của Quốc gia Ký kết (xem Báo cáo
Diễn giải ở Phần B, V. Điều 6).

Để biết rõ hơn về việc hoạt động của Cơ quan có
thẩm quyền, xem các đoạn từ 43 trở đi.
Để biết rõ hơn về chỉ định Cơ quan có thẩm
quyền, xem các đoạn từ 24 trở đi trong Sổ tay
Hướng dẫn Thực thi.

233 Quyền cấp Apostille là công việc nội bộ của từng Cơ quan có thẩm quyền. Một số Cơ quan
có thẩm quyền là pháp nhân, còn các Cơ quan khác lại là các cán bộ được xác định thông qua vị
trí họ đảm trách. Trong cả hai trường hợp, quy định nội bộ cơ quan có thể giao thẩm quyền cấp
Apostille cho một cá nhân cụ thể (“cán bộ được Ủy quyền”) và tính pháp lý của việc Ủy quyền
đó sẽ được quyết định theo luật pháp sở tại liên quan đến Cơ quan có thẩm quyền.

B Apostille bằng giấy và Apostille điện tử (e-Apostille)

234 Đa số giấy tờ công vẫn được cấp bằng giấy. Trong hầu hết các trường hợp những loại
giấy tờ này cũng được cấp Apostille bằng giấy.

235 Một số Quốc gia đã bắt đầu chuyển đổi giấy tờ công bằng giấy sang dạng điện tử bằng
cách scan các giấy tờ đó, và sau đó có thể cấp Apostille dưới dạng điện tử (e-Apostille) cho
giấy tờ đó với điều kiện chính bản scan phải được coi là giấy tờ công theo luật pháp của
Quốc gia xuất xứ. Ở một số Quốc gia, bản scan sẽ chỉ được coi là giấy tờ công nếu được
thực hiện bởi Cơ quan có thẩm quyền.

Để biết rõ hơn về bản scan, xem các đoạn từ 158
trở đi.

236 Càng ngày càng có nhiều giấy tờ công được cấp dưới dạng điện tử ở nhiều Quốc gia
với sự hỗ trợ của luật pháp công nhận chữ ký điện tử có chức năng tương đương như chữ
ký “tươi”. Muốn cấp Apostille bằng giấy cho các giấy tờ điện tử đó thì phải in giấy tờ đó ra
và xác nhận bản in đó là bản sao chân thực của giấy tờ điện tử “gốc” (tuỳ theo luật pháp quy
định). Quy trình này không chỉ nhiêu khê mà còn đồng nghĩa với việc làm mất đi lợi thế của
việc sử dụng giấy tờ “gốc” xét về khía cạnh bảo mật và khả năng dễ chuyển gửi cao hơn.

237 Hệ quả là, một số Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille điện tử cho giấy tờ công điện tử
và/hoặc giấy tờ được cấp bằng giấy lúc đầu nhưng sau đó đã được chuyển sang dạng điện
tử bằng kỹ thuật scan (với điều kiện chính bản scan phải được coi là giấy tờ công theo luật
pháp của Quốc gia xuất xứ theo mục đích của Công ước). Apostille điện tử có thể được cấp
theo nhiều định dạng khác nhau, phổ biến nhất là định dạng PDF.

238 Phần này được áp dụng đối với cả việc cấp Apostille trên giấy và Apostille điện tử. Trừ
trường hợp có quy định cụ thể hay được ngầm hiểu, nhắc đến “Apostille” là nhắc đến cả
Apostille trên giấy lẫn Apostille điện tử.

Để biết rõ hơn về giấy tờ công điện tử, xem các
đoạn từ 170 trở đi.
Để biết rõ hơn về bản sao, xem các đoạn từ 154
trở đi.
13

C Sử dụng Mẫu Giấy chứng nhận Apostille
b w hat t he specia l commission d oes

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits

assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
Tiêu đề APOSTILLE
ước La Hay ngày 5 tháng 10 năm 1961)
by numerous experts, including ………………………………………….. Competent Authorities. The Special
10 mục thông ục 1
tiêu chuẩn ợc đ giấy t
đánh số thứ tự xem
4. và con dấu/tem của ……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
Chứng nhận
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
5. tại ……………………………. 6. ngày ……………………………………
7. ơ Các mục 5 – 10 liên
quan đến
có Thẩm quyền
cấp Apostille
9. Đóng dấu/tem: 10. Chữ ký:
……………………………………. ……………………………………
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
240 Mục đích của Mẫu Giấy chứng nhận Apostille là để đảm bảo rằng các Apostille do các
Quốc gia Ký kết khác nhau cấp đều dễ được nhận dạng ở tất cả các Quốc gia Ký kết khác,
nhờ đó tạo thuận lợi cho việc lưu thông giấy tờ công ở nước ngoài. Vì lý do này, Apostille
được cấp bởi các Cơ quan có thẩm quyền nên cố gắng tuân theo Mẫu Giấy chứng nhận
Apostille càng sát càng tốt (Kết luận & Khuyến nghị số 13 của Ủy ban Đặc biệt 2003). Cụ
thể, một Apostille phải:

 Có tiêu đề bằng tiếng Pháp ‘Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)’; và
 Có 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự.

b MẪU GIẤY CHỨNG NHẬN ĐA NGÔN NGỮ DO
VĂN PHÒNG THƯỜNG TRỰC THIẾT KẾ

241 Theo khuyến nghị của Ủy ban Đặc biệt (Kết luận & Khuyến nghị số 89 của Ủy ban Đặc
biệt 2009), Văn phòng Thường trực đã thiết kế một Mẫu Giấy chứng nhận Apostille song
ngữ trong đó 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự được in bằng tiếng Anh và
tiếng Pháp. Văn phòng Thường trực cũng đã thiết kế một Mẫu Giấy chứng nhận Apostille
bằng ba ngôn ngữ gồm tiếng Anh, tiếng Pháp và một tiếng khác (ví dụ tiếng Tây Ban Nha).
Các Mẫu Giấy chứng nhận Apostille song ngữ và tam ngữ được đăng tải trên trang mạng
của Hội nghị La Hay ở Mục Apostille (Apostille Section).

www.hcch.net > Apostille Section

Mẫu Chứng nhận Apostille song ngữ

Mẫu Chứng nhận Apostille tam ngữ

CÁCH SỬ DỤNG MẪU CHỨNG NHẬN APOSTILLE ĐA NGÔN NGỮ
THEO KHUYẾN NGHỊ

242 Để tạo thuận lợi cho việc xuất trình giấy tờ công ở nước ngoài, Văn phòng
Thường trực khuyến khích các Cơ quan có thẩm quyền áp dụng Mẫu Chứng
nhận Apostille song ngữ (hoặc tam ngữ nếu ngôn ngữ của Quốc gia mình không
phải là tiếng Anh hay tiếng Pháp) để cấp Apostille. Việc sử dụng Mẫu Chứng
nhận Apostille đa ngôn ngữ do Văn phòng Thường trực thiết kế sẽ đảm bảo tính
thống nhất cao hơn giữa các Apostille được cấp bởi các Cơ quan có thẩm quyền
khác nhau ở các Quốc gia Ký kết khác nhau. Nhờ đó, một Quốc gia có thể giảm
bớt nguy cơ Apostille mình cấp không được chấp nhận, và do đó nâng cao hiệu
quả hoạt động của Công ước. Trên thực tế, nhiều Cơ quan có thẩm quyền đã áp
dụng phiên bản song ngữ hoặc tam ngữ.

243 Việc sử dụng các Mẫu Chứng nhận Apostille đa ngôn ngữ giúp cho Cơ quan có thẩm
quyền xử lý được các ngôn ngữ khác, ví dụ như ngôn ngữ của Quốc gia tiếp nhận. Công
việc này được thực hiện bằng máy soạn thảo văn bản để tạo các Apostille.

Để biết rõ hơn về yêu cầu ngôn ngữ để điền vào
Apostille, xem đoạn 259.

c CÁC YÊU CẦU VỀ HÌNH THỨC

1 Kích thước và hình dạng

244 Mẫu Chứng nhận Apostille trong Công ước được mô tả là có hình vuông, mỗi cạnh dài
tối thiểu 9 cm.

245 Trên thực tế, kích thước và hình dạng của các Apostille không giống nhau giữa các Cơ
quyền. Trong nhiều trường hợp, Apostille
nguyên nhân dẫn đến việc đó, như số lượng ngôn ngữ được sử dụng trong 10 mục thông
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention.hơn vềlight để khôngverychấppositiveApos-
experience of that meeting, the Special Commission recommendedđoạn từthe next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
2 Số thứ tự
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establishdễ thamrecommend goodụcpractices10for CompetenttinAuthorities. They alsoợcdeterminethứ tự
future work“10be carriedcách làm trongPermanent Bureaunhận Apostille.Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
givenTrên thực large number ủaCompetent Authorities giữaofficials involved thẩm operation of
the Apostille Convention. màuC&Rkhác nhauvital bithetcontinued success ofcóthe Convention.
References ốc giaC&R are madevào.throughoutcó quyHandbook together withvề cácyearặcofđiểm mẫu
relevant Special Commission meeting.trang, bóngaremờavailable onđặc Apostille Section. trên
Giấy chứng nhận.

249 Cơ quan có thẩm quyền nên đảm bảo tính thống nhất về hình thức của Apostille do
mình cấp. Cụ thể, mẫu mã Apostille không nên bị thay đổi theo loại giấy tờ công đi kèm
hay dựa trên ý thích của đương đơn. Những khác biệt về mẫu mã của các Apostille do cùng
một Cơ quan có thẩm quyền cấp sẽ có thể gây nhầm lẫn ở các Quốc gia tiếp nhận. Ở những
Quốc gia có nhiều Cơ quan có thẩm quyền, mỗi Cơ quan có thẩm quyền nên cố gắng sử
dụng một mẫu mã thống nhất.

4 Khung viền

250 Mẫu Chứng nhận Apostille có một khung viền bao quanh tiêu đề và 10 mục thông tin
tiêu chuẩn được đánh số thứ tự. Nhiều Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille mà không có
khung viền như thế. Trong một số trường hợp, khung viền không chỉ bao quanh tiêu đề và
10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự mà còn cả phần thông tin bổ sung và các
biểu tượng nữa. Có thể chấp nhận cả hai cách làm này miễn là Apostille phải dễ nhận dạng
là một Apostille được cấp theo Công ước.

5 Ngôn ngữ của những thuật ngữ tiêu chuẩn

251 Tiêu đề của Apostille phải bằng tiếng Pháp, tức là ‘Apostille (Convention de La Haye du
5 octobre 1961)’. 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự có thể bằng tiếng Anh
hay tiếng Pháp hay là ngôn ngữ của Cơ quan có thẩm quyền (nếu không phải là tiếng Anh
hoặc tiếng Pháp). Những mục này cũng có thể là một ngôn ngữ khác (ví dụ ngôn ngữ của
Quốc gia tiếp nhận) (Điều 4(2)).

www.hcch.net > Apostille Section

CÁCH SỬ DỤNG MẪU CHỨNG NHẬN APOSTILLE
ĐA NGÔN NGỮ THEO KHUYẾN NGHỊ

252 Để tạo thuận lợi cho việc xuất trình giấy tờ công ở nước ngoài,
Văn phòng Thường trực khuyến khích các Cơ quan có thẩm quyền áp
dụng Mẫu Chứng nhận Apostille song ngữ (hoặc tam ngữ nếu ngôn
ngữ của Quốc gia mình không phải là tiếng Anh hay tiếng Pháp) để
cấp Apostille. Việc sử dụng Mẫu Chứng nhận Apostille đa ngôn ngữ
này đặc biệt phù hợp khi tính đến các ngôn ngữ, bảng chữ cái và chữ
viết khác nhau được sử dụng ở các Quốc gia Ký kết.

Để biết rõ hơn về việc sử dụng Apostille đa ngôn
ngữ, xem các đoạn từ 241 trở đi.
Để biết rõ hơn về ngôn ngữ để điền vào Apostille,
xem các đoạn từ 259 trở đi.

6 Thông tin bổ sung

253 Ngoài tiêu đề và 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự, trên Apostille có thể
còn in thông tin bổ sung. Để đảm bảo rằng Apostille vẫn có thể được nhận dạng rõ ràng là
Apostille cấp theo Công ước thì tất cả mọi thông tin bổ sung đều phải được bố trí ở ngoài
khu vực có chứa 10 mục thông tin tiêu chuẩn và phải được trình bày sao cho không ảnh
hưởng đến tính thống nhất của 10 mục này. Cụ thể, 10 mục thông tin tiêu chuẩn nằm ở bên
trong khung viền, còn phần thông tin bổ sung không nên nằm bên trong khung viền đó
(Kết luận & Khuyến nghị số 23 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

254 Đưa thông tin bổ sung vào có thể tạo thuận lợi thêm cho việc xuất trình giấy tờ công ở
nước ngoài thông qua việc cung cấp cho người sở hữu giấy tờ hay người tiếp nhận những
giải thích bổ sung liên quan đến Apostille. Điều đó cũng có thể hỗ trợ cho Cơ quan có thẩm
quyền trong việc chống lại ý đồ xuyên tạc hiệu lực của Apostille của những người khác.
Đoạn 257 dưới đây sẽ gợi ý một số cách ghi thông tin bổ sung.

255 Cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét đưa thêm những dạng thông tin sau đây vào
Apostille:

 Thông báo về hiệu lực hạn chế của Apostille (Kết luận & Khuyến nghị số 85 của Ủy
ban Đặc biệt 2009);

Để biết rõ hơn về hiệu lực hạn chế của Apostille,
xem các đoạn từ 24 trở đi.

 Nếu Cơ quan có thẩm quyền có quản lý một hệ thống đăng ký điện tử (e-Register)
thì bổ sung địa chỉ trang mạng (URL) nơi có thể xác minh nguồn gốc của Apostille
(Kết luận & Khuyến nghị số 86 của Ủy ban Đặc biệt 2009);

Để biết rõ hơn về xác minh nguồn gốc của Apos-
tille, xem các đoạn từ 286 trở đi.
13

 Thông báo rằng Apostille không có hiệu lực ở Quốc gia xuất xứ;
Apostille được gắn trên các bản sao có ch
báo nói rõ Apostille được cấp cho chữ ký trên giấy chứng nhận đó hay giấy tờ đi
38 kèm Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commissionđượcmeetings, whichchứng thựcin-depth discussionsđược considered các
assessmentsgia khôngimportantThành relating toở Quốcpracticalmàoperation ớc Convention. lực
These meetings are carefully prepared 87the Permanent Bureau,thôngtypicallyrằngthe basis đó nên
a comprehensive Questionnaire sent ặc Membersquán gHague Conference, Contracting đặt
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission thông tin bthree occasions,Apostille2003,không phải là2012 (atịnh bmeetingsvà 2003quan
and 2009,quyềnApostille Convention was reviewedụng conjunction with several othercHagueết.
Conventionsthẩm quyềnco-operation). The meeting insẻ2012 Văn phòng Thườngdedicatednhững
exclusivelybổtosungpractical operationdụng. Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 THÔNGConclusions RecommendationsAPOSTILLEadopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
257 V
C&R
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
givencóthe dunglarge number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
Apostille này chỉ chứng nhận tính xác thực của chữ ký và thẩm quyền của người
ký giấy tờ công này, và chứng nhận con dấu hoặc tem trên giấy tờ công này trong
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Apostille này không chứng nhận nội dung của giấy tờ được cấp Apostille.
[Apostille này không có hiệu lực để sử dụng ở bất cứ nơi nào ở trong [điền tên của
Quốc gia cấp phát, trong trường hợp liên quan và nếu có thể thì cả các lãnh thổ mà
Công ước Apostille đã được mở rộng đến].]
[Để xác minh việc cấp Apostille, xin truy cập [điền đường dẫn URL của hệ thống
đăng ký Apostille điện tử].]

D Điền vào Apostille

a ĐIỀN VÀO 10 MỤC THÔNG TIN TIÊU CHUẨN CÓ ĐÁNH SỐ THỨ TỰ

258 Khi Cơ quan có thẩm quyền đã tin tưởng vào nguồn gốc của giấy tờ đang xin được cấp
Apostille thì Cơ quan có thẩm quyền sẽ hoàn thành Apostille bằng cách điền vào 10 mục
thông tin tiêu chuẩn có đánh số thứ tự. Mỗi mục phải được điền vào bằng những thông
tin liên quan có được. Không được để trống mục nào; thay vì vậy, nếu thông tin không áp
dụng đối với một mục nào đó thì phải nêu rõ (ví dụ bằng cách viết cụm từ “không áp dụng”
(not applicable) hay “n/a”) (xem Kết luận & Khuyến nghị số 21 của Ủy ban Đặc biệt 2012).
Bảng dưới đây được thiết kế nhằm hỗ trợ các Cơ quan có Thẩm quyền trong việc điền vào
từng mục trong 10 mục đó:

www.hcch.net > Apostille Section

Mục Thông tin cần điền vào
Số 1 – ‘Quốc gia’ Điền tên Quốc gia xuất xứ.
Mục 2 – ‘đã được ký bởi’ Điền tên người đã ký giấy tờ công đi kèm.
Nếu giấy tờ đó không có chữ ký thì ghi
cụm từ “không áp dụng” hay “n/a” vào,
hay dùng một cách khác để nói rằng mục
này không ghi được thông tin. Apostille chỉ
chứng thực chữ ký/con dấu của một cán bộ
hoặc cơ quan duy nhất.
Số 3 – ‘với chức danh’ Điền thẩm quyền của người ký giấy tờ
công đi kèm vào (ví dụ chức danh của cán
bộ). Nếu giấy tờ không có chữ ký thì ghi
cụm từ “không áp dụng” hay “n/a” vào,
hay dùng một cách khác để nói rằng mục
này không ghi được thông tin.
Số 4 – ‘mang con dấu/tem của’ Điền tên của cơ quan đã đóng dấu/dán tem
lên giấy tờ công. Luật pháp của Quốc gia
xuất xứ quy định thế nào là con dấu, và
một số Cơ quan có thẩm quyền coi logo của
cơ quan cấp phát là con dấu. Nếu giấy tờ
không được đóng dấu hay dán tem thì ghi
cụm từ “không áp dụng” hay “n/a” vào,
hay dùng một cách khác để nói rằng mục
này không ghi được thông tin. Apostille chỉ
chứng thực chữ ký/con dấu của một cán bộ
hoặc cơ quan duy nhất.
Số 5 – ‘tại’ Điền tên địa danh nơi Apostille được cấp
(ví dụ thành phố nơi Cơ quan có thẩm
quyền đặt trụ sở).
Số 6 – ‘ngày’ Điền ngày cấp Apostille.
Số 7 – ‘cơ quan cấp’ Các Cơ quan có thẩm quyền thường có
cách làm khác nhau khi điền vào mục này.
Một số Cơ quan có thẩm quyền điền chức
danh/tên của Cơ quan có thẩm quyền (lưu
ý rằng một số Cơ quan có thẩm quyền là
các cán bộ được định danh bằng chức vụ,
còn một số cơ quan khác là các pháp nhân
được định danh bằng tên gọi) và tên của
cán bộ được Ủy quyền cấp Apostille. Các
Cơ quan có thẩm quyền khác lại điền chức
danh/tên của Cơ quan có thẩm quyền hoặc
tên của cán bộ được Ủy quyền.

Công ước không yêu cầu cán bộ được Ủy
quyền phải xưng danh; tuy nhiên, để tránh
phiền phức, tên của cán bộ cấp Apostille
nên được ghi vào mục 7 hoặc mục 10.
13

Mục Thông tin cần điền vào
b w hat t he specia l commission d oes
Mục 8 – ‘Số’ Điền số của Apostille.
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments ofấu/dán important issues relating temtheủapractical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared ền. the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, cán2003, 2009quyền 2012Apostille meetings in 2003
was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation).Nhiềumeeting trong2012 wascònthe firsttên be dedicated
exclusively to the practical operationcủa thebApostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not paired khôngthe review of any other Hague Convention).
quyền phải xưng danh; tuy nhiên, để tránh
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&RDÙNGthus vitalTHÔNG continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting.điền C&R mụcavailable tin tiêuApostille Sectionđánh số
thứ tự bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hay ngôn ngữ của Cơ quan có thẩm quyền (nếu không
phải là tiếng Anh hay tiếng Pháp). Cơ quan có thẩm quyền cũng có thể điền vào các mục
này bằng một ngôn ngữ khác (Điều 4(2)). Nếu ngôn ngữ của Cơ quan có thẩm quyền không
phải là tiếng Anh hay tiếng Pháp thì Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích điền vào
Apostille bằng một trong hai ngôn ngữ đó để đảm bảo rằng Apostille có thể có hiệu lực
ngay khi mang ra nước ngoài (xem Kết luận & Khuyến nghị số 90 của Ủy ban Đặc biệt
2009).

Để biết rõ hơn về ngôn ngữ của 10 mục thông tin
tiêu chuẩn được đánh số thứ tự, xem các đoạn từ
251 trở đi.

c NHIỀU GIẤY TỜ

260 Một Apostille chỉ chứng thực chữ ký/con dấu của duy nhất một cán bộ hoặc cơ quan.
Do đó, không thể cấp một Apostille cho nhiều giấy tờ do các cán bộ khác nhau cấp phát.
Để nhanh chóng, một số Cơ quan có thẩm quyền vẫn cấp một Apostille duy nhất cho nhiều
giấy tờ đã được gộp lại với nhau nếu mỗi giấy tờ trong đó đều do cùng một cơ quan hay
cán bộ cấp.

Để biết rõ hơn về việc áp dụng Công ước đối với
nhiều giấy tờ, xem các đoạn từ 183 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

d KÝ TÊN

261 Công ước không quy định việc phải ký tên như thế nào vào Apostille. Trên thực tế,
Apostille bằng giấy được ký bằng tay (ký “tươi”), bằng đóng dấu cao su hay bằng phương
pháp cơ học (chữ ký từ fax). Apostille điện tử được ký bằng chữ ký điện tử qua việc sử
dụng chứng chỉ số (loại này không giống như chữ ký qua fax). Luật pháp được áp dụng với
Cơ quan có thẩm quyền sẽ quyết định việc Apostille phải được ký theo cách nào và giá trị
của chữ ký đó (Kết luận & Khuyến nghị số 22 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Về phương diện
này, cần lưu ý là nhiều Quốc gia đã ban hành luật công nhận chữ ký điện tử có chức năng
tương đương với chữ ký tươi.

Để biết rõ hơn về việc ký Apostille điện tử bằng
chứng chỉ số, xem các đoạn từ 348 trở đi.

e GHI SỐ

262 Công ước không quy định việc ghi số Apostille như thế nào. Rốt cuộc, mỗi Cơ quan có
thẩm quyền sẽ quyết định hệ thống ghi số của mình.

263 Số trên Apostille là hết sức quan trọng để giúp cho người tiếp nhận xác minh nguồn
gốc của Apostille (như quy định trong Điều 7(2) của Công ước). Do đó, mỗi Apostille được
cấp bởi một Cơ quan có thẩm quyền cụ thể phải có một số riêng. Trên thực tế, một số Cơ
quan có thẩm quyền sử dụng hệ thống chữ cái kết hợp với số để ghi số cho Apostille.

264 Vì ngày càng có nhiều hệ thống đăng ký điện tử được sử dụng nên đã có khuyến nghị
thêm rằng không nên đánh số thứ tự cho Apostille (nói cách khác là nên đánh số ngẫu
nhiên) để tránh việc “dò tìm thông tin”, tức là người sử dụng tìm cách thu thập thông tin
về một Apostille mà mình chưa hề nhận được (xem Kết luận & Khuyến nghị của Diễn đàn
(Madrid) lần thứ 6, được đăng trên Mục Apostille (Apostille Section) của trang mạng Hội
nghị La Hay dưới nội dung “e-APP”).

Để biết rõ hơn về việc tránh bị “dò dẫm thông tin”,
đặc biệt đối với các Apostille được đánh số theo
thứ tự, xem các đoạn từ 359 trở đi.

E Gắn Apostille vào giấy tờ công đi kèm

a GẮN TRỰC TIẾP HOẶC SỬ DỤNG TEM CHỨNG NHẬN (ALLONGE)

265 Apostille phải được gắn vào giấy tờ công bằng cách đóng trực tiếp lên giấy tờ đó hoặc
bằng cách đóng vào một tờ rời (tem chứng nhận – “allonge”) rồi sau đó gắn lên giấy tờ đó
(Điều 4(1)).

b CÁC CÁCH GẮN APOSTILLE KHÁC NHAU

266 Công ước không quy định việc phải đóng Apostille như thế nào lên giấy tờ công đi
kèm, hay tem chứng nhận allonge phải được gắn như thế nào lên giấy tờ công đi kèm. Mỗi
Cơ quan có thẩm quyền sẽ tự quyết định phương pháp gắn Apostille. Trong mọi trường
hợp, Apostille phải được gắn chặt vào giấy tờ đó.
13

CÁCbCÁCH GẮNhe specia l commissionKHÓoesCAN THIỆP

38 The Apostille Conventionquyền several ApostilleHague Conventions) greatly benefits
from SpecialcứCommission meetings,Apostille allow forxácin-depth(Kếtdiscussions and considered
assessmentsếnof many importantbanissues relating toếtthe practical operation of the Convention.
These meetingsủaare carefully prepared CáchtheđơnPermanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent ấpMembers ofệnthe Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive

held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
nêu quan ngại về việc Apostille được gắn kiểu này có thể bị lạm dụng,
đặc biệt là vì Apostille có thể dễ dàng được tháo ra khỏi giấy tờ công
đi kèm và gắn lại vào một giấy tờ khác để làm cho giấy tờ khác đó trở
lên hợp pháp. Xét đến quan điểm của Ủy ban Đặc biệt về việc sử dụng
những biện pháp gắn Apostille để tránh bị can thiệp (xem đoạn 267),
Văn phòng Thường trực khuyến nghị rằng nếu sử dụng ghim dập để
gắn tem chứng nhận allonge thì Cơ quan có thẩm quyền nên áp dụng
phương pháp bổ sung để đảm bảo gắn chắc tem đó vào giấy tờ công đi
kèm (ví dụ bằng cách gấp tem chứng nhận allonge và trang được gắn
của giấy tờ trước khi dập ghim, hoặc bằng cách đóng dấu giáp lai).

Để biết rõ hơn về bản sao, xem các đoạn từ 154
trở đi.

2 Apostille điện tử (e-Apostille)

270 Cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng nhiều phương pháp để “gắn” Apostille điện
tử bằng cách liên kết lô-gic Apostille điện tử đó với giấy tờ công đi kèm. Trong trường hợp
Apostille điện tử được cấp dưới định dạng PDF thì Apostille điện tử đó có thể được gắn
bằng cách ghép Apostille điện tử và giấy tờ công điện tử vào chung một văn bản PDF. Hoặc
là, Apostille điện tử có thể được gắn vào tập tin giấy tờ công điện tử như là một tập tin
riêng (mặc dù trên thực tế làm như vậy tức là giấy tờ công điện tử được gắn vào Apostille
điện tử).

www.hcch.net > Apostille Section

c VỊ TRÍ GẮN APOSTILLE

271 Với giấy tờ có nhiều trang, Apostille nên được gắn vào trang có chữ ký của giấy tờ đó.
Nếu sử dụng tem chứng nhận allonge thì nên gắn nó vào mặt trước hoặc mặt sau của giấy tờ
(xem Kết luận & Khuyến nghị số 17 của Ủy ban Đặc biệt 2003). Vì lý do thiết thực, Apostille
nên được gắn lên giấy tờ công đi kèm sao cho không làm che đi những nội dung được
chứng thực (ví dụ chữ ký) hay bất kỳ nội dung nào của giấy tờ.

272 Nếu việc gắn Apostille lên một giấy tờ nào đó là không khả thi (hay do luật pháp của
Quốc gia không cho phép) thì Cơ quan có thẩm quyền có thể hướng dẫn đương đơn xin bản
sao có xác nhận của giấy tờ rồi cấp Apostille cho bản sao đó thay vì bản gốc.

KHÔNG THÁO APOSTILLE RA KHỎI GIẤY TỜ CÔNG ĐI KÈM

273 Cơ quan có thẩm quyền nên thông báo cho đương đơn rằng
Apostille phải được gắn nguyên vào giấy tờ công đi kèm. Cụ thể, Cơ
quan có thẩm quyền nên tư vấn cho những đương đơn muốn phô-tô
giấy tờ đã được cấp Apostille biết rằng việc tháo Apostille ra khỏi giấy tờ
công đi kèm sẽ làm Apostille mất hiệu lực.

F Thu phí cấp Apostille

274 Công ước không đề cập đến mức phí mà Cơ quan có thẩm quyền có thể thu cho việc
cấp Apostille. Hầu hết các Cơ quan có thẩm quyền đều thu phí, mặc dù có một số cơ quan
không thu. Mỗi Quốc gia Ký kết tự quyết định có thu phí hay không, và nếu thu thì mức
phí là bao nhiêu, tuỳ theo luật pháp liên quan.

275 Đối với những Cơ quan có thẩm quyền có thu phí, mức phí cũng như biểu phí rất khác
nhau. Một số Cơ quan có thẩm quyền luôn giữ nguyên mức phí cố định. Một số Cơ quan có
thẩm quyền khác lại thu mức phí khác nhau tuỳ thuộc vào một hay nhiều yếu tố, bao gồm:

 Đối tượng xin cấp Apostille (ví dụ doanh nghiệp hay cá nhân);
 Quy mô của giá trị giao dịch của giấy tờ được cấp Apostille;
 Số lượng giấy tờ được đương đơn xin cấp Apostille;
 Loại giấy tờ được cấp Apostille.

276 Trong mọi trường hợp, mức phí được thu cho việc cấp Apostille nên ở mức hợp lý (Kết
luận & Khuyến nghị số 20 của Ủy ban Đặc biệt 2003). Có thể truy cập thông tin về mức phí
được các Cơ quan có thẩm quyền thu do các Quốc gia cung cấp ở Mục Apostille (Apostille
Section).
13

MỨCbPHÍ CHOtNHI specia l Tcommission

d oes

experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be

www.hcch.net > Apostille Section

B Định dạng của hệ thống đăng ký

a HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ BẰNG GIẤY VÀ ĐIỆN TỬ

279 Hệ thống đăng ký Apostille có thể được duy trì bằng giấy (phiếu thư mục) hoặc bằng
định dạng điện tử. Rất nhiều Cơ quan có thẩm quyền duy trì hệ thống đăng ký dưới dạng
điện tử (tuy nhiên, không hẳn là các hệ thống này đã sẵn sàng để có thể truy cập trực
tuyến). So với hệ thống đăng ký trên giấy, đăng ký dưới dạng điện tử mang lại các lợi ích
sau đây cho Cơ quan có thẩm quyền trong việc thực hiện chức năng của mình theo Công
ước:

 Dễ lưu thông tin cụ thể của từng Apostille được cấp (xem các đoạn từ 284 trở đi);
 Dễ xác minh nguồn gốc của một Apostille (xem các đoạn từ 286 trở đi);
 Tự động trích xuất số liệu thống kê về dịch vụ Apostille do Cơ quan có thẩm quyền
cung cấp (ví dụ số Apostille đã được cấp trong một khoảng thời gian cụ thể);
 Giải phóng không gian nơi làm việc.

280 Các hệ thống đăng ký điện tử có thể được truy cập bởi nhiều Cơ quan có thẩm quyền
(ở các địa điểm khác nhau) qua một hệ thống mạng an toàn.

b ĐĂNG KÝ ĐIỆN TỬ (e-REGISTER)

281 e-Register là một hệ thống đăng ký điện tử có thể được truy cập trực tuyến bởi những
người tiếp nhận Apostille. Đây là một công cụ thiết thực và hiệu quả cho phép người tiếp
nhận có thể dễ dàng xác minh nguồn gốc của những Apostille mình nhận được (Kết luận
& Khuyến nghị số 25 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Do đó hệ thống đăng ký điện tử cung cấp
một biện pháp đơn giản mà hiệu quả nhằm ngăn ngừa việc sử dụng gian lận Apostille.

282 Hệ thống đăng ký điện tử có thể được vận hành để lưu lại thông tin cấp Apostille cả ở
dạng giấy in lẫn Apostille điện tử. Hệ thống đăng ký điện tử cũng có thể lưu lại những thông
tin cụ thể về những hoạt động hợp pháp hoá đã được thực hiện (ví dụ hệ thống đăng ký
điện tử được quản lý bởi Ngoại trưởng Tiểu bang Colorado của Hoa Kỳ).

Để biết rõ hơn về lợi ích của đăng ký điện tử, xin
xem các đoạn từ 335 trở đi.
Để biết rõ hơn về triển khai đăng ký điện tử, xin
xem các đoạn từ 351 trở đi.

HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ APOSTILLE ≠ CƠ SỞ DỮ LIỆU CON DẤU
VÀ CHỮ KÝ

283 Xin đừng nhầm lẫn giữa hệ thống đăng ký Apostille với cơ sở dữ liệu
chứa mẫu con dấu và chữ ký. Cơ sở dữ liệu chứa mẫu con dấu và chữ ký (đã
được nêu trong các đoạn từ 219 trở đi) được Cơ quan có thẩm quyền sử dụng
để xác minh nguồn gốc của giấy tờ công đi kèm trước khi cấp Apostille. Hệ
thống đăng ký Apostille được Cơ quan có thẩm quyền sử dụng để lưu lại
thông tin cụ thể về Apostille sau khi đã được cấp.
13

C Thônghat c he specia lhcommissionkýoes

284 ThehệApostilleđConventionợc(like several othergiấy,Hague Conventions) (nhưngbenefits tiếp
nhận Special Commission meetings,e-Registerallow for in-depth discussions(and considered đăng
assessments thểmany important issues relating ngườipractical operation quan Convention. ền
ẫn được yêu cầu phải lưu lại những thông tin cụ thể sau đối với từng Apostille được
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
Ngày cấp Apostille (như được ghi ở mục thông tin tiêu chuẩn số 6);
Tên của người đã ký vào giấy tờ công đi kèm (như được ghi ở mục thông tin tiêu
and chuẩnthe Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventionsquyềnlegal co-operation). The meeting công đi kèm (như được dedicated thông
exclusively tochuẩnpractical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of ờngmeeting, the Special Commission recommended that the next meetingđóng
held inấuthehosamedánmanner(như notợc paired withthôngreviewtiêu chuẩn s Hague Convention).

285 CThe Conclusions Recommendations (“C&R”) adoptedsung Special Commissionký, ví
destablish andcrecommendcông đipracticestênfor Competent Authorities.Apostille vàdetermineQuốc
future workận. be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
givenTheo very large number Competent Authoritiesthand officialsđinvolved in the operationxem
nhữngApostille Convention.trên Apostille được vital to the continuedcósuccessquyền Convention.
References vớithethông are made throughout thốngHandbook togetherkhông. Luật pháp liên quan
xác minh hay không, bao gồm cả luật pháp về tiết lộ thông tin và bảo vệ dữ liệu.

287 Trong trường hợp Cơ quan có thẩm quyền vận hành hệ thống đăng ký Apostille bằng
giấy hoặc đăng ký điện tử (tức là hệ thống đăng ký mà người tiếp nhận không thể truy
cập trực tuyến) thì quy trình xác minh này bắt đầu khi có đề nghị từ người tiếp nhận qua
điện thoại, hoặc fax, hoặc e-mail hoặc thư thường. Sau đó một cán bộ của Cơ quan có thẩm
quyền phải xác minh trong hệ thống đăng ký của Cơ quan có thẩm quyền xem liệu có hồ sơ
trùng khớp với thông tin trên Apostille do người tiếp nhận cung cấp hay không. Quy trình
này có thể rất mất thời gian. Nếu Cơ quan có thẩm quyền vận hành hệ thống e-Register
theo chương trình e-APP (tức là hệ thống đăng ký điện tử có thể được truy cập trực tuyến
bởi người tiếp nhận) thì quy trình xác minh thuận tiện hơn rất nhiều và phần lớn là được
thực hiện tự động vì người tiếp nhận Apostille sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức từ hệ
thống e-Register đối với nghi vấn của mình. Quy trình này có thể được hoàn tất trong vòng
vài phút từ khoảng cách rất xa mà không cần có sự can thiệp của cán bộ của Cơ quan có
thẩm quyền được nêu trong Apostille (bằng giấy hoặc điện tử).

288 Không có yêu cầu nào về việc người đề nghị xác minh phải chứng minh được tính hợp
pháp về lợi ích của mình.

E Thời gian lưu giữ

289 Công ước không quy định thời gian lưu giữ những thông tin cụ thể và các thông tin
khác được lưu trong hệ thống đăng ký. Ủy ban Đặc biệt đã lưu ý rằng mỗi Quốc gia tự phải
xây dựng những tiêu chí khách quan về vấn đề này (Kết luận & Khuyến nghị số 21 của Ủy
ban Đặc biệt 2003).

www.hcch.net > Apostille Section

290 Vì lý do thiết thực, các hồ sơ phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian hợp lý, đặc
biệt trước thực tế hiệu lực của Apostille là vô hạn. Ủy ban Đặc biệt đã thừa nhận rằng lưu
giữ thông tin dưới dạng điện tử sẽ khiến việc lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ được thực hiện dễ
dàng hơn (Kết luận & Khuyến nghị số 21 của Ủy ban Đặc biệt 2003). Thực ra, những tiến bộ
về công nghệ có thể cho phép các Cơ quan có thẩm quyền lưu giữ hồ sơ gần như vĩnh viễn
mà không gây tác động tiêu cực nào đến tài nguyên. Do đó, nếu hệ thống đăng ký được duy
trì dưới dạng điện tử (dù có truy cập được trực tuyến hay không) thì nên lưu giữ hồ sơ càng
lâu càng tốt.

Để biết rõ hơn về hiệu lực vô thời hạn của Apos-
tille, xin xem đoạn 28.
13

b w hat t he specia l commission d oes

The
Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review ofrõany other Hague Convention).các
đoạn từ 91 về sau.
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish andtiếprecommendApostille practices for Competent Authorities.Apostille bằngdetermine hệ
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R e-Register dovaluable in addressing operationalảnissuesđườnggreatly assistcủa hệuniformnày
interpretation trênapplicationbằng giConventionApostille the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved nguồn operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant SpecialdoCommissionkhông chấp nhận ApostilleApostille Section.
293 Công ước không quy định các lý do để Quốc gia Ký kết có thể không chấp nhận (reject)
Apostille (theo nghĩa từ chối công nhận hiệu lực của Apostille đó).

294 Vì mục đích của Công ước là nhằm tạo thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ công ở nước
ngoài nên các Apostille cần được chấp nhận theo thông lệ trừ trường hợp Apostille đó bị lỗi
nghiêm trọng hay quá trình cấp Apostille có sai sót. Phần dưới đây sẽ đưa ra một số lý do
có thể không chấp nhận Apostille.

A Giấy tờ được cấp Apostille bị công khai loại trừ ra khỏi phạm vi
áp dụng của Công ước

295 Một Apostille có thể không được chấp nhận nếu có liên quan đến một giấy tờ đã bị
công khai loại trừ ra khỏi phạm vi áp dụng của Công ước theo Điều 1(3).

www.hcch.net > Apostille Section

HỢP TÁC HÀNH CHÍNH ĐỂ XỬ LÝ CÁC GIẤY TỜ CÓ
KHẢ NĂNG BỊ LOẠI TRỪ

296 Xét về phạm vi hẹp và bản chất luôn biến đổi của những quy định
loại trừ này, đặc biệt là quy định loại trừ ở Điều 1(3)(b) đối với giấy tờ
liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hay hải quan, các cơ quan ở
Quốc gia tiếp nhận được khuyến khích làm theo quyết định của Cơ quan
có thẩm quyền đã cấp Apostille đối với việc xác định liệu giấy tờ liên
quan có phải là giấy tờ công có thể áp dụng Công ước hay không. Cụ thể,
Ủy ban Đặc biệt khuyến khích các Quốc gia chấp nhận (trong chừng mực
có thể) các Apostille được cấp cho các giấy tờ như giấy phép xuất/nhập
khẩu, giấy chứng nhận y tế và giấy chứng nhận nguồn gốc, dù rằng chính
bản thân Quốc gia đó cũng không cấp Apostille cho những giấy tờ trên
(Kết luận & Khuyến nghị số 15 của Ủy ban Đặc biệt 2012).

Để biết rõ hơn về các giấy tờ bị loại trừ, xem các
đoạn từ 135 trở đi.

B Quốc gia cấp Apostille không phải là thành viên của Công ước

297 Các giấy chứng nhận kiểu như Apostille được cấp bởi các Quốc gia không phải là
thành viên của Công ước không thể được công nhận giá trị pháp lý theo Công ước.

C Giấy tờ được cấp Apostille không phải là giấy tờ công của Quốc gia xuất xứ

298 Cơ quan có thẩm quyền không được phép cấp Apostille cho giấy tờ công nước ngoài
(xem đoạn 175). Apostille có thể không được chấp nhận nếu nó liên quan đến một giấy tờ là
giấy tờ công của một Quốc gia khác không phải là Quốc gia xuất xứ.

D Apostille không phải do Cơ quan có thẩm quyền cấp

299 Apostille có thể không được chấp nhận nếu nó không được cấp bởi một cơ quan có
thẩm quyền cấp Apostille vào thời điểm cấp. Thông tin về thẩm quyền của Cơ quan có
thẩm quyền vào một thời điểm cụ thể có thể được tra cứu ở Mục Apostille (Apostille
Section).

E Apostille được cấp cho loại giấy tờ công mà Cơ quan có thẩm quyền không có quyền
cấp Apostille

300 Apostille có thể không được chấp nhận nếu nó được cấp bởi một cơ quan không có
thẩm quyền cấp Apostille cho loại giấy tờ công cụ thể đó vào thời điểm cấp. Thông tin này
có thể được tra cứu dễ dàng ở Mục Apostille (Apostille Section).. Trong trường hợp nghi
vấn, người tiếp nhận nên liên hệ với Cơ quan có thẩm quyền.

F Không có 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự

301 Apostille có thể không được chấp nhận nếu nó không có một khu vực gồm 10 mục
thông tin tiêu chuẩn được đánh số thứ tự. Tuy nhiên, thông tin bổ sung nằm ngoài khu vực
chứa 10 mục thông tin tiêu chuẩn không phải là lý do hợp lý để không chấp nhận Apostille
nếu nó được cấp hợp lệ (xem đoạn 307). Thực ra, nên có thông tin bổ sung lưu ý về hiệu lực
hạn chế của Apostille và cung cấp địa chỉ URL của hệ thống e-Register để giúp cho người
tiếp nhận có thể xác minh được nguồn gốc của Apostille (xem các đoạn từ 253 trở đi).
13

G Apostille bị he speciagi commission d oes

302 Một ApostilleConventionợc(like several other Hague Conventions)tờgreatly benefitsợc chấp
nhận. Special Commission meetings, which allowngườiin-depth discussions considered đã
cassessments of tránhimportant issues relating totờ practicalkèm.operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of

States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
Commission hastính xác three occasions,nguyên2003, 2009 andcó2012 liênthe meetingsquan2003thẩm

Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
the review
39 The Conclusions theoRecommendations (“C&R”)côngadoptedluật Special Commissionếp
establish nhậnrecommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&RLuật extremely valuable in addressing operational issuescônggreatlygiấyassist the uniformđó,
interpretation and applicationApostilleConvention around the world. khôngwas acknowledgedcông
theoSpecial Commission itselftiếpitsnhận meeting Khuyến6(a)), and 14 củatheỦymore important
2012). Apostille hoànnumberkhôngCompetenthưởngAuthorities chấpofficials involvedhay giáoperation of
chứngApostillegiấyConvention. theoC&R pháp củavitalQuốc giacontinued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
trở đi.

B Sai sót nhỏ về hình thức

305 Không thể từ chối Apostille vì lý do kích thước, hình dạng hay mẫu mã nếu như vẫn
có thể nhận diện rõ ràng đó là Apostille được cấp theo Công ước (Kết luận & Khuyến nghị
số 13 của Ủy ban Đặc biệt 2003; Kết luận & Khuyến nghị số 92 của Ủy ban Đặc biệt 2009).
Cụ thể, Apostille không thể không được chấp nhận chỉ vì:

 Không phải là hình vuông;
 Có các cạnh dài hơn hoặc ngắn hơn 9 cm;
 Không có khung viền xung quanh tiêu đề và khu vực chứa 10 mục thông tin tiêu
chuẩn có đánh số thứ tự.

306 Tuy nhiên, sai sót về hình thức có thể được thông báo cho Cơ quan có thẩm quyền đã
cấp Apostille đó.

C Thông tin bổ sung

307 Không thể từ chối Apostille chỉ vì lý do có thông tin bổ sung ở bên ngoài khu vực chứa
10 mục thông tin tiêu chuẩn (Kết luận & Khuyến nghị số 13 của Ủy ban Đặc biệt 2003; Kết
luận & Khuyến nghị số 92 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

Để biết rõ hơn về thông tin bổ sung, xem các đoạn
từ 253 trở đi.

www.hcch.net > Apostille Section

D Apostille là Apostille điện tử

308 Không thể không chấp nhận Apostille chỉ vì lý do nó được cấp dưới dạng điện tử (tức
là e-Apostille). Quan điểm này được khẳng định qua tuyên bố được thông qua tại Diễn đàn
(Madrid) lần thứ 6 (Kết luận & Khuyến nghị số 6) và được tái khẳng định bởi Diễn đàn
(Izmir) lần thứ 7 (Kết luận & Khuyến nghị số (9):

“[N]hững người tham gia Diễn đàn một lần nữa nhấn mạnh nguyên tắc
cơ bản của Công ước theo đó Apostille được cấp hợp lệ ở một Quốc gia
Thành viên phải được chấp nhận ở Quốc gia Thành viên khác; Những
người tham gia Diễn đàn nhấn mạnh rằng nguyên tắc này cũng được áp
dụng đối với Apostille điện tử được cấp theo luật pháp của Quốc gia cấp
phát. Việc không mở rộng nguyên tắc này đến Apostille điện tử sẽ tạo ra
cho các Quốc gia tiếp nhận nhiều quyền lực hơn so với trong một môi
trường giấy tờ thông thường. Một tiêu chuẩn kép như thế sẽ rất không
thoả đáng vì việc sử dụng Apostille điện tử mang lại mức độ bảo mật cao
hơn so với Apostille bằng giấy. Việc công nhận Apostille điện tử của nước
ngoài như thế này được hỗ trợ thêm bởi thực tế rằng đa số các Quốc gia đã
thông qua luật pháp theo hướng coi chữ ký điện tử có giá trị tương đương
với chữ ký (toàn ảnh) bằng tay. Cuối cùng, những người tham gia Diễn
đàn nhấn mạnh lợi ích to lớn của việc sử dụng song song hệ thống đăng
ký điện tử e-Register nếu và khi Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille
điện tử; khả năng xác minh được nguồn gốc của Apostille điện tử trong hệ
thống đăng ký điện tử liên quan cũng đem lại cho người tiếp nhận Apos-
tille điện tử tất cả những đảm bảo cần thiết.”

309 Để tạo thuận lợi cho việc chấp nhận Apostille điện tử ở nước ngoài, các Quốc gia Ký
kết được khuyến khích thông báo cho các Quốc gia Ký kết khác khi họ bắt đầu cấp Apostille
điện tử. Nên làm việc này bằng cách thông báo cho Cơ quan Lưu chiểu và thông tin cho
Văn phòng Thường trực (xem Kết luận & Khuyến nghị số 8 của Diễn đàn (Izmir) lần thứ 7).

310 Điều này không ngăn cản các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận không chấp nhận giấy tờ
công điện tử đi kèm trên cơ sở luật pháp của họ vì giấy tờ phải được xuất trình dưới dạng
văn bản giấy hoặc vì Quốc gia tiếp nhận không công nhận chữ ký điện tử có giá trị tương
đương chữ ký “tươi”.

E Phương pháp gắn vào giấy tờ công đi kèm

311 Không thể từ chối một Apostille chỉ vì nó được gắn vào giấy tờ công đi kèm bằng
phương pháp không giống phương pháp mà Cơ quan có thẩm quyền ở Quốc gia tiếp nhận
sử dụng (Kết luận & Khuyến nghị số 92 của Ủy ban Đặc biệt 2009).

F Không có bản dịch

312 Không thể từ chối một Apostille chỉ vì nó được trình bày bằng một ngôn ngữ không
phải là ngôn ngữ của Quốc gia tiếp nhận. Công ước quy định rằng một Apostille có thể
được trình bày bằng ngôn ngữ chính thức của Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille đó
(Điều 4(2)). Công ước cũng quy định rằng Apostille phải có hiệu lực ở tất cả các Quốc gia
Ký kết khác mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào nữa, kể cả dịch thuật (Điều
3(1)).

313 Điều này không ngăn cản các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận từ chối tiếp nhận giấy tờ
công đi kèm trên cơ sở luật pháp của họ vì giấy tờ công đó sử dụng một ngôn ngữ không
phải là ngôn ngữ của Quốc gia tiếp nhận hoặc vì không có bản dịch đi kèm.
13

nên trình bày Apostille bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp ngoài ngôn ngữ chính thức của
38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively dụ the practical operation of the ApostillecầuConvention.pháplightphải đượcverycấppositive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
H Apostille không được hợp pháp hoá hay chứng nhận bổ sung theo cách khác
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. được miễndeterminenhận
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
đC&Rứngextremely valuablecủa addressing operational issues and greatly(Điều 3(1)).uniform bất
interpretation and applicationđượctheápConvention around không tạo thêm acknowledgedlýby
theoSpecial CommissionCơ quan its thẩm meetingkhông nên6(a)),phápishoá hay chứngimportant
givenbằng cách khácnumberviệc Competent Authorities officials involved in đối operation of
chứngApostille Convention. ThecấpC&R are thusphần trong continuedhsuccess ofhoá Convention.
tReferences to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

KHÔNG HỢP PHÁP HOÁ CHO APOSTILLE

317 Ủy ban Đặc biệt cương quyết phản đối cách làm riêng trái với Công ước của
các Quốc gia Thành viên trong việc yêu cầu phải hợp pháp hoá Apostille (Kết luận
& Khuyến nghị số 93 của Ủy ban Đặc biệt 2009). Ủy ban Đặc biệt cũng đã nhắc lại
Điều 9 cấm hành vi hợp pháp hoá do các viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh
sự thực hiện khi Công ước Apostille đã có hiệu lực, đồng thời nhắc nhở các Quốc
gia Thành viên về nghĩa vụ của họ trong việc có những hành động cần thiết để đảm
bảo tuân thủ với các quy định của Điều này (Kết luận & Khuyến nghị số 69 của Ủy
ban Đặc biệt 2009). Do đó, Apostille không thể bị từ chối chỉ vì lý do nó chưa được
hợp pháp hoá hay phải thực hiện thêm các thủ tục bổ sung.

318 Đặc biệt, các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận không được yêu cầu bắt buộc phải có xác nhận
của Cơ quan có thẩm quyền cấp phát nêu rõ quy trình cấp Apostille thì mới chấp nhận (ví dụ
bằng cách yêu cầu người sử dụng phải xin cấp một công văn của Cơ quan có thẩm quyền).
Ủy ban Đặc biệt mạnh mẽ khuyến nghị rằng các Cơ quan có thẩm quyền hãy từ chối làm theo
những yêu cầu xác nhận như vậy và thông báo cho Văn phòng Thường trực nếu họ nhận được
yêu cầu dạng đó (Kết luận & Khuyến nghị số 27 của Ủy ban Đặc biệt 2012). Để xua tan những
hoài nghi về nguồn gốc của Apostille, các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận có thể xác minh qua
hệ thống đăng ký của Cơ quan có thẩm quyền (xem các đoạn từ 286 trở đi). Để xua tan những
hoài nghi về thẩm quyền của Cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan ở Quốc gia tiếp nhận có thể
kiểm tra thông tin trên Mục Apostille (Apostille Section) (dưới nội dung “Cơ quan có thẩm
quyền”). Văn phòng Thường trực đã thiết kế mẫu văn bản chuẩn để các Cơ quan có thẩm
quyền có thể sử dụng khi phúc đáp cho cơ quan có yêu cầu.

www.hcch.net > Apostille Section

Để biết rõ hơn về không cấp công văn xác nhận,
xem thông tin ghi chú ở Mục Apostille có tên là
“Cấp phát và Chấp nhận Apostille”.

I Giấy tờ công đi kèm đã được cấp Apostille và hợp pháp hoá
319 Giấy tờ công có thể vừa được hợp pháp hoá vừa được cấp Apostille. Như đã lưu ý ở
trên (Đoạn 213), một cá nhân có thể cần xuất trình giấy tờ công (ví dụ giấy khai sinh) ở nhiều
Quốc gia và do đó cần giấy tờ công đó vừa được hợp pháp hoá (để xuất trình ở Quốc gia
không phải là Quốc gia Ký kết) vừa được cấp Apostille (để xuất trình ở Quốc gia Ký kết).
Không có quy định nào trong Công ước loại trừ hiệu lực của Apostille chỉ vì lý do có thể
phải cần thêm phương pháp chứng thực khác trên giấy tờ trong quy trình cần thiết để xuất
trình giấy tờ đó tại cả một Quốc gia Ký kết lẫn một Quốc gia không ký kết, miễn là những
cách thức chứng thực đó không liên quan đến chính bản thân Apostille (như đã được giải
thích trong đoạn 316).

J Apostille được cấp trước khi Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia tiếp nhận

320 Apostille được xuất trình ở một Quốc gia sau khi Công ước đã có hiệu lực ở Quốc gia
đó thì không thể bị từ chối chỉ vì lý do nó được cấp vào thời điểm trước khi Công ước có
hiệu lực ở Quốc gia tiếp nhận (xem đoạn 99).
13

b w hat t he specia commission

a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
đó numerous experts, including representativesước Competent Authorities.do Specialphát triển

and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
39 The ConclusionsApostilleRecommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

323 Tại kỳ họp năm 2003, Ủy ban Đặc biệt đã công nhận rằng công nghệ hiện đại có vai trò
không thể tách rời trong xã hội ngày nay dù việc sử dụng công nghệ đã không thể được dự
báo vào thời điểm Công ước được thông qua. Ủy ban Đặc biệt nhất trí rằng sử dụng công
nghệ hiện đại có thể mang lại tác động tích cực cho hoạt động của Công ước. Ngoài ra, Ủy
ban cũng công nhận rằng cả tinh thần lẫn từ ngữ trong Công ước đều không gây cản trở gì
cho việc sử dụng công nghệ hiện đại và hoạt động của Công ước có thể được tăng cường
dựa vào công nghệ (xem Kết luận & Khuyến nghị số 4).

324 Những kết quả này đã được các chuyên gia tán đồng tại Diễn đàn (Las Vegas) lần thứ
nhất vào năm 2005 do Hội nghị La Hay và Liên đoàn Công chứng La-tinh Quốc tế đồng
tổ chức với sự đăng cai của Hiệp hội công chứng Quốc gia Hoa Kỳ (NNA). Diễn đàn cũng
tạo cơ hội để các chuyên gia xây dựng những hướng dẫn về công tác thiết lập các hệ thống
đăng ký điện tử (e-Register) và cấp Apostille điện tử (e-Apostille).

325 Với sự ủng hộ này, Hội nghị La Hay và NNA đã cho ra mắt Chương trình Thử nghiệm
Apostille điện tử (tên gọi thời đó) vào năm 2006. Mục đích của chương trình e-APP là để thúc
đẩy và hỗ trợ triển khai công nghệ phần mềm an toàn, hoạt động tốt và tiết kiệm chi phí
phục vụ cho:

 Cấp Apostille điện tử (“cấu phần Apostille điện tử/e-Apostille”); và
 Hoạt động của các hệ thống đăng ký điện tử có thể được truy cập trực tuyến bởi
người tiếp nhận để xác minh nguồn gốc của Apostille bằng giấy hoặc Apostille điện
tử mà họ nhận được (“cấu phần đăng ký điện tử/e-Register”).

www.hcch.net > Apostille Section

326 Các Cơ quan có thẩm quyền ở nhiều Quốc gia Ký kết đã triển khai một hoặc cả hai cấu
phần của chương trình e-APP. Tại kỳ họp năm 2012, Ủy ban Đặc biệt đã hoan nghênh nỗ
lực của các Quốc gia trong việc tích cực triển khai một hoặc cả hai cấu phần này, đồng thời
mạnh mẽ khuyến nghị các Quốc gia Ký kết tích cực xem xét thực hiện (Kết luận & Khuyến
nghị số 28). Bảng cập nhật tình hình triển khai chương trình e-APP (bao gồm một danh sách
riêng các e-Register đang hoạt động) được đăng tải trên trang mạng của Hội nghị La Hay ở
Mục Apostille. Vì những thành công của chương trình này, từ thí điểm đã được bỏ ra khỏi
tên gọi của chương trình e-APP vào tháng 01/2012; tên gọi hiện nay chỉ đơn giản là Chương
trình Apostille điện tử.

327 Nhằm thúc đẩy những kinh nghiệm hay, Hội nghị La Hay thường xuyên tổ chức các
diễn đàn quốc tế về chương trình e-APP. Những diễn đàn trước đây đã từng được tổ chức
ở một số Quốc gia như Hoa Kỳ, Anh, Tây Ban Nha và Thổ Nhĩ Kỳ. Các diễn đàn quốc tế
về e-APP thu hút các chuyên gia từ khắp thế giới và tạo cơ hội trao đổi thông tin và những
kinh nghiệm liên quan về e-APP và hoạt động thực tiễn của các cấu phần của chương trình
này. Các diễn đàn cũng tạo cơ hội tốt để trao đổi các vấn đề liên quan như công chứng điện
tử, bằng chứng số và chứng thực kỹ thuật số.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÁC KẾT LUẬN & KHUYẾN NGHỊ CỦA
DIỄN ĐÀN QUỐC TẾ VỀ e-APP

328 Các Kết luận & Khuyến nghị của các diễn đàn e-APP quốc tế là nguồn
thông tin quan trọng vì chúng phản ánh kinh nghiệm và thực tiễn liên quan
đến việc triển khai chương trình e-APP cũng như hoạt động thực tiễn của
hai cấu phần của chương trình này (Apostille điện tử/e-Apostille và đăng ký
điện tử/e-Register). Các Kết luận & Khuyến nghị đó cũng thiết lập những
mô hình kinh nghiệm hay cho các Quốc gia quan tâm. Tất cả các Kết luận
& Khuyến nghị của các diễn đàn trước đây cùng những thông tin liên quan
đều được đăng tải trên trang mạng của Hội nghị La Hay ở Mục Apostille
(Apostille Section).

2 Lợi ích của chương trình e-APP
329 Chương trình e-APP thúc đẩy việc sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tăng cường hơn
nữa hoạt động hiệu quả và an toàn của Công ước Apostille. Trong quá trình đó, chương
trình cũng điều chỉnh quy trình làm việc của Cơ quan có thẩm quyền và mang các dịch
vụ Apostille đến gần hơn với người sử dụng (tức là các đương đơn và người tiếp nhận
Apostille). Qua việc triển khai e-APP, người sử dụng và tiếp nhận Apostille có thể dễ dàng
chuyển gửi Apostille điện tử qua e-mail và xác minh được tính chân thực của cả Apostille
trên giấy lẫn Apostille điện tử ở trên mạng. Như vậy, e-APP đưa ra một quy trình nhanh
chóng, an toàn và không cần sử dụng giấy để cấp, lưu thông tin và xác minh Apostille.

330 Đồng thời, e-APP cung cấp một công cụ hữu hiệu để chống giả mạo và lạm dụng Apos-
tille qua việc tạo ra một lớp bảo mật vượt xa các tiêu chuẩn hiện nay trong môi trường bằng
giấy. Vì e-APP thúc đẩy hoạt động không sử dụng giấy của Công ước Apostille nên chương
trình này cũng thân thiện hơn với môi trường.
13

e-APP LÀ hat tCÔNGspeciaH commission d oes

38 The ApostillemConventionhữu(like several cườngHague Conventions)hiệugreatly benefits
from Special Commission meetings, which allow in-depth discussions and considered
assessments oflmany important Khuyếnrelatingsốto28theủapracticalĐoperation2009). the Convention.
These meetings areưcarefully preparedminhthe Permanent Bureau,trtypically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has metsốon three occasions,các 2003, 2009 chương trình meetings lại 2003
đương2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
heldTrước same manner lượng giấypaired withđượcreviewtrên khắpother Hague Convention). –
tille điện tử (e-Apostille) càng trở nên có ý nghĩa hơn bao giờ hết. Các Cơ quan có thẩm
quyềnThe Conclusions cấuRecommendationsđi(“C&R”)thìadopted by the ApostilleCommissiongiấy tờ
establishđịnh recommendTrêngood practicesApostilleCompetent Authorities. Theynhất determineApostille
future workcông carried quabyđóthe Permanent Bureaulợiand the ContractingtờStates.này xét về
C&Rcạnhextremely valuable invàaddressingểnoperational issuesluận &greatly assist theốuniform ễn
interpretation andứapplication cácthe Convention around đangworld. định)was acknowledged by
the Special Commission itself at ấu2012ầnmeeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
334 Apostille Convention.Apostille điệnthus vitalnhằmthe continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting.Apostille nhanhavailablevàonhiệu Apostille Section. được
thời gian xử lý;
 Tăng độ bảo mật bằng cách đảm bảo rằng tập tin có chứa Apostille điện tử và giấy
tờ công đi kèm không bị chỉnh sửa bằng cách lưu lại bằng chứng nếu có hành vi can
thiệp vào Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm (khi đó Apostille điện tử sẽ tự động
bị “mất giá trị”) (tức là tính nguyên vẹn);
 Đảm bảo về nguồn gốc của Apostille điện tử qua việc sử dụng hợp lý chứng chỉ số
(tức là chứng thực);
 Đảm bảo rằng Apostille điện tử đã được ký bởi Cơ quan có thẩm quyền được nêu
trong Apostille điện tử, nhờ đó tránh được nguy cơ bị từ chối do có nghi ngờ về
nguồn gốc của Apostille (tức là không bị khước từ);
 Tạo ra một cách an toàn để gắn Apostille vào giấy tờ công;
 Tạo thuận lợi cho việc tiếp cận dịch vụ Apostille vì có thể gửi đề nghị đến Cơ quan
có thẩm quyền trên mạng và Apostille cũng có thể được cấp cho đương đơn trên
mạng (ví dụ qua e-mail hay qua một trang mạng bảo mật);
 Tạo thuận lợi cho việc xác minh giấy tờ đi kèm vì hệ thống cấp Apostille điện tử có
thể được tích hợp vào một cơ sở dữ liệu con dấu và chữ ký điện tử để có thể chỉ cần
nhấp chuột là có thể xác minh được nguồn gốc của giấy tờ đi kèm;
 Giảm chi phí cho việc cấp Apostille vì không cần sử dụng giấy có độ bảo mật cao gây
tốn kém hay sử dụng các phương pháp tinh vi để gắn Apostille giấy vào giấy tờ công;
 Giảm tải khối lượng công việc của Cơ quan có thẩm quyền vì hầu hết mọi việc sẽ
được thực hiện trên máy tính mà không cần phải dùng tay để gắn, đóng dấu và ký
vào Apostille;
 Tạo thuận lợi cho việc lưu thông giấy tờ công trên toàn cầu, nhờ đó tiết kiệm được
chi phí bưu điện vì không cần phải gửi giấy tờ qua đường bưu chính đến Quốc gia
tiếp nhận nữa;
 Giảm thiểu nguy cơ bị mất giấy tờ nhờ việc cho phép lưu và chuyển gửi giấy tờ bằng
các phương thức điện tử.

www.hcch.net > Apostille Section

B Hệ thống Đăng ký điện tử (e-Register)

335 Hệ thống đăng ký điện tử có thể được truy cập trực tuyến (tức là e-Register) cho phép
người tiếp nhận có thể nhanh chóng xác minh được nguồn gốc của Apostille mà họ nhận
được (dù là Apostille được cấp bằng giấy hay theo định dạng điện tử). Do đó, e-Register
làm tăng độ tin cậy của Apostille trên toàn thế giới. Các hệ thống e-Register cũng có thể góp
phần ngăn ngừa việc Apostille bị từ chối trong những trường hợp có sai sót nhỏ về hình
thức của Apostille hay kể cả các trường hợp có nghi ngờ, vì nguồn gốc của Apostille có thể
được xác minh một cách dễ dàng và nhanh chóng mà không cần có sự can thiệp của cán bộ
ở Cơ quan có thẩm quyền (được cho là) đã cấp Apostille.

336 Ngoài ra, cấu phần hệ thống đăng ký điện tử e-Register còn nhằm mục đích:

 Tạo thuận lợi và khuyến khích việc xác minh thường xuyên hơn nữa nguồn gốc của
Apostille (cả Apostille trên giấy và Apostille điện tử). Thông tin thống kê của Văn
phòng Thường trực đã xác nhận điều này;
 Tạo thuận lợi cho sự ra đời của hệ thống đăng ký điện tử e-Register tập trung cho tất
cả các Cơ quan có thẩm quyền do một Quốc gia Ký kết chỉ định (hoặc cho các văn
phòng của một Cơ quan có thẩm quyền) – đây là điều đặc biệt hữu ích khi các Cơ
quan có thẩm quyền (hay các văn phòng của một Cơ quan có thẩm quyền) nằm rải
rác ở nhiều nơi trên khắp đất nước. Hệ thống e-Register tập trung sẽ tạo thuận lợi
cho việc truy cập số liệu thống kê về công tác cấp Apostille;
 Tiết kiệm nguồn lực cho các Cơ quan có thẩm quyền vì họ không cần phải phân bổ nguồn
lực cho việc trả lời các câu hỏi về nguồn gốc của Apostille (được cho là) do mình cấp;
 Giải phóng không gian văn phòng của Cơ quan có thẩm quyền vì không cần lưu giữ
hồ sơ bằng giấy nữa.

337 Các Cơ quan có thẩm quyền đang quản lý một hệ thống đăng ký bằng định dạng điện
tử rồi nhưng chưa truy cập trực tuyến được (tức là một hệ thống đăng ký chỉ có Cơ quan có
thẩm quyền mới truy cập được) được khuyến khích làm cho hệ thống của mình có thể truy
cập trực tuyến. Làm như vậy không có nghĩa là công khai mở hệ thống đăng ký cho tất cả mọi
người – một hệ thống e-Register theo chương trình e-APP chỉ có thể được sử dụng hiệu quả
bởi những người tiếp nhận Apostille. Mặc dù đường dẫn URL được công khai nhưng chỉ có
người tiếp nhận Apostille mới được truy cập thông tin cần thiết để sử dụng hệ thống e-Regis-
ter (ví dụ ngày tháng và số Apostille). Nếu và khi được triển khai hợp lý, các hệ thống e-Regis-
ter sẽ không cho phép hành vi “dò tìm thông tin” (xem đoạn 359). Mặc dù có những khác biệt
trong cách quản lý hệ thống e-Register nhưng nói chung đang có xu hướng đưa công khai các
hệ thống đăng ký lên mạng (ví dụ để lưu thông tin về công nhận tư cách luật sư, các cơ sở giáo
dục hoặc sự tồn tại của các quyền và lợi ích về động sản và bất động sản).

3 Cách triển khai chương trình e-APP
338 Các Quốc gia Ký kết được tự do lựa chọn một trong hai hoặc cả hai cấu phần của chương
trình e-APP (Apostille điện tử/e-Apostille và đăng ký điện tử/e-Register). Mỗi cấu phần có thể
được triển khai độc lập với cấu phần còn lại (tức là không nhất thiết phải triển khai đồng thời
e-Apostille và e-Register). Trên thực tế, hầu hết các Quốc gia nếu đến nay mới chỉ triển khai
một cấu phần của chương trình e-APP thì đó là triển khai hệ thống e-Register. Dĩ nhiên, một
Quốc gia Ký kết có thể lựa chọn triển khai cả hai cấu phần cùng một lúc.

339 Các Cơ quan có thẩm quyền nào quan tâm đến việc triển khai một trong hai cấu phần
của chương trình e-APP được khuyến khích liên hệ với những Cơ quan có thẩm quyền đã
vận hành cấu phần đó và hỏi những thông tin liên quan hoặc trao đổi những kinh nghiệm
có thể sẽ giúp ích cho công tác triển khai và hoạt động trong tương lai của cấu phần đó
(xem Kết luận & Khuyến nghị số 3 của Diễn đàn (Izmir) lần thứ 7). Bảng cập nhật thông tin
về triển khai chương trình e-APP (bao gồm cả danh sách riêng các hệ thống e-Register đang
hoạt động) được đăng tải trên trang mạng của Hội nghị La Hay trong Mục Apostille. Khi có
13

yêu cầu, Văn phòng Thường trực sẽ hỗ trợ những Cơ quan có thẩm quyền quan tâm để tiếp
quan có thẩm quyền có chuyên môn liên

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of many important issues relating to the practical operation of the Convention.
TheseCHmeetingsTRÌNHcarefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Specialthẩm
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
tuyến và cho tất cả các Apostille mà họ cấp. Báo cáo này được đăng tải trên trang mạng của
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience thatbảnmeeting, the Special Commission recommended that Bannext meeting be
5/2011) rất hữu ích về m thuật, báo cáo này cũng được đăng tải trong Mục Apostille (bằng
tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Tây Ban Nha).
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&RNên extremely valuable in addressing operational thông tingreatly assist đầuuniform giá
interpretation andcapplication of khaiConvention aroundnào world.chương trìnhacknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given thethamlarge number of Competent Authoritiesyêuandầuofficialscóinvolvedthuậnthe operation of
the Apostille
quan
quyền đã bắt đầu cấp Apostille điện tử thì nên thông báo cho các Quốc gia Ký kết khác biết
về điều đó (xem Kết luận & Khuyến nghị số 8 của Diễn đàn (Madrid) lần thứ 8). Các Cơ
quan có thẩm quyền nên làm điều đó bằng cách thông báo cho Cơ quan Lưu chiểu và đồng
thời thông báo cho Văn phòng Thường trực (xem Kết luận & Khuyến nghị số 8 của Diễn
đàn (Izmir) lần thứ 7). Các Cơ quan có thẩm quyền đang quản lý một hệ thống e-Register
cũng nên thông báo cho Văn phòng Thường trực về điều đó.

Thông tin liên hệ của Cơ quan Lưu chiểu được nêu
trong mục “Cơ quan Lưu chiểu” ở phần Giải thích
Thuật ngữ.
343 Không có yêu cầu về việc Văn phòng Thường trực phải “chấp thuận” hay “thông qua”
việc triển khai một trong hai cấu phần của chương trình e-APP trước khi nó được hoạt
động. Tuy nhiên, trên bảng thông tin cập nhật về chương trình e-APP (trong đó có một
danh sách riêng các hệ thống e-Register đang hoạt động) được đăng trên trang mạng của
Hội nghị La Hay trong Mục Apostille, Văn phòng Thường trực có đánh dấu hoa thị vào
những hệ thống e-Register vẫn chưa hoàn toàn tương thích với chương trình e-APP (chủ
yếu là khi các hệ thống đó còn cho phép hành vi “dò tìm thông tin” (xem đoạn 359)).

344 Chương trình e-APP là một chương trình trung lập về công nghệ và không ưu tiên sử
dụng một công nghệ cụ thể nào so với một công nghệ khác. Tùy mỗi Quốc gia tự quyết
định sử dụng phần mềm nào và các Quốc gia nên có tư vấn của các chuyên gia chuyên
ngành liên quan (Công nghệ Thông tin). Cũng nên lưu ý rằng Văn phòng Thường trực khô-
ng thiết kế phần mềm để cấp Apostille điện tử hay phục vụ cho hoạt động của các hệ thống
đăng ký điện tử e-Register ở các Quốc gia Ký kết (mô hình e-Register mẫu ban đầu được
thiết kế chỉ phục vụ mục đích trình diễn).

345 Chương trình e-APP không ảnh hưởng đến việc áp dụng luật pháp sở tại liên quan đến
việc cấp phát giấy tờ điện tử (trong đó có các Văn bản công chứng).

www.hcch.net > Apostille Section

A Triển khai cấu phần Apostille điện tử (e-Apostille)

346 Việc triển khai cấu phần Apostille điện tử yêu cầu phải có (i) thiết bị máy tính phù hợp
(phần cứng và phần mềm) để điền thông tin vào Giấy Chứng nhận Apostille theo kỹ thuật
điện tử bằng một định dạng tập tin có hỗ trợ chữ ký số (ví dụ như Adobe® PDF hay công
nghệ tương đương); và (ii) khả năng chuyển gửi tập tin Apostille điện tử bằng phương tiện
điện tử, ví dụ như e-mail, hoặc đưa lên mạng để có thể tải về từ một trang mạng.21

a APOSTILLE ĐIỆN TỬ CẤP CHO GIẤY TỜ ĐIỆN TỬ VÀ/HOẶC GIẤY TỜ SCAN

347 Một số Quốc gia chỉ cấp Apostille điện tử cho các giấy tờ công được tạo ra bằng kỹ
thuật điện tử và vẫn tiếp tục cấp Apostille bằng giấy cho giấy tờ công trên giấy, trong khi đó
các Quốc gia khác lại cấp Apostille điện tử cho cả giấy tờ công điện tử và giấy tờ công trên
giấy được scan hoặc số hoá sau khi cấp. Cần lưu ý rằng việc cấp Apostille điện tử cho giấy
tờ công trước đây không được cấp phát dưới dạng điện tử có thể phải tuân thủ theo điều
kiện quy định cụ thể ở Quốc gia cấp phát (ví dụ giấy tờ công được cấp bằng giấy in chỉ có
thể được scan bởi Cơ quan có thẩm quyền) (xem Kết luận & Khuyến nghị số 7 của Diễn đàn
(Madrid) lần thứ 6).

b CHỨNG CHỈ SỐ

348 Để có thể đưa chữ ký điện tử vào Apostille, Cơ quan có thẩm quyền phải được cấp
chứng chỉ số của một Cơ quan Chứng nhận thương mại có uy tín hay một Cơ quan Chứng
nhận của Chính phủ. Việc chấp nhận Apostille điện tử được tăng cường rất nhiều nếu việc
cấp và quản lý các chứng thư (chứng chỉ) kỹ thuật số có chất lượng cao. Cách làm có thể là
lựa chọn Cơ quan Chứng nhận được công nhận rộng rãi trong lĩnh vực cung cấp các chứng
chỉ số có thể hoạt động trên tất cả các trình duyệt chủ đạo và phù hợp với định dạng văn
bản mà Cơ quan có thẩm quyền lựa chọn (xem Kết luận & Khuyến nghị số 7 của Diễn đàn
(Izmir) lần thứ 7).

349 Tuỳ thuộc vào phần mềm được sử dụng, Cơ quan có thẩm quyền chỉ cần mua một
chứng chỉ số là đủ, sau đó các cán bộ trong Cơ quan có thẩm quyền đó có thể dùng chung
chứng chỉ đó.

350 Bởi vì Apostille có hiệu lực vô hạn nên các Apostille điện tử vẫn tiếp tục có hiệu lực kể
cả sau khi chứng chỉ số của người ký Apostille điện tử đã hết hạn, miễn là chứng chỉ số phải
hợp lệ vào thời điểm cấp Apostille. Về mặt này, điều quan trọng là các Cơ quan có thẩm
quyền cần xem xét vấn đề này khi lựa chọn và sử dụng các chứng chỉ số để cấp Apostille
điện tử, lưu ý tới sự tồn tại của các Chữ ký Dài hạn vẫn duy trì hiệu lực sau khi chứng
chỉ số đã hết hạn, ví dụ như “Chữ ký Điện tử Cao cấp” cho tập tin PDF (PAdES) và HML
(XAdES-T) (xem Kết luận & Khuyến nghị số 6 của Diễn dàn (Izmir) lần thứ 7).

21 Để biết thêm các chi tiết kỹ thuật về triển khai cấu phần Apostille điện tử, xem bài “Chương trình thí điểm
Apostille điện tử (e-APP) – Bản ghi nhớ về một số phương diện kỹ thuật liên quan đến mô hình đề xuất để cấp
Apostille điện tử (e-Apostille)”, Prel. Doc. Số 18, tháng 3/2007 để trình lên Hội đồng vào tháng 4/2007 về các
Vấn đề Tổng hợp và Chính sách của Hội nghị, được soạn thảo bởi C. Bernasconi (Văn phòng Thường trực) và R.
Hansberger (Hiệp hội Công chứng Quốc gia) (tài liệu này được đăng ở Mục Apostille trên trang mạng của Hội
nghị La Hay); dù một số khía cạnh của bài viết này đã lỗi thời (đặc biệt những phần tham chiếu đến các phiên
bản phần mềm cụ thể) nhưng nội dung mô tả chung của một số khía cạnh cần cân nhắc khi triển khai cấu phần
e-Apostille vẫn rất có ý nghĩa.
13

B Triển hat cấu speciađăngcommission(e-Register)

351 ĐThexâyApostille Convention (like severalđiother e-Register,Conventions) greatly benefitsquyền có
from Special Commission meetings, which allownhư in-depth discussionshoặcconsideredcác
assessments manymạiimportant issuesOracle). to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
a CÁC LOẠI ĐĂNG KÝ ĐIỆN TỬ e-REGISTER
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish nayrecommend e-Register được Competent Authorities.chínhThey also determine được
future work truy carried ngườithetiếpPermanentmuốnBureau minh Contracting Apostille, tức là
C&Rminhextremely valuableCơin addressing operational issuestrên Apostilleassistcấp Apostille đó
interpretation applicationức the Conventionhệaround e-Register,This was acknowledged by
thôngSpecial Commission itself sung hoặcmeeting (C&R cấp6(a)),Apostilleallvà/hoặc important
given theCácveryloại e-Register đượcCompetent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References (Cơ bC&RHệ thống throughout this Handbook togethercơwith theềyear có đúng là
relevant ApostilleCommission meeting. Alltrùng are availableđược the Apostille Section.ờng câu
trả lời chỉ là “Có” hoặc “Không” (hoặc tương tự như vậy).
 Loại 2 (Bổ sung): Hệ thống e-Register không chỉ xác nhận có đúng là một Apostille
có số và ngày tháng trùng khớp đã được cấp hay không mà còn cung cấp thông tin
về Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm (có thể cho phép kiểm tra bằng hình ảnh
Apostille hoặc giấy tờ công).
 Loại 3 (Cao cấp): Hệ thống e-Register không chỉ cung cấp thông tin về Apostille và/
hoặc giấy tờ công đi kèm (có thể cho phép kiểm tra bằng hình ảnh Apostille hoặc
giấy tờ công) mà còn cho phép xác minh Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm bằng
kỹ thuật số (tức là chữ ký số của Apostille và/hoặc tính nguyên vẹn của giấy tờ công
đi kèm).

22 Phần mềm mã nguồn mở chủ yếu được hiểu là phần mềm có mã nguồn được cung cấp miễn phí để phục vụ nghiên
cứu, cải tiến và tái thiết kế. Mặc dù phần mềm mã nguồn mở có thể là nền tảng để xây dựng các sản phẩm phần
mềm thương mại nhưng mã nguồn mở thường được cấp phép theo hướng vẫn có thể được sử dụng miễn phí.
Những người ủng hộ phần mềm mã nguồn mở có xu hướng tin rằng phần mềm được thiết kế theo mã nguồn mở có
thể thúc đẩy sự sáng tạo nhiều hơn, tăng cường bảo mật và khuyến khích phát triển các giải pháp phần mềm hiệu
quả hơn về chi phí, cùng nhiều lợi ích khác.
23 PHP là một ngôn ngữ lập trình được sử dụng để làm các trang mạng. Là từ viết tắt của cụm
“PHP: Hypertext Preprocessor”, đây là một ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở chủ yếu được sử dụng để xây dựng
các ứng dụng trên máy chủ và nội dung mạng động, và gần đây nó còn được sử dụng để xây dựng nhiều ứng dụng
phần mềm đa dạng hơn nữa. PHP cho phép tương tác với một lượng lớn các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan
hệ, ví dụ như MySQL (và nhiều hệ thống khác).
24 MySQL là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) vận hành như một máy chủ cung cấp truy cập đến
một số cơ sở dữ liệu cho nhiều người sử dụng. SQL là từ viết tắt của Structured Query Language (Ngôn ngữ Truy
vấn được Cấu trúc).

www.hcch.net > Apostille Section

355 Bảng dưới đây sẽ giải thích các loại của hệ thống e-Register:

Chức năng Loại Thông tin hiển thị

Cơ bản 1 “Có”/“Không”

Bổ sung 2 “Có”/“Không”
+ thông tin về Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm (có thể
kiểm tra hình ảnh)

Cao cấp 3 “Có”/“Không”
+ thông tin về Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm (có thể
kiểm tra hình ảnh)
+ xác minh về Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm bằng kỹ
thuật số

356 Mặc dù các hệ thống e-Register cơ bản tạo thuận lợi cho việc xác minh nguồn gốc của
Apostille nhưng lại không cho phép Cơ quan có thẩm quyền liên quan hoàn thành nghĩa vụ
của mình theo Điều 7 của Công ước Apostille. Sở dĩ như vậy là vì các hệ thống e-Register đó
không cho phép người tiếp nhận xác minh được tên của người đã ký giấy tờ công và thẩm
quyền của người đó, hoặc tên của cơ quan đã đóng dấu vào giấy tờ đó trong trường hợp
giấy tờ không có chữ ký. Ngoài ra, hệ thống e-Register Loại 1 không đảm bảo được rằng
Apostille thực sự được sử dụng kèm theo giấy tờ công đã được cấp Apostille đó. Ví dụ, một
người tiếp nhận nhận được một Apostille bằng giấy. Apostille đó đã thực sự được cấp vào
một ngày cụ thể với số cụ thể, nhưng sau đó bị gỡ ra khỏi giấy tờ công gốc để rồi gắn lại
vào một giấy tờ công khác vì mục đích gian lận. Apostille đó khi xác minh sẽ vẫn cho kết
quả “có” (trùng khớp) từ hệ thống e-Register; không có thông tin nào cho thấy là mặc dù
được cấp hợp lệ nhưng Apostille đó hiện đang được sử dụng một cách gian lận kèm theo
một giấy tờ không phải là giấy tờ gốc được cấp Apostille đó.

357 Do đó, các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích vận hành các hệ thống e-Regis-
ter có cung cấp tối thiểu những mô tả cơ bản và/hoặc hình ảnh của Apostille và/hoặc giấy
tờ công đi kèm (e-Register Loại 2), hoặc các hệ thống cho phép xác minh kỹ thuật số đối với
Apostille và/hoặc giấy tờ công đi kèm (e-Register Loại 3) (xem Kết luận & Khuyến nghị số
11 b) và c) của Diễn đàn (Izmir) lần thứ 7). Với cách làm này, Cơ quan có thẩm quyền có thể
chống gian lận hiệu quả hơn vì người sử dụng có thể xác minh được rằng Apostille đó là có
thực và vẫn được gắn trên giấy tờ công đi kèm đã được cấp Apostille, đồng thời cả hai loại
giấy tờ đó (hay các tập tin trong trường hợp Apostille điện tử) đều không bị can thiệp.

358 Tuy nhiên, cần phải xem xét yếu tố luật pháp hay quy định về bảo vệ thông tin cá
nhân ở Quốc gia xuất xứ vì các quy định đó có thể ngăn cấm việc tiết lộ một số loại thông
tin trong hệ thống e-Register, ví dụ như thông tin liên quan đến nội dung của giấy tờ công
(xem Kết luận & Khuyến nghị số 5 b) của Diễn đàn (Madrid) lần thứ 6). Luật pháp sở tại có
thể còn ngăn cấm việc hiển thị toàn bộ Apostille đã được ký trong hệ thống e-Register. Các
Cơ quan có thẩm quyền rất nên nhờ chuyên gia kiểm tra kỹ khía cạnh này trong hệ thống
e-Register của mình.
13

b CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU NGƯỜI TIẾP NHẬN PHẢI ĐIỀN ĐỂ CÓ THỂ TRUY CẬP
b w THỐNG speciaĐIỆNcommission d oes
38 The1ApostilleịConventionthông tinseveral other Hague Conventions) greatly benefits
from Special Commission meetings, which allow for in-depth discussions and considered

These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
người tiếp nhận (ví dụ người này nhận được một Apostille hoàn toàn hợp lệ được cấp vào
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establishngày recommendngày kếpractices bằngCompetent Authorities. Theythông determine
future Apostillecarried out công Permanent Bureau không Contractingđược.States. dàng hình
dung thôngextremelyưvaluable thểaddressing operational issuescho những assistđích uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

360 Trong trường hợp Apostille không được đánh số theo thứ tự mà đánh số ngẫu nhiên
hay theo một phương pháp khiến một cá nhân gần như không thể phỏng đoán đơn thuần
để biết được số của Apostille và ngày cấp thì không cần phải yêu cầu nhập một mã số nhận
dạng để xác minh nguồn gốc của Apostille. Tuy nhiên, vì các tính năng đó khá dễ thực hiện
và có thể tăng cường mức độ bảo mật nên các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích
sử dụng những tính năng đó cho hệ thống e-Register của họ kể cả khi Apostille không được
đánh số theo thứ tự.

2 Chép lại một từ và/hoặc dãy số được tạo ra ngẫu nhiên

361 Ngày càng có nhiều hệ thống e-Register yêu cầu người sử dụng phải nhập một từ và/
hoặc dãy số được tạo ra tự động để đảm bảo rằng người sử dụng là người thật chứ không
phải là máy tính nhằm tránh các tin nhắn rác. Mặc dù cách làm này nên được khuyến khích
nhưng cần lưu ý rằng công nghệ đang ngày một phát triển và có thể áp dụng các biện pháp
khác để đạt được kết quả tương tự (xem Kết luận & Khuyến nghị số 11 e) của Diễn đàn
(Izmir) lần thứ 7).

www.hcch.net > Apostille Section

3 Mã đáp ứng nhanh (Quick Response – QR)

362 Một kinh nghiệm hay là các Cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa mã đáp ứng nhanh (QR)
vào Apostille bằng giấy để cho phép người tiếp nhận có thể truy cập hệ thống e-Register
của Cơ quan có thẩm quyền đó bằng cách quét mã đó (xem Kết luận & Khuyến nghị số 11 f)
của Diễn đàn (Izmir) lần thứ 7).

4 Sử dụng Chứng thực SSL Kiểm tra Mở rộng (EV)

363 Để bảo vệ tính thống nhất trên mạng của các hệ thống e-Register, đặc biệt để chống
lại nguy cơ các trang mạng bên thứ ba sẽ mạo danh Cơ quan có thẩm quyền để cung cấp
thông tin giả mạo về Apostille, các Cơ quan có thẩm quyền được khuyến khích sử dụng
Chứng thực SSL Kiểm tra Mở rộng (EV) (được báo hiệu bằng màu xanh lá cây ở thanh địa
chỉ URL trên trình duyệt mạng) hay công nghệ tương tự để đảm bảo cho người sử dụng về
danh tính của chủ trang mạng (xem Kết luận & Khuyến nghị số 11 g) của Diễn đàn (Izmir)
lần thứ 7). Dưới đây là một ví dụ về Chứng thực SSL Kiểm tra Mở rộng (EV) của hệ thống
e-Register của New Zealand:

b w hat t he specia l commission d oes

www.hcch.net > Apostille Section

Công ước về miễn Hợp pháp hóa đối với Giấy tờ công
của nước ngoài

(được ký kết ngày 05 tháng 10 năm 1961)

Các Quốc gia ký kết Công ước này,

Mong muốn xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa ngoại giao hoặc lãnh sự đối với giấy tờ công của
nước ngoài,

Đã quyết định ký Công ước này và nhất trí với những điều khoản dưới đây:

Điều 1
(1) Công ước này áp dụng với giấy tờ công được lập trên lãnh thổ của Quốc gia ký kết này
và phải xuất trình trên lãnh thổ của Quốc gia ký kết khác.

(2) Trong Công ước này, giấy tờ công được hiểu là:
a) Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan
tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án,
hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”);
b) Giấy tờ hành chính;
c) Văn bản công chứng;
d) Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân, như chứng nhận
chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc đã diễn ra
vào một ngày nhất định và chứng thực chính thức hoặc công chứng chữ ký.

(3) Tuy nhiên, Công ước này không áp dụng đối với:

a) Giấy tờ được lập bởi cán bộ ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự;
b) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Điều 2
Các Quốc gia ký kết có trách nhiệm miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ thuộc đối tượng áp
dụng của Công ước này và phải xuất trình trên lãnh thổ của nước mình. Trong Công ước
này, hợp pháp hóa được hiểu là thủ tục cán bộ ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của nước
nơi giấy tờ phải xuất trình chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ của người ký giấy
tờ và, nếu thích hợp, tính xác thực của con dấu hoặc tem trên giấy tờ đó.

Điều 3
(1) Thủ tục duy nhất có thể yêu cầu để chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ của
người ký giấy tờ và nếu thích hợp, tính xác thực của con dấu hoặc tem trên giấy tờ đó
là chứng nhận được quy định tại Điều 4, do cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia lập
giấy tờ đó cấp.

(2) Tuy nhiên, thủ tục nói trên không áp dụng trong trường hợp luật, quy định hoặc tập
quán đang có hiệu lực ở Quốc gia nơi giấy tờ được xuất trình hoặc một thỏa thuận
giữa hai hoặc nhiều Quốc gia ký kết đã xóa bỏ, đơn giản hóa hoặc miễn hợp pháp hóa
đối với giấy tờ này.
13

b w hat t he specia l commission d oes
Điều 4
(1) ChứngApostille Convention (like several otherđưHagueđóngConventions) greatly benefits lên
from Special Commission(“allonge”); chứng nhận in-depth discussions and considered hành
assessments ofCông important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
(2)comprehensivechQuestionnaire sentđượcMembers ofngônHague Conference, Contractingcấp
States, ứng nhận.interested States.bắtThe meetings chứngSpecial Commissionđượcattended
by numerous experts,hai.including representatives(Convention de LaAuthorities. octobre 1961)» phải
Commission has mettiếng Pháp.occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively tonhthe practical operation of yêuApostille Convention. In light hoặc cvery positivengười
experiencemangthat meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
(2) Khi được điền đầy đủ, chứng nhận sẽ chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted con dấuSpecial Commission tờ
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be carried out by the Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&RChữextremely valuable in addressing operational issuesmọi greatly chứng uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the
givenCác Quốclarge number of CompetentơAuthorities and officials involved nhthe operation of
the Apostille Convention. hợpC&Rchức năngvitalchính continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting.báo C&Rchỉ available chotheộApostille SectionLan vào
thời điểm nộp văn kiện phê chuẩn hoặc gia nhập hoặc tuyên bố về việc mở rộng phạm
vi áp dụng của Công ước. Các Quốc gia này cũng phải thông báo về các thay đổi liên
quan đến cơ quan được chỉ định.

Điều 7
(1) Cơ quan được chỉ định theo quy định tại Điều 6 phải lập sổ đăng ký hoặc phiếu thư
mục lưu giữ thông tin về các chứng nhận đã cấp, trong đó ghi rõ:
a) Số và ngày chứng nhận
b) Họ tên người ký giấy tờ công và chức vụ của người đó, hoặc tên của cơ quan đã
đóng dấu hay gắn tem trên giấy tờ đó trong trường hợp giấy tờ không có chữ ký.

(2) Trong trường hợp cá nhân có yêu cầu, cơ quan đã cấp chứng nhận có trách nhiệm xác
minh các thông tin trong chứng nhận có trùng khớp với các thông tin được lưu trong
sổ đăng ký hoặc phiếu thư mục hay không.

Điều 8
Trong trường hợp hiệp định, điều ước hay thỏa thuận của hai hay nhiều Quốc gia ký kết
quy định việc chứng nhận chữ ký, con dấu hay tem phải tuân theo những thủ tục nhất định
thì Công ước này chỉ được ưu tiên áp dụng nếu những thủ tục này khắt khe hơn so với thủ
tục nêu tại Điều 3 và Điều 4.

Điều 9
Các Quốc gia ký kết phải thực hiện các biện pháp cần thiết để tránh việc cán bộ ngoại giao
hoặc viên chức lãnh sự của mình tiến hành hợp pháp hóa đối với những trường hợp được
miễn hợp pháp hóa theo Công ước này.

www.hcch.net > Apostille Section

Điều 10
(1) Công ước này mở cho các Quốc gia tham dự Kỳ họp thứ chín của Hội nghị La Hay về
tư pháp quốc tế và Ai-xơ-len, Ai-len, Công quốc Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kỳ ký.

(2) Công ước này phải được phê chuẩn và văn kiện phê chuẩn phải được nộp tại Bộ Ngoại
giao Hà Lan.

Điều 11
(1) Công ước này có hiệu lực vào ngày thứ sáu mươi sau khi văn kiện phê chuẩn thứ ba
được nộp như nêu tại khoản 2 Điều 10.

(2) Công ước này có hiệu lực đối với các Quốc gia ký và phê chuẩn sau thời điểm nói trên
vào ngày thứ sáu mươi sau khi nộp văn kiện phê chuẩn của nước mình.

Điều 12
(1) Các Quốc gia không thuộc diện nêu tại Điều 10 có thể gia nhập Công ước này sau khi
Công ước đã có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 11. Văn kiện gia nhập phải
được nộp tại Bộ Ngoại giao Hà Lan.

(2) Việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong quan hệ giữa Quốc gia gia nhập với các Quốc gia ký
kết nào không đưa ra phản đối việc gia nhập này trong vòng sáu tháng sau khi nhận
được thông báo nêu tại điểm d Điều 15. Các phản đối này phải được thông báo cho Bộ
Ngoại giao Hà Lan.

(3) Công ước có hiệu lực giữa Quốc gia gia nhập và các Quốc gia nào không đưa ra phản
đối việc gia nhập vào ngày thứ sáu mươi sau khi kết thúc thời hạn sáu tháng nói trên.

Điều 13
(1) Vào thời điểm ký, phê chuẩn hoặc gia nhập, bất kỳ Quốc gia nào cũng có thể tuyên bố
Công ước này được áp dụng mở rộng cho tất cả các vùng lãnh thổ mà Quốc gia đó
chịu trách nhiệm về quan hệ quốc tế hoặc chỉ cho một hoặc một số vùng lãnh thổ này.
Tuyên bố này có hiệu lực vào ngày Công ước có hiệu lực đối với Quốc gia đó.

(2) Vào bất kỳ thời điểm nào sau đó, việc mở rộng phạm vi áp dụng nói trên phải được
thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan.

(3) Nếu tuyên bố mở rộng phạm vi áp dụng được đưa ra bởi Quốc gia đã ký và phê chuẩn
Công ước thì Công ước có hiệu lực đối với các vùng lãnh thổ liên quan theo quy định
của Điều 11. Nếu tuyên bố mở rộng phạm vi áp dụng được đưa ra bởi Quốc gia đã gia
nhập Công ước thì Công ước có hiệu lực đối với các vùng lãnh thổ liên quan theo quy
định của Điều 12.
13

b w hat t he specia l commission d oes
Điều 14
(1) CôngApostille Convention trongseveral other HagueểConventions) greatly benefits theo quy
fromđSpecial Commission meetings, whichvớiallow Quốcin-depth discussions hoặcconsideredCông
assessments many important issues relating to the practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
(2)comprehensive Questionnaire sent đưMembersộng giaHague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
(3) numerous experts, including representativesNgoạiCompetent Authorities.nhất Specialtháng
Commission hasết thúc ththree occasions, in 2003, 2009 and 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
in same manner (
vẫn duy trì hiệu lực đối với các Quốc gia ký kết khác.
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish

C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission chuẩnatnêu2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
givenc)theNgày Côngnumber of Competent Authoritiesđịnh tạiofficials involved11; the operation of
the Apostille Convention. phảnC&R việcthus nhập nêu continued12success ofmà Convention.ập
References hiệu C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting.ụng C&Rtạiare available ngày ApostillemSection. này có
hiệu lực;
f) việc bãi bỏ nêu tại Điều 14.

Để làm chứng, những người được ủy quyền hợp lệ đã ký Công ước này.

Được làm tại La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 thành một bản gốc duy nhất bằng tiếng
Pháp và tiếng Anh; trong trường hợp có sự khác biệt giữa hai văn bản, văn bản tiếng Pháp
được dùng làm cơ sở đối chiếu. Bản gốc phải nộp lưu chiểu tại Chính phủ Hà Lan, bản sao
có chứng thực phải được gửi qua đường ngoại giao cho các Quốc gia tham dự Kỳ họp thứ
chín của Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế và Ai-xơ-len, Ai-len, Công quốc Liechtenstein
và Thổ Nhĩ Kỳ.

www.hcch.net > Apostille Section

b w hat t he specia l commission d oes

www.hcch.net > Apostille Section

b w hat t he specia l commission d oes

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
be carried out by and the Contracting
C&R are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
gia nh p trong th i h n 6 tháng, ph n đ i (n u có) sau khi h
tính t ngày do Cơ quan th i h
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very(Đilarge12(2))number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention. The C&R are thus vital to the continued success of the Convention.
References to the C&R are made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.

Công ư c có hi u l c gi a
Qu c gia gia nh p và t ng
Qu c gia ký k t đã không
ph n đ i vi c gia nh p đó vào
ngày th 60 sau khi k t thúc
th i h n ph n đ i
(Đi u 12(3))

Công ư c có hi u l c gi a
Qu c gia gia nh p và Qu c gia
ký k t vào ngày Cơ quan
Lưu chi u nh n đư c thông báo
rút ý ki n ph n đ i

Công ư c không có hi u l c
Gi a Qu c gia gia nh p và
b t kỳ Qu c gia nào ph n đ i
vi c gia nh p đó
(Đi u 12(3))

M t Qu c gia có th rút l i
ý ki n ph n đ i vào b t kỳ
th i đi m nào b ng cách
thông báo cho Cơ quan
Lưu chi u

www.hcch.net > Apostille Section

b w hat t he specia l commission d oes

www.hcch.net > Apostille Section

97
13

b w hat t he specia l commission d oes

www.hcch.net > Apostille Section
www.hcch.net > Apostille Section

b w hat t he specia l commission d oes

www.hcch.net > Apostille Section

100

Đ ngh c p Apostille & xác minh ngu n g c c a gi y t công
Các ph n IV(1) & (2) trong S tay (CN)

1. Đ ngh có đư c th c hi n
đúng cách không?

Có

Không

Apostille có th đư c xin c p b i ngư i
s h u gi y t ho c ngư i c p gi y t .
Lu t pháp/quy đ nh c a đ a phương có th
cho phép hay yêu c u t ch i c p Apostille
n u đ ngh không đư c th c hi n
đúng cách (ví d không s d ng đơn
đ ngh quy đ nh ho c không thanh toán
l phí quy đ nh.
đo n 198 trong CN

KHÔNG C P APOSTILLE

2. Gi y t đư c đ ngh c p Apostille
có ph i là gi y t công Qu c gia
b n không?

Có Không

3. Gi y t đó có thu c di n
b lo i tr không?

Có Không

KHÔNG C P APOSTILLE

4. Cơ quan có Th m quy n c a b n
có quy n c p Apostille cho lo i gi y t
này không?

Có Không

Tính ch t công c a gi y t là do lu t pháp
c a Qu c b n quy đ nh. Công ư c có
đưa ra m t danh sách các lo i gi y t công
chưa đ y đ .
đo n 11 trong CN

KHÔNG C P APOSTILLE
Đ bi t có h tr gì thêm cho đương đơn
không đo n 209 trong CN

Công ư c không áp d ng cho
2 lo i gi y t sau:
• gi y t do viên ch c ngo i giao
ho c viên ch c lãnh s c p; và
• gi y t hành chính liên quan tr c ti p
đ n các ho t đ ng thương m i
và h i quan
Hai lo i này c n đư c hi u
theo nghĩa h p.
các đo n 134-137 trong CN

Qu c gia b n có th ch đ nh nhi u
Cơ quan có th m quy n và m i cơ quan đó
có quy n c p Apostille cho nh ng lo i
gi y t công khác nhau (ví d gi y t
đư c c p đơn v lãnh th c th ,
ho c gi y t do các cơ quan c th c p).
T t nh t là các lo i gi y t ph i có th
đư c trình tr c ti p đ xin c p Apostille
(“quy trình m t bư c”). Tuy nhiên,
đ t o thu n l i cho quy trình xác th c,
Qu c giab n có th yêu c u m t s lo i
gi y t công ph i qua bư c ch ng nh n
trung gian trư c khi có th đư c
c p Apostille.
các đo n 14-16 trong CN

KHÔNG C P APOSTILLE
Đ bi t có h tr gì thêm cho đương đơn
không đo n 207 trong CN

101

b w hat t he specia l commission d oes
Apostille ch có th đư c s d ng
m t Qu c gia Ký k t khác không?
Apostille s có hi u l c, Cơ quan có
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau,titypically on the basis of
Đ
Ký k t, xin xem “b ng mô t hi n tr ng”
by numerous experts, including representatives of CompetentHAuthorities. The Special
Đ đư c h tr thêm, hãy nh p vào
đư ng d n “Cách đ c b ng mô t
Conventions on legal co-operation). The meeting in Apostille. the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention. In light of the very positive
KHÔNG C P APOSTILLE
Đ
đo n 207 trong CN
Apostille v n có th đư c c p n u
Qu c gia đang trong quá trình tr thành
Có Không
sau khi Công ư c đã có hi u l c đó.
các đo n 83-86 trong CN
interpretation and application of the Conventiontaround the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R Nong6(a)), Apostilleall the more important
như m t ph n trong quy trình
h p pháp
the Apostille Convention. The C&R are thus vital togthe continuedđưsuccess of the Convention.
Xu trình các Qu c gia không ký
đo n 87 trong CN

6 B n đã xác minh ngu n g c
c a gi y t công chưa?

Ri Chưa

7 Lu t pháp c a đ a phương
có cho phép ho c yêu c u b n
t ch i c p Apostille không?

Có Không

KHÔNG C P APOSTILLE

Ti p t c sang ph n C P APOSTILLE

www.hcch.net > Apostille Section

Xác minh ngu n g c c a gi y t
công trư c khi đư c c p Apostille
là vi c t i quan tr ng. Công vi c này
thư ng đư c th c hi n b ng cách
so sánh ch ký/con d u trên gi y t
v i m u đư c lưu trong h sơ c a
Cơ quan có th m quy n. Xin nh r ng
Apostille ch xác th c ngu n g c
c a gi y t công ch không ph i
n i dung c a gi y t công đó.
các đo n t 213 tr đi trong CN

KHÔNG C P APOSTILLE

Lu t pháp và quy đ nh c a đ a phương
có th cho phép ho c yêu c u Cơ quan
có th m quy n t ch i c p Apostille
trong m t s trư ng h p b sung
(ví d khi nghi ng có gian l n).
Đ đư c h tr thêm v vi c áp d ng
các lu t/quy đ nh này, hãy liên h
v i các cơ quan h u quan trong nư c.
đo n 205 trong CN

102

C p Apostille
Ph n IV(3) trong S tay (CN)

8 B n đã đi n vào toàn b
10 m c thông tin tiêu chu n có
đánh s th t chưa?

Ri Chưa

9 B n có đi n vào các m c thông tin
b ng ti ng Anh ho c ti ng
Pháp không?

Có Không

10 B n đã g n Apostille
vào gi y t công chưa?

Apostille đư c đóng
vào allonge

APOSTILLE ĐÃ ĐƯ C C P

M i m c ph i đư c đi n vào b ng
nh ng thông tin liên quan có đư c.
Các m c 1, 2, 3 và 4 liên quan đ n
gi y t công; các m c 5, 6, 7, 8, 9
và 10 liên quan đ n Apostille.
đo n 257 trong CN

N u m t m c nào đó không có thông tin
(ví d gi y t không có ch ký
ho c con d u/tem) thì đi n vào m c đó
b ng cách vi t c m “không áp d ng”
(“not applicable”) ho c “n/a”.
Có th đi n vào Apostille
b ng ti ng Anh ho c ti ng Pháp.
Cũng có th đi n b ng ngôn ng c a
Cơ quan có th m quy n.

M c dù không b t bu c ph i đi n vào
Apostille b ng ti ng Anh ho c ti ng Pháp
(n u đó không ph i là ngôn ng c a
Cơ quan có th m quy n) nhưng nên
cân nh c đi n vào các m c b ng m t
trong hai ngôn ng này đ t o thu n l i
cho vi c s d ng Apostille nư c ngoài.
đo n 258 trong CN

Apostille ph i đư c g n vào gi y t công
liên quan b ng cách:
• đóng tr c ti p lên gi y t , ho c
• đóng vào m t m nh gi y khác
(tem ch ng nh n / “allonge”),
sau đó g n m nh gi y này vào gi y t .
Có th g n Apostille đi n t b ng cách
liên k t lô-gic Apostille đi n t đó
v i gi y t công liên quan.
các đo n 264-272 trong CN
M t Apostille không đư c g n vào, ho c
đã b tháo ra kh i gi y t công liên quan
s có nguy cơ không đư c ch p nh n
nư c ngoài. Do đó, vi c đ m b o r ng
Apostille đư c g n an toàn vào
gi y t công liên quan là đi u
r t quan tr ng.

Đăng ký Apostille
Ph n IV(4) trong CN

11 B n đã đăng ký Apostille chưa?

M i Cơ quan có th m quy n ph i duy trì
m t h th ng đăng ký đ lưu các thông tin
c th sau c a m i Apostille đư c c p:
• s Apostille;
• ngày c p Apostille;
• tên c a ngư i ký gi y t công đi kèm;
• th m quy n c a ngư i đã ký gi y t công
liên quan; và
• tên c a cơ quan đã đóng d u/dán tem
(n u có).
Cơ quan có th m quy n có th lưu thông
tin b sung vào h th ng đăng ký.
các đo n t 277 tr đi trong CN

103

b w hat t he specia l commission d oes

Thông báo này được xây dựng nhằm hỗ trợ các Quốc gia mới gia nhập công bố việc gia nhập
đó và hiệu lực sắp tới của Công ước cho các bên liên quan được biết (xem các đoạn 14-18 của
Sổ tay Hướng dẫn Thực thi). Thông báo này cũng phác thảo quy trình chứng thực đối với cả
giấy tờ công trong nước và nước ngoài theo Công ước. Các phần tô màu xám được đưa thêm
vào để tạo thuận lợi cho việc nhập thông tin liên quan của Quốc gia mới gia nhập.

www.hcch.net > Apostille Section

104

Vào ngày có hiệu lực, Công ước La Hay năm 1961 về Miễn Hợp pháp hoá Giấy tờ Công Nước
ngoài đã có hiệu lực với tên Quốc gia. Thường được gọi là Công ước Apostille – Công ước
này đưa ra một quy trình đơn giản hoá để:

 Chứng thực giấy tờ công của tên Quốc gia sẽ được sử dụng ở nước ngoài (xem mục I
ở bên dưới), và
 Chứng thực giấy tờ công nước ngoài sẽ được sử dụng tại tên Quốc gia (xem mục II ở
bên dưới).

Như có thể thấy trong tên gọi, Công ước Apostille bãi bỏ quy trình hợp pháp hoá nhiêu khê
và tốn kém vốn đòi hỏi phải có sự tham gia của nhiều cơ quan tại các quốc gia khác nhau.
Vì Công ước Apostille có hiệu lực ở hơn 100 quốc gia nên sự lưu thông của giấy tờ công sẽ trở nên
đơn giản hơn.

Một bản danh sách cập nhật các Quốc gia thành viên Công ước Apostille được
đăng tải trên trang mạng của Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế (tức là
Tổ chức đã cho ra đời Công ước Apostille). Hãy truy cập trang web www.
hcch.net, nhấp chuột vào Mục Apostille (Apostille Section), sau đó tìm
đường dẫn có tên là “Danh sách cập nhật các Quốc gia Ký kết”.

I Quy trình chứng thực một giấy tờ công của tên Quốc gia
Theo quy trình mới của Công ước Apostille, chỉ cần một thủ tục duy nhất: mang giấy tờ
công của bạn đến tên / địa điểm của Cơ quan có Thẩm quyền1 để cơ quan đó chứng thực
nguồn gốc của giấy tờ của bạn và, nếu thích hợp, sẽ cấp một “Apostille” để chứng nhận
nguồn gốc của giấy tờ đó. Chứng nhận này sẽ tự động được công nhận ở tất cả các Quốc gia
Thành viên khác của Công ước Apostille.

Đối với các Quốc gia không phải là Thành viên của Công ước Apostille, các quy trình hợp
pháp hoá hiện hành vẫn sẽ tiếp tục được áp dụng.

Giấy tờ
công của
Quốc gia

Nếu Quốc gia nơi bạn
định sử dụng Giấy tờ công
là một Thành viên của
Công ước Apostille

Nếu Quốc gia nơi bạn
định sử dụng Giấy tờ công
không phải là một
Thành viên của Công ước
Apostille

đề nghị tên của Cơ quan
có Thẩm quyền cấp
Apostille cho giấy tờ

Bạn cần phải mang
giấy tờ đi hợp pháp hóa

Sau đó bạn có thể xuất
trình trực tiếp giấy tờ
đã được cấp Apostille ở
một Quốc gia
Thành viên khác của
công ước Apostille
Hãy liên hệ với BNG
ở Nước mình và Đại sứ
quán hay Lãnh sự quán
của Quốc gia kia đặt tại
Nước mình

1 Nếu cần thiết, trong trường hợp có nhiều Cơ quan có Thẩm quyền được chỉ định thì liệt kê các loại giấy tờ mà mỗi
Cơ quan có Thẩm quyền được phép cấp Apostille (ví dụ các phạm trù giấy tờ công cụ thể hay giấy tờ công được cấp
ở một lãnh thổ cụ thể): xem các đoạn từ 24 trở đi trong Sổ tay Hướng dẫn Thực thi.

105

II Quy trình chứng thực một giấy tờ công nước ngoài
b w hat t he specia l commission d oes
Theo quy trình mới của Công ước Apostille, chỉ cần một thủ tục duy nhất: mang giấy tờ của bạn
đ38 “CThe ApostilleThẩmConventioncủa(like severalnưother Hague Conventions) greatlyApostille đã
cfromphátSpecial Commission meetings, “Apostille”. Chứngin-depth discussions and consideredận
ởassessments of many important khôngrelatinglàtoThànhpracticalủaoperation Apostille,Convention.
Thesehợpmeetingshoá hicarefully prepared tụctheưPermanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members of the Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings of the Special Commission are attended
by numerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission sách met quanthree occasions, in 2003, 2009Thành 2012Công the meetings in 2003
and 2009,ApostilleApostilleồmConvention was reviewedđăngconjunction with several other Hague
Conventions on legal co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusivelyđường dẫnpractical operationquan the Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommended that the next meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).

39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adopted by the Special Commission
establish and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
ếu ốc gia ước ngoài đề nghị C
nơi cấp phát Giấy tờ công Thẩm quyền của trình trực tiếp giấy tờ
Qu đã đ
interpretation and applicationước ApostilleConvention Apostillethe world. This wastênacknowledged by
cần đến BNG)
given the very large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the Apostille Convention.NếuThe C&Rnare thus vital to thecầncontinued successHãythe Convention.
n cấp phát Giấy tờ công
quán hay Lãnh sự quán
Thành
tại Quốc gia đó

Để biết thêm thông tin về xin cấp và cấp Apostille, xin xem cuốn sách nhỏ
có tên là Những điều cần biết về Apostille, có thể tải về miễn phí từ trang
mạng của Hội nghị La Hay trong Mục Apostille (Apostille Section).

www.hcch.net > Apostille Section

107

Bảng tra cứu thuậtcommission d oes

38 The Apostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
fromtrưSpecial Commissionthíchmeetings, which allow for in-depth discussions liênconsidered
assessments ngữmany important issuesđrelating to Phátpractical operationChú giảiConvention.
sTheseạnmeetingscuốn carefullyApostille. by the Permanent(Apostille) typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members ofĐăngHague Conference, Contracting
States, and other interested States. Theịnhmeetings of the Special Commission are attended
nghnumerousphexperts, includingậtrepresentatives of Competent Authorities.ạng, Special Yêu cầu
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009hình 2012 (at the meetings in 2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed Sửconjunction Chứngseveral other239Hagueđi
Conventions ầnlegal co-operation). The meeting inS2012ụng – theưfirstộttophầndedicatedquy trình
exclusively to the practical operation of the Apostille Convention.hoá, 87-90 the very positive
experience Apostille,meeting,291-292,Special Commission recommended mục riêngnext meeting be
held inthêm same mannerchấpi.e.nhận Apostille with the review of any other Hague Convention).
Công ước Apostille*
The
They
work to carried and the Contracting States. The
extremely valuable in addressing issues and greatly assist
interpretation and application ofgia Convention around the world.gian, 97-109acknowledged by
Special Commission itself at its 2012 meeting (C&Rhiệu6(a)),97-98is all the more important
givenđối very large number of Competent Authorities and officials involvedIin the operation of
the continued success of the Convention.
Referencesbổ sung,C&R253-257made throughout this Handbook together with the year-, xem Phụ lục
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Lý do không hợp lệ để không chấp nhận, 307 tay Hướng dẫn Thực thi
Vị trí của – trong Apostille, 253 Mục đích của -, 7 trở đi
Thông tin gợi ý, 257 Mối liên hệ với nội luật và các điều ước
khác, 18 trở đi
Giấy tờ hành chính, 123-125
Bảng mô tả hiện trạng* của –
– liên quan trực tiếp đến hoạt động thương Kiểm tra bảng mô tả hiện trạng, 72
mại hoặc hải quan, xem mục Loại trừ
Mục Apostille*, 33
Nhận con nuôi quốc tế, tạo thuận lợi cho
thủ tục, 22 Dịch vụ Apostille, 14-16, 49-54

Tem chứng nhận (allonge)*, 265 trở đi

Apostille*

Chấp nhận -, xem mục riêng
Hình thức, xem mục Yêu cầu về hình thức
Điền vào -, 258-264
Hiệu lực của -, 24-28
– điện tử (e-Apostille), xem mục riêng
Hình thức, xem mục Yêu cầu về hình thức
Yêu cầu về ngôn ngữ, xem mục Ngôn ngữ
của Apostille
– đa ngôn ngữ, 241-243
Nguồn gốc của từ -, xem phần Chú giải
thuật ngữ (Apostille)

www.hcch.net > Apostille Section

Chứng nhận Apostille*

Đương đơn*, 199-203

Khu vực có chứa 10 mục thông tin tiêu
chuẩn, 239 trở đi

Gắn Apostille, 265-273

Lý do không hợp lệ để không chấp nhận,
311

Chứng thực/sự chứng thực*
– công chứng, xem mục Giấy chứng nhận
(công chứng)

108

Giấy khai sinh, xem mục Giấy tờ hộ tịch

Khung, xem mục Khung viền của Apostille

Sổ tay Hướng dẫn Thực thi*

Thẩm quyền*

Chứng chỉ/giấy chứng nhận

Apostille*
kỹ thuật số, 348-350
công chứng, 129-134
công vụ, 129-134
Sử dụng – SSL kiểm tra mở rộng (EV), 363

Giấy tờ hộ tịch, 153

Pháp nhân thương mại (bên thứ 3) hỗ trợ
xin cấp Apostille, 202

Giấy tờ doanh nghiệp, xem mục Giấy tờ tư

Cơ quan có thẩm quyền*

Thay đổi -, 63-67
Chống gian lận, xem mục Gian lận
Cung cấp dịch vụ Apostille, xem mục riêng
Chức năng của -, 43 trở đi
Thông tin công khai về cung cấp các dịch
vụ Apostille, 55-57
Nguồn lực và thống kê, 43-46
Vai trò của -, 40-42
Đào tạo, 48

Điền vào Apostille, 258 trở đi

Kết luận & Khuyến nghị, xem mục Ủy ban
Đặc biệt

Xác nhận quy trình cấp phát, 318

Giấy tờ ngoại giao và lãnh sự, xem mục
Loại trừ

Quốc gia Ký kết*, xem thêm mục Bảng mô
tả hiện trạng

Sự khác biệt giữa – và Quốc gia Thành
viên, xem mục Quốc gia Thành viên
Cách trở thành -, xem Phụ lục II

Hợp đồng, xem mục Giấy tờ cá nhân

Bản sao, 154-159

– công chứng, 154-156
– scan, 158-159
– đơn giản, 157

Giấy tờ toà án, 122

Vấn đề hình sự, 160-162

Cơ sở dữ liệu chữ ký và con dấu,
219 trở đi

Phi tập trung hoá các dịch vụ Apostille,
52, 218, xem thêm mục Quy trình một
bước’

Cung cấp và tiếp cận dịch vụ Apostille,
49-54

Nộp văn kiện gia nhập, xem Phụ lục II

Cơ quan Lưu chiểu*, xem mục Nộp văn
kiện gia nhập và (thay đổi) Cơ quan có thẩm
quyền

Chỉ dẫn nghiệp vụ, 47

Apostille bị gỡ ra, 273, 302

Chứng chỉ số, xem mục Chứng chỉ/Giấy
chứng nhận

Chữ ký số, 261, xem thêm mục Chứng chỉ
(số)

Trường rởm, 58, 167-169

Văn bằng, xem mục Giấy tờ liên quan đến
giáo dục

Giấy tờ, xem mục Giấy tờ công

e-Apostille* (Apostille điện tử)

Chấp nhận -, 308-310
Lợi ích của -, 333-334
Triển khai cấu phần Apostille điện tử,
346-350
Lý do không hợp lệ để không chấp nhận,
308-310
Ký – (sử dụng chứng chỉ số), 261, 348-350

109

e-APP (chương trình Apostille điện tử)*, Khung viền Apostille, 250, 305, xem thêm
29-32 và 321 hatđit he specia l commission d mục Thông tin bổ sung

L38 íchTheủaApostille Convention (like several other Hague Conventions) greatly benefits
Diễn Special Commissionriêngmeetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments338manyđiimportant issues relating to practical operation of the Convention.
These meetings are carefully prepared by the Permanent Bureau, typically onđãthe chỉnhofsửa,
Dicomprehensive Questionnaire sent to Members of 303Hague Conference, Contracting
States, and other interested States. The meetings ofGiấySpecial Commission are attended
Giấynumerous experts, including representatives of Competent Authorities. The Special
Commission has mettron three occasions, in 2003, 2009 nghiệm hay chomeetingsquan2003
and 2009, the Apostille Convention was reviewed in conjunctionền,with several other Hague
Conventions Apostille,co-operation). The meeting in 2012 was the first to be dedicated
exclusively to the practical operation of the ApostilleLýConvention. In chấp nhthe Apostille, xem
experienceện that meeting, the Special Commission recommended thatnhận Apostillemeeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with the review of any other Hague Convention).
e-Register (hệ thống đăng ký điện tử)* Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adoptednghịthe Special Commission
and recommend good practices for Competent Authorities. They also determine
future work to be the Contracting States. The
are extremely valuable in addressing operational issues and greatly assist the uniform
interpretation and application of the Convention around theớcworld.Hay* was acknowledged by
Special Commission itself at its 2012 meeting (C&R No 6(a)), and is all the more important
given the very large number of Competent Authoritiesềand officials involved inthực,operation of
the Apostille Convention. The C&R are the continued success of the Convention.
References động thương made throughout this Handbook together with the year of the
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Giấy tờ do viên chức ngoại giao hay lãnh
sự cấp, 139-145 Giấy tờ sở hữu trí tuệ, 190
Tính chất của -, 135-138
Tổ chức quốc tế
Giá trị vô thời hạn của Apostille, 28
Giấy tờ do – cấp, 180-181
Giấy tờ hết hiệu lực, 174 Phòng Thương mại Quốc tế, 23
Ngân hàng Thế giới, xem mục Báo cáo của
Báo cáo Diễn giải*, 2 Ngân hàng Thế giới

Yêu cầu dẫn độ, 160-162

Phí, 274-277

Dò dẫm thông tin, 264, 337, 343, 359-360

Giấy tờ nước ngoài

Chấp nhận, thụ lý và giá trị làm chứng
của -, 27
Cấp Apostille cho -, 133, 175-177

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, 178-179

Yêu cầu về hình thức, 244 trở đi

www.hcch.net > Apostille Section

Đầu tư và thương mại quốc tế, 23

Cấp Apostille*, 232 trở đi

Từ chối cấp Apostille, 204-207

Mục thông tin tiêu chuẩn có đánh số thứ
tự đến 10, xem thêm mục Điền vào Apos-
tille

Điền vào -, 258
Các mục không áp dụng được, 258

110

Bản án, xem mục Giấy tờ toà án

Ngôn ngữ (của Apostille)

– của thông tin được bổ sung vào
Apostille, 259
– của 10 mục thông tin tiêu chuẩn có đánh
số thứ tự, 251-252
– của tiêu đề Apostille, 251

Hợp pháp hoá*, 8-11

Miễn -, 11
Nghĩa vụ ngăn ngừa -, 17

Giấy đăng ký kết hôn, xem mục Giấy tờ hộ
tịch

Giấy tờ y tế, 182

Lạm dụng Apostille, 269, xem thêm mục
Gian lận

Giấy tờ nhiều trang

Phương pháp gắn Apostille, 271

Nhiều giấy tờ

Cấp Apostille cho -, 183-184, 260

Quy trình nhiều bước, xem mục Quy trình
một bước

Quốc gia mới, xem mục Gia nhập và Quốc
gia (kế quyền)

Văn bản công chứng*, 126-128

Chứng thực công chứng chữ ký, xem mục
Chứng nhận (công chứng)

Giấy tờ công chứng không hợp lệ, 229-231,
xem thêm mục Gian lận

Số hiệu Apostille, 262-264

Phản đối

Kiểm tra – hiện tại, 72
– gia nhập, 72, 83, 91-95, 291
– kế thừa, 106

Giấy tờ có tính chất xúc phạm, 185

Giấy tờ đã cũ, 186-187

Xác minh nguồn gốc, 226

Quy trình một bước, 14-16, xem thêm mục
Phi tập trung hoá các dịch vụ Apostille

Lãnh thổ hải ngoại và các lãnh thổ khác,
72, 75-79

Hộ chiếu, 188-189, 207

Bằng sáng chế, 190

Văn phòng Thường trực*

Vai trò của -, 34-37, 60, 73, 209

Giấy Ủy quyền, xem mục Giấy tờ tư

Giấy tờ tư, 191-193

Giá trị làm chứng của giấy tờ công đi
kèm, 27

Giấy tờ công*, 110 trở đi

Chấp nhận, thụ lý và giá trị làm chứng
của -, 27
Được hợp pháp hoá và được cấp Apostille,
319
Các loại được liệt kê trong Điều 1(2), 117
trở đi
Khái niệm, 110 trở đi
Cấp phát -*
Cấp Apostille cho -, xem mục riêng
Xuất trình -*
Giấy tờ công đi kèm*

Chính sách công, 189. 207

Mã đáp ứng nhanh (QR), 362

Phê chuẩn*

Người tiếp nhận*

111

Đăng ký Apostille*

Bản dịch

b w hat t he specia l commission d oes
Hệ thống đăng ký điện tử, 279-280 – Apostille, không cần thiết, 312-314
e-Register,Apostille Conventionriêng several other Hague Conventions) greatly benefits
ThôngSpecialđượcCommission meetings, which allow for in-depth discussions and considered
assessments of manythimportant issues278relating to Giấypracticalcôngoperation ofxem Convention.công
These meetings arebcarefully prepared by the Permanent Bureau, typically on the basis of
a comprehensive Questionnaire sent to Members ofGithe HaguekhôngConference, Contractingdấu, 198
States, Apostille,interested States. thêmmeetings of the Special Commission are attended
bymnumerousnh Apostilleincluding representatives of Competent Authorities. Apostille, xem mục
Commission has met on three occasions, in 2003, 2009 andực2012th(at the meetings in 2003
anddo khôngthe Apostille Convention nhậnreviewed in conjunction with several other Hague
Conventions304-320 co-operation). The meeting in 2012minh the first to be dedicated
exclusivelydto the practicalchấpoperationAposthe Apostille Convention. In light of the very positive
experience of that meeting, the Special Commission recommendedkhớp, 227-228 meeting be
held in the same manner (i.e., not be paired with theKhông – nội dung, 29-231 Convention).
Giấy tờ tôn giáo, 194 Giấy tờ đã cũ (không có chữ ký hay con
39 The Conclusions & Recommendations (“C&R”) adoptedxem mụcSpecial Commission
and recommend good practices for They also determine
future worknhậnbe carried out phát Permanent Bureau and the Contracting States. The
C&R are extremely valuable in addressing operational issues công,greatly assistCơthe uniformchữ
interpretationnghị,application PhụthelụcConvention around the world. This was acknowledged by
the Special Commission itself at its 2012 meeting (C&Rnguồn6(a)), and trởall the more important
large number of Competent Authorities and officials involved in the operation of
the continued success of the Convention.
References biệt*, 38-39are made throughout this Handbook together chúc, xemyearục Giấy tờ cá
relevant Special Commission meeting. All C&R are available on the Apostille Section.
Ghim dập, sử dụng như một phương
pháp gắn Apostille, 268-269 Báo cáo của Ngân hàng Thế giới, 23

Quốc gia

– Ký kết, xem mục riêng
– không phải là Thành viên, 82-86
– tiếp nhận*
Hỏi về – tiếp nhận, 84-85, 203
– cấp phát*
– xuất xứ*
– xuất trình*

– Thành viên*
– Kế thừa (Quốc gia mới giành được độc
lập), 104-109

Bảng mô tả hiện trạng*

Kiểm tra -, 72

www.hcch.net > Apostille Section

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG
Số 175 Giảng Võ, Hà Nội
ĐT: 04.3851 5380 Fax: 04.3851 5381
Chi nhánh phía Nam: 85 Cách Mạng Tháng Tám, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh
ĐT: 08.3989 0970
Email: nxblaodong@vnn.vn

Chịu trách nhiệm xuất bản: VÕ THỊ KIM THANH
Biên tập: HOÀNG THANH DUNG
Vẽ bìa và thiết kế: LUCK HOUSE GRAPHICS LTD
Sửa bản in: LUCK HOUSE GRAPHICS LTD
Tel: (84-4) 62661523 * Email: contact@luckhouse-graphics.com

In 1000 cuốn, khổ A4 tại Công ty cổ phần tạo mẫu in bao bì Viễn Đông
số 82, ngõ Thịnh Hào 1, Tôn Đức Thắng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Quyết định xuất bản số: 953/QĐLK-LĐ
Đăng ký KHXB số: 2217-2014/CXB/04-186/LĐ
Số ISBN: 978-604-59-2307-8

SÁCH KHÔNG BÁN

114

Apostille Handbook

Hague conference on private international law

The ABCs

of Apostilles

How to ensure

that your public

documents will

be recognised

abroad

This brochure provides practical replies to

the following frequently asked questions

about the Apostille Convention:

1 > What is an Apostille and when do I need one?

2 > In which countries does the Apostille

Convention apply?

3 > What do I do if either the country where my

public document was issued or the country

where I need to use my public document is

not a party to the Apostille Convention?

4 > To which documents does the Apostille

Convention apply?

5 > Where do I get an Apostille?

6 > What do I need to know before requesting an

Apostille?

7 > How much does an Apostille cost?

8 > Do all Apostilles have to look exactly the same?

9 > How are Apostilles affixed to public documents?

10 > What are the effects of an Apostille?

11 > Once I have an Apostille, do I need anything

else to show that the signature or seal on my

public document is genuine?

12 > If the recipient of my Apostille wants to verify

my Apostille, what should I suggest?

13 > Can Apostilles be rejected in the country

where they are to be used?

14 > What about electronic Apostilles and electronic

Registers of Apostilles?

Model of an Apostille as annexed

to the Convention

APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

Country:…………………………………………..

This public document

hasbeen signed by ……………………………………………………….
actingin the capacity of ………………………………………………..
bearsthe seal/stamp of ………………………………………………..

……………………………………………………………………………………

Certified

at………………………………… 6. the …………………………………
by………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………….

No……………………………….
Seal/stamp:10. Signature:

……………………………………. …………………………………………..

2 3

Public documents, such as birth certificates, judgments,

patents or notarial attestations (acknowledgments) of

signatures, frequently need to be used abroad. However,

before a public document can be used in a country other

than the one that issued it, its origin must often be

authenticated. The traditional method for authenticating

public documents to be used abroad is called legalisation

and consists of a chain of individual authentications

of the document. This process involves officials of the

country where the document was issued as well as the

foreign Embassy or Consulate of the country where

the document is to be used. Because of the number of

authorities involved, the legalisation process is frequently

slow, cumbersome and costly.

www.hcch.net > Apostille Section

The Apostille Convention has proven to be extremely

useful and is applied millions of times each year

throughout the world. It greatly facilitates the circulation

of public documents issued by a country party to the

Convention and that are to be used in another country

also party to the Convention.

This brochure provides basic

information about the Apostille

Convention. It explains in particular

when, where and how the Convention

applies, who issues Apostilles, what the

effects of an Apostille are and what you

need to think about before you ask for

an Apostille.

A large number of countries all over the world have

joined a treaty that greatly simplifies the authentication

of public documents to be used abroad. This treaty is

called the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing

the Requirement of Legalisation for Foreign Public

Documents. It is commonly known as the Apostille

Convention. Where it applies, the treaty reduces the

authentication process to a single formality: the issuance

of an authentication certificate by an authority designated

by the country where the public document was issued.

This certificate is called an Apostille.

For further details, please see the website of the Hague

Conference on Private International Law (Hague

Conference) at www.hcch.net. The Hague Conference is

the Organisation that developed the Apostille Convention

(see the info at the end of this brochure). All relevant

and updated information about the Apostille Convention

is available in the ‘Apostille Section’ of the Hague

Conference website – look for the link entitled:

Apostille Section (incl. e-APP)

question 1

What is an

Apostille and

when do I

need one?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 1 What is an Apostille and when do I need one?

An Apostille is a certificate that authenticates the origin

of a public document (e.g., a birth, marriage or death

certificate, a judgment, an extract of a register or a

notarial attestation). The Model Apostille Certificate is

reproduced at the beginning of this brochure.

Apostilles can only be issued for documents issued in

one country party to the Apostille Convention and that

are to be used in another country which is also a party to

the Convention.

You will need an Apostille if all of the following apply:

thecountry where the document was issued is

party to the Apostille Convention; and

thecountry in which the document is to be used is

party to the Apostille Convention; and

the law of the country where the document was

issued considers it to be a public document; and

thecountry in which the document is to be used

requires an Apostille in order to recognise it as a

foreign public document.

An Apostille may never be used for the recognition of

a document in the country where that document was

issued – Apostilles are strictly for the use of public

documents abroad!

An Apostille may not be required if the laws,

regulations, or practice in force in the country where

the public document is to be used have abolished

or simplified the requirement of an Apostille, or

have exempted the document from any legalisation

requirement. Such simplification or exemption may

also result from a treaty or other agreement that is in

force between the country where the public document

is to be used and the country that issued it (e.g., some

other Hague Conventions exempt documents from

legalisation or any analogous formality, including an

Apostille).

If you have any doubts, you should ask the intended

recipient of your document whether an Apostille is

necessary in your particular case.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 2

Question 2 In which countries does the Apostille Convention apply?

The Apostille Convention only applies if both the

country where the public document was issued and

the country where the public document is to be used

are parties to the Convention. A comprehensive and

updated list of the countries where the Apostille

Convention applies, or will soon apply, is available in

the Apostille Section of the Hague Conference website

– look for the link entitled Status table of the Apostille

Convention.

The Status table of the Apostille Convention has two

parts: the first part lists countries that have joined the

Apostille Convention and are also Members of the Hague

Conference (i.e., the Organisation that developed the

In which

countries does

the Apostille

Convention apply?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Convention); the second part lists countries that have

joined the Apostille Convention but are not Members of the

Hague Conference. In other words, a country does not

need to be a Member of the Hague Conference to be

party to the Apostille Convention.

When checking the Status table of the Apostille

Convention, always keep the following in mind:

1 Check if both the country where the public

document was issued and the country where the

document is to be used are listed in either part of the

Status table.

2 It does not matter whether a country appears in the

first or the second part of the Status table – the

Convention applies equally to Members and non-

Members of the Organisation.

3 Check the date of entry into force of the Convention

for both countries. Look for the column entitled ‘EIF’

– only after that date can the relevant country issue

and receive Apostilles.

4 There are different ways for a country to become a

party to the Convention (ratification, accession, succession

or continuation), but these differences have no impact on

how the Convention operates in a country.

5 If one of the countries has acceded to the

Convention, check that the other country has not objected

to that accession; to find out, see the column entitled

‘Type’ next to the acceding country’s name and check if

there is a link entitled ‘A**’ – if so, click on it and check

whether the other country is listed.

6 Check whether the Convention applies to the entire

territory of a country or only to parts of it; to find out,

see if there is a link in the columns entitled ‘Ext’ and

‘Res/D/N’ – if so, click on it and read the relevant

information.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Do not confuse the

Status table of the Apostille

Convention with other lists

of countries on the Hague

Conference website, such

as the list of Members of

the Hague Conference on

Private International Law or

status tables of other Hague

Conventions. A country may

be party to one or several

of the many other Hague

Conventions but not to the

Apostille Convention, or a

country may be party to the

Apostille Convention without

being party to any other Hague

Conventions.

question 3

What do I do if

either the country

where my public

document was

issued or the

country where I

need to use my

public document

is not a party

to the Apostille

Convention?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 3 What do I do if either the country where my public

document was issued or the country where I need to use my

public document is not a party to the Apostille Convention?

If your public document was issued or is to be used

in a country where the Apostille Convention does not

apply, you should contact the Embassy or a Consulate

of the country where you intend to use the document in

order to find out what your options are. The Permanent

Bureau (Secretariat) of the Hague Conference does not

provide assistance in such cases.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 4 To which documents does the Apostille

Convention apply?

The Convention only applies to public documents.

Whether or not a document is a public document is

determined by the law of the country in which the

document was issued. Countries typically apply the

Convention to a wide variety of documents. Most

Apostilles are issued for documents of an administrative

nature, including birth, marriage and death certificates;

question 4

To which

documents does

the Apostille

Convention apply?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

documents emanating from an authority or an official

connected with a court, tribunal or commission;

extracts from commercial registers and other registers;

patents; notarial acts and notarial attestations

(acknowledgments) of signatures; school, university and

other academic diplomas issued by public institutions.

The Apostille Convention does not apply to documents

executed by diplomatic or consular agents.

The Convention also excludes from its scope certain

administrative documents related to commercial or

customs operations.

If you are not sure

whether a particular document

is a public document, you

should contact the relevant

Competent Authority of

the country that issued the

document (as discussed in the

next question).

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 5

Where do I get

an Apostille?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 5 Where do I get an Apostille?

Each country that is party to the Convention must

designate one or several authorities that are entitled to

issue Apostilles. These authorities are called Competent

Authorities – only they are permitted to issue Apostilles.

The list of all Competent Authorities designated by

each country that has joined the Apostille Convention

is available in the Apostille Section of the Hague

Conference website.

Some countries have designated only one Competent

Authority. Other countries have designated several

Competent Authorities either to ensure that there

are Competent Authorities in different regions of the

country or because different government entities are

responsible for different kinds of public documents; in

some federal systems, the national Government may be

responsible for certain types of documents whereas a

component state or local government may

be responsible for others.

If a country has designated various Competent

Authorities, make sure you identify the relevant

Competent Authority for your request.

Most Apostilles are issued on the same day they are

requested.

The Apostille Section of the Hague Conference website

provides full contact details of most Competent

Authorities, including links to the websites of

Competent Authorities where available.

A public document

can only be apostillised by

the relevant Competent

Authority of the country

that issued the document.

While the Permanent Bureau

(Secretariat) of the Hague

Conference provides a broad

range of services to support

Contracting States in the

effective implementation

and practical operation of the

Apostille Convention, it does

not issue any Apostilles, does

not maintain any register of

Apostilles and does not keep

any copies of Apostilles.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 6

Question 6 What do I need to know before requesting an Apostille?

Before you approach a Competent Authority about

getting an Apostille, you should consider questions

such as:

Doesthe Apostille Convention apply in both

the country that issued the public document and the

country where I intend to use it?

Ifthe country that issued the public document has

designated several Competent Authorities, which one is

the relevant Competent Authority to issue an Apostille

for my public document?

CanI get an Apostille for my public document, i.e.,

is my document considered a public document under

the law of the country where it was issued?

CanI request an Apostille by mail or must I appear

What do I need

to know before

requesting an

Apostille?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

in person? This is particularly relevant if you are living

in a country other than the country that issued your

public document.

IfI have multiple documents, will I need multiple

Apostilles?

Arethere other documents (in addition to the

public document) or additional information that I

need to provide to get an Apostille (e.g., a document

establishing my identity or a stamped envelope in the

case of requests by mail)?

Howmuch does an Apostille cost and what forms

of payment are available?

Howlong will it take to get the Apostille?

If you cannot find

the answers to these questions

in this brochure, see the

information available in the

Apostille Section of the Hague

Conference website. If you

still cannot find an answer,

contact the relevant Competent

Authority.

The Apostille Section provides

full contact details of most

Competent Authorities,

including links to the websites

of Competent Authorities

where available.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 7

How much

does an

Apostille cost?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 7 How much does an Apostille cost?

The Apostille Convention is silent on the cost of

Apostilles. As a result, the practice among Competent

Authorities varies greatly.

Many Competent Authorities do charge for Apostilles;

when they do, the prices vary greatly. For practical

information on the prices that individual countries

charge, see the information available in the

Apostille Section of the Hague Conference website.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 8

Question 8 Do all Apostilles have to look exactly the same?

No. An Annex to the Apostille Convention provides a

Model Apostille Certificate (which is reproduced at the

beginning of this brochure). Apostilles should conform

as closely as possible to this Model Certificate.

In particular, an Apostille must:

beidentified as an Apostille; and
includethe short version of the French title of the

Convention (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);

and

includea box with the 10 numbered standard

informational items.

An Apostille may also provide additional information.

Do all Apostilles

have to look exactly

the same?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

For example, an Apostille may:

provideextra information about the public document to

which it relates;

recallthe limited effect of an Apostille (i.e., that it only

certifies the origin of the public document to which it

relates);

providea web-address (URL) of a register where the

origin of the Apostille may be verified; or

specifythat the Apostille is not to be used in the country

that issued it.

However, such additional information must be

outside the box that holds the 10 numbered standard

informational items.

While an Apostille

should conform as closely

as possible to the Model

Certificate, in practice

Apostilles issued by different

Competent Authorities vary.

These variations may be in

design, size and colour as well

as in any additional elements

mentioned outside the box

that holds the 10 numbered

standard informational items.

Such variations in appearance

are not a basis for refusal of

an Apostille by the intended

recipient!

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 9 How are Apostilles affixed to public documents?

An Apostille must be placed directly on the public

document itself or on a separate attached page (called

an allonge). Apostilles may be affixed by various means,

including rubber stamps, self-adhesive stickers,

impressed seals, etc.

If an Apostille is placed on an allonge, the latter can be

attached to the underlying public document by a variety

question 9

How are Apostilles

affixed to public

documents?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

of means, including glue, grommets, staples, ribbons,

wax seals, etc. While all of these means are acceptable

under the Convention, Competent Authorities are

encouraged to use more secure methods of affixation

so as to safeguard the integrity of the Apostille.

Failure to affix an Apostille in a particular manner is

not a basis for refusing the Apostille.

You should never

detach an Apostille, regardless

of whether it is placed directly

on the public document or on

an allonge!

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 10

Question 10 What are the effects of an Apostille?

An Apostille only certifies the origin of the public

document to which it relates: it certifies the authenticity

of the signature or seal of the person or authority that

signed or sealed the public document and the capacity

in which this was done.

An Apostille does not certify the content of the public

document to which it relates.

Apostilles are not grants of authority and do not give

any additional weight to the content of underlying

documents.

An Apostille may never be used for the recognition

What are the

effects of an

Apostille?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

of a document in the country where that document

was issued – Apostilles are strictly for use of public

documents abroad.

It is up to the country where the Apostille is to be used

to decide how much weight to give to the underlying

public document.

An Apostille only

certifies the origin of the

public document to which it

relates, never the content of that

document.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 11 Once I have an Apostille, do I need anything

else to show that the signature or seal on my public document

is genuine?

No. An Apostille issued by the relevant Competent

Authority is all that is required to establish that a

signature or seal on a public document is genuine and

to establish the capacity of the person or authority that

signed or sealed the public document.

If the Convention

applies, an Apostille is the

only formality that is required

question 11

Once I have an

Apostille, do I

need anything

else to show that

the signature or

seal on my public

document is

genuine?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

to establish the origin of

the public document – no

additional requirement may

be imposed to authenticate the

origin of the public document.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 12

If the recipient of

my Apostille wants

to verify my

Apostille, what

should I suggest?

Question 12 If the recipient of my Apostille wants to verify

my Apostille, what should I suggest?

Each Competent Authority is required to keep a register

in which it records the date and number of every

Apostille it issues, as well as information relating to the

person or authority that signed or sealed the underlying

public document.

Recipients may contact the Competent Authority

identified on the Apostille and ask whether the

information on the Apostille corresponds with the

information in the register.

In order to verify a particular Apostille, recipients may

contact the Competent Authority. Contact information

for the Competent Authorities, including phone

numbers and website information, such as the URL of

e-Registers where applicable, is available in the

Apostille Section of the Hague Conference website.

Many Competent Authorities have started to operate

online electronic Registers (e-Registers). These

e-Registers allow for easy online queries to verify the

origin of an Apostille without Competent Authorities

having to answer these queries individually by phone,

e-mail or otherwise. If a Competent Authority operates

such an e-Register, the web address of the e-Register is

mentioned on the Apostille.

While the Permanent Bureau (Secretariat) of the Hague

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Conference provides a broad range of services to support

Contracting States in the effective implementation and

practical operation of the Apostille Convention, it does

not issue any Apostilles, does not maintain any register

of Apostilles and does not keep any copies of Apostilles.

If the intended

recipient of your apostillised

public document has

doubts about the origin of

the Apostille, you should

encourage him or her to

immediately contact the

Competent Authority

mentioned on the Apostille

and ask the latter to verify

whether it really issued the

Apostille. If available, an

e-Register allows for a quick

online query.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 13

Can Apostilles

be rejected in the

country where they

are to be used?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 13 Can Apostilles be rejected in the country

where they are to be used?

Apostilles issued in accordance with the requirements

of the Convention must be recognised in the country

where they are to be used.

Apostilles may only be rejected if and when:

theirorigin cannot be verified (i.e., if and when the

particulars on the Apostille do not correspond with

those in the register kept by the Competent Authority

that allegedly issued the Apostille); or

theirformal elements differ radically from the

Model Certificate annexed to the Convention.

While an Apostille should conform as closely as possible

to the Model Certificate annexed to the Convention,

in practice Apostilles issued by different Competent

Authorities vary in design, size and colour as well as in

any additional elements that may be included on the

Certificate. Such variations in appearance are not a basis

for refusal of an Apostille.

Failure to affix an Apostille to the public document

in a particular manner is not a basis for refusing the

Apostille. The mere fact that an Apostille has been

affixed by a method that differs from the method(s)

employed by the country where it is to be used is not a

reason for the rejection of the Apostille.

Additional text on an Apostille outside the box with

the 10 numbered standard informational items is not a

basis for rejection of an Apostille.

‘Apostille Certificates’ issued by countries that are not

party to the Convention must be rejected in all other

States as being contrary to the Convention.

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

question 14

What about

electronic Apostilles

and electronic

Registers of

Apostilles?

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

Question 14 What about electronic Apostilles and electronic

Registers of Apostilles?

The Convention does allow Competent Authorities to

issue Apostilles in electronic form (e-Apostilles) and to

maintain electronic registers of Apostilles (e-Registers).

Many Competent Authorities are developing and

implementing e-Apostilles and e-Registers, as suggested

by the Permanent Bureau (Secretariat) of the Hague

Conference under the electronic Apostille Pilot Program

(e-APP). For more information about the e-APP in

general, and on whether a particular Competent

Authority issues e-Apostilles and/or maintains an

e-Register, see the e-APP website at www.e-APP.info

(in particular the Status of the e-APP).

WWW.HCCH.NET > APOSTILLE SECTION

About the Hague Conference on

Private International Law

The Hague Conference on Private International Law

was established in 1893 and became a permanent

intergovernmental organisation in 1955. Today,

the Hague Conference is the pre-eminent World

Organisation dealing with cross-border legal issues in

civil and commercial matters. Its mission is to work

towards a world in which individuals and companies

can enjoy a high degree of legal certainty in cross-

border situations.

Responding to the needs of a globalising

international community, the Hague Conference

develops multilateral Conventions (45 since 1893)

and assists with their implementation and practical

operation. These Hague Conventions deal with such

diverse fields as Apostilles; service of process abroad;

taking of evidence abroad; shares, bonds and other

securities; child abduction, intercountry adoption,

maintenance obligations, etc. These Conventions

serve to build bridges between various legal systems

while respecting their diversity. The Secretariat of the

Hague Conference is called the Permanent Bureau.

hague conference on private international law

permanent bureau

6, Scheveningseweg

2517 KT The Hague

The Netherlands

Tel: +31 (70) 363 3303

Fax: +31 (70) 360 4867

E-mail: secretariat@hcch.net

Website: www.hcch.net

Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự – Công ty Luật Colaw

Chúng tôi cung cấp dịch vụ Hợp pháp hóa Lãnh sự và Hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu phù hợp với mọi nhu cầu của quý khách, dịch vụ Hợp pháp hóa bao gồm: Hợp pháp hóa tài liệu của Việt nam để sử dụng ở nước ngoài, và hợp pháp hóa tài liệu của nước ngoài để sử dụng tại Việt nam hoặc bất kỳ quốc gia nào khác. Chúng tôi đã giúp hàng ngàn cá nhân và tổ chức hợp pháp hoá các tài liệu, giấy tờ để sử dụng được tại Việt nam và trên toàn thế giới. Chúng tôi cung cấp dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng, với mong muốn được phục vụ khách hàng và mang giá trị đích thực đến cho Quý khách, sự hài lòng của khách hàng chính là thành công của chúng tôi! Hãy để đội ngũ nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ quý khách hợp pháp hoá, đảm bảo tài liệu, giấy tờ của quý khách được hợp pháp hóa chính xác cho bất kỳ nơi nào trên thế giới mà quý khách muốn sử dụng. Đội ngũ chuyên viên chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng Quý khách!

The Apostille Convention

CONVENTION ABOLISHING THE REQUIREMENT OF

LEGALISATION FOR FOREIGN PUBLIC DOCUMENTS1

(Concluded 5 October 1961)

The States signatory to the present Convention,

Desiring to abolish the requirement of diplomatic or consular legalisation for foreign public documents,

Have resolved to conclude a Convention to this effect and have agreed upon the following provisions:

Article 1

The present Convention shall apply to public documents which have been executed in the territory of

one Contracting State and which have to be produced in the territory of another Contracting State.

For the purposes of the present Convention, the following are deemed to be public documents:

a) documentsemanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals of the

State, including those emanating from a public prosecutor, a clerk of a court or a process-server

(“huissier de justice“);

b) administrativedocuments;
c) notarialacts;
d) officialcertificates which are placed on documents signed by persons in their private capacity,

such as official certificates recording the registration of a document or the fact that it was in

existence on a certain date and official and notarial authentications of signatures.

However, the present Convention shall not apply:

a) todocuments executed by diplomatic or consular agents;
b) toadministrative documents dealing directly with commercial or customs

Article 2

Each Contracting State shall exempt from legalisation documents to which the present Convention

applies and which have to be produced in its territory. For the purposes of the present Convention,

legalisation means only the formality by which the diplomatic or consular agents of the country in which

the document has to be produced certify the authenticity of the signature, the capacity in which the

person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which

it bears.

Article 3

The only formality that may be required in order to certify the authenticity of the signature, the capacity

in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or

stamp which it bears, is the addition of the certificate described in Article 4, issued by the competent

authority of the State from which the document emanates.

However, the formality mentioned in the preceding paragraph cannot be required when either the laws,

regulations, or practice in force in the State where the document is produced or an agreement between

1 This Convention, including related materials, is accessible on the website of the Hague Conference on Private

International Law (www.hcch.net), under “Conventions” or under the “Apostille Section”. For the full history of the

Convention, see Hague Conference on Private International Law, Actes et documents de la Neuvième session

(1960), Tome II, Légalisation (193 pp.).

two or more Contracting States have abolished or simplified it, or exempt the document itself from

legalisation.

Article 4

The certificate referred to in the first paragraph of Article 3 shall be placed on the document itself or on

an “allonge“; it shall be in the form of the model annexed to the present Convention.

It may, however, be drawn up in the official language of the authority which issues it. The standard terms

appearing therein may be in a second language also. The title “Apostille (Convention de La Haye du 5

octobre 1961)” shall be in the French language.

Article 5

The certificate shall be issued at the request of the person who has signed the document or of any

bearer.

When properly filled in, it will certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person

signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which the

document bears.

The signature, seal and stamp on the certificate are exempt from all certification.

Article 6

Each Contracting State shall designate by reference to their official function, the authorities who are

competent to issue the certificate referred to in the first paragraph of Article 3.

It shall give notice of such designation to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at the time it

deposits its instrument of ratification or of accession or its declaration of extension. It shall also give

notice of any change in the designated authorities.

Article 7

Each of the authorities designated in accordance with Article 6 shall keep a register or card index in

which it shall record the certificates issued, specifying:

a) thenumber and date of the certificate,
b) thename of the person signing the public document and the capacity in which he has acted, or in

the case of unsigned documents, the name of the authority which has affixed the seal or stamp.

At the request of any interested person, the authority which has issued the certificate shall verify whether

the particulars in the certificate correspond with those in the register or card index.

Article 8

When a treaty, convention or agreement between two or more Contracting States contains provisions

which subject the certification of a signature, seal or stamp to certain formalities, the present Convention

will only override such provisions if those formalities are more rigorous than the formality referred to in

Articles 3 and 4.

Article 9

Each Contracting State shall take the necessary steps to prevent the performance of legalisations by its

diplomatic or consular agents in cases where the present Convention provides for exemption.

Article 10

The present Convention shall be open for signature by the States represented at the Ninth Session of

the Hague Conference on Private International Law and Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

It shall be ratified, and the instruments of ratification shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs

of the Netherlands.

Article 11

The present Convention shall enter into force on the sixtieth day after the deposit of the third instrument

of ratification referred to in the second paragraph of Article 10.

The Convention shall enter into force for each signatory State which ratifies subsequently on the sixtieth

day after the deposit of its instrument of ratification.

Article 12

Any State not referred to in Article 10 may accede to the present Convention after it has entered into

force in accordance with the first paragraph of Article 11. The instrument of accession shall be deposited

with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

Such accession shall have effect only as regards the relations between the acceding State and those

Contracting States which have not raised an objection to its accession in the six months after the receipt

of the notification referred to in sub-paragraph d) of Article 15. Any such objection shall be notified to the

Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

The Convention shall enter into force as between the acceding State and the States which have raised

no objection to its accession on the sixtieth day after the expiry of the period of six months mentioned in

the preceding paragraph.

Article 13

Any State may, at the time of signature, ratification or accession, declare that the present Convention

shall extend to all the territories for the international relations of which it is responsible, or to one or more

of them. Such a declaration shall take effect on the date of entry into force of the Convention for the

State concerned.

At any time thereafter, such extensions shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the

Netherlands.

When the declaration of extension is made by a State which has signed and ratified, the Convention

shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 11. When the declaration of

extension is made by a State which has acceded, the Convention shall enter into force for the territories

concerned in accordance with Article 12.

Article 14

The present Convention shall remain in force for five years from the date of its entry into force in

accordance with the first paragraph of Article 11, even for States which have ratified it or acceded to it

subsequently.

If there has been no denunciation, the Convention shall be renewed tacitly every five years.

Any denunciation shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at least six months

before the end of the five year period.

It may be limited to certain of the territories to which the Convention applies.

The denunciation will only have effect as regards the State which has notified it. The Convention shall

remain in force for the other Contracting States.

Article 15

The Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands shall give notice to the States referred to in Article 10,

and to the States which have acceded in accordance with Article 12, of the following:

a) thenotifications referred to in the second paragraph of Article 6;
b) thesignatures and ratifications referred to in Article 10;
c) thedate on which the present Convention enters into force in accordance with the first paragraph

of Article 11;

d) theaccessions and objections referred to in Article 12 and the date on which such accessions

take effect;

e) theextensions referred to in Article 13 and the date on which they take effect;
f) thedenunciations referred to in the third paragraph of Article

In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed the present Convention.

Done at The Hague the 5th October 1961, in French and in English, the French text prevailing in case

of divergence between the two texts, in a single copy which shall be deposited in the archives of the

Government of the Netherlands, and of which a certified copy shall be sent, through the diplomatic

channel, to each of the States represented at the Ninth Session of the Hague Conference on Private

International Law and also to Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

Công ước Apostille

CÔNG ƯỚC VỀ MIỄN HỢP PHÁP HÓA ĐỐI VỚI

GIẤY TỜ CÔNG CỦA NƯỚC NGOÀI

(Ngày 05 tháng 10 năm 1961)

Các Nước ký kết Công ước này,

Mong muốn xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa ngoại giao hoặc lãnh sự đối với giấy tờ công của nước ngoài,

Đã quyết định ký Công ước này và nhất trí với những điều khoản dưới đây:

Điều 1

Công ước này áp dụng với giấy tờ công được lập trên lãnh thổ của Nước ký kết này

và phải xuất trình trên lãnh thổ của Nước ký kết khác.

Trong Công ước này, giấy tờ công được hiểu là:

a) giấytờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc

cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được lập bởi công tố viên,

thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice“);

b)giấytờ hành chính;
c)vănbản công chứng;
d)chứngnhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng

nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự

việc đã diễn ra vào một ngày nhất định và chứng nhận chính thức hoặc công

chứng chữ ký.

Tuy nhiên, Công ước này không áp dụng đối với:

a)giấytờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự;
b)giấytờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải

quan.

Điều 2

Các Nước ký kết có trách nhiệm miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ thuộc đối tượng

áp dụng của Công ước này và phải xuất trình trên lãnh thổ của nước mình. Trong

Công ước này, hợp pháp hóa được hiểu là thủ tục viên chức ngoại giao hoặc viên

chức lãnh sự của của nước nơi giấy tờ phải xuất trình chứng nhận tính xác thực

của chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và, nếu thích hợp, tính xác thực của con

dấu trên giấy tờ đó.

Điều 3

Thủ tục duy nhất có thể yêu cầu để chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ

của người ký giấy tờ và nếu thích hợp, tính xác thực của con dấu trên giấy tờ đó là

chứng nhận được quy định tại Điều 4, do cơ quan có thẩm quyền của nước lập giấy

tờ cấp.

Tuy nhiên, thủ tục nói trên không áp dụng trong trường hợp luật, quy định hoặc tập

quán đang có hiệu lực ở nước nơi giấy tờ được xuất trình hoặc điều ước quốc tế

giữa hai hoặc nhiều Nước ký kết đã xóa bỏ, đơn giản hóa hoặc miễn hợp pháp đối

với giấy tờ này.

Điều 4

Chứng nhận nêu tại khoản 1 Điều 3 phải được đóng trực tiếp trên giấy tờ hoặc lên

“tem chứng nhận” (“allonge“); chứng nhận phải tuân theo thể thức của mẫu ban

hành kèm theo Công ước này.

Tuy nhiên, chứng nhận có thể được lập bằng ngôn ngữ chính thức của cơ quan cấp

chứng nhận. Các nội dung bắt buộc trong chứng nhận cũng có thể được viết bằng

ngôn ngữ thứ hai. Tiêu đề “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”

phải được viết bằng tiếng Pháp.

Điều 5

Chứng nhận phải được cấp theo yêu cầu của người đã ký giấy tờ hoặc của bất cứ

người nào mang giấy tờ đó.

Khi được điền đầy đủ, chứng nhận sẽ chứng nhận xác thực của chữ ký, chức vụ

của người ký giấy tờ, và nếu thích hợp, tính xác thực của con dấu trên giấy tờ đó.

Chữ ký, con dấu trên chứng nhận được miễn mọi thủ tục chứng nhận khác.

Điều 6

Các Nước ký kết phải chỉ định cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận nêu tại

khoản 1 Điều 3, phù hợp với chức năng chính thức của cơ quan đó.

Các Nước ký kết phải thông báo việc chỉ định này cho Bộ Ngoại giao Hà Lan vào

thời điểm nộp văn kiện phê chuẩn hoặc gia nhập hoặc tuyên bố về việc mở rộng

phạm vi áp dụng của Công ước. Các nước này cũng phải thông báo về các thay đổi

liên quan đến cơ quan được chỉ định.

Điều 7

Cơ quan được chỉ định theo quy định tại Điều 6 phải lập sổ đăng ký hoặc phiếu thư

mục lưu giữ thông tin về các chứng nhận đã cấp, trong đó ghi rõ:

a)sốvà ngày chứng nhận ,

b)họtên người ký giấy tờ công và chức vụ của người đó, hoặc tên của cơ quan đã

đóng dấu trên giấy tờ đó trong trường hợp giấy tờ không có chữ ký.

Trong trường hợp cá nhân có yêu cầu, cơ quan đã cấp chứng nhận có trách nhiệm

xác minh các thông tin trong chứng nhận có trùng khớp với các thông tin được lưu

trong sổ đăng ký hoặc phiếu thư mục hay không.

Điều 8

Trong trường hợp hiệp định, điều ước hay thỏa thuận của hai hay nhiều Nước ký

kết quy định việc chứng nhận chữ ký, con dấu phải tuân theo những thủ tục nhất

định thì Công ước này chỉ được ưu tiên áp dụng nếu những thủ tục này khắt khe

hơn so với thủ tục nêu tại Điều 3 và Điều 4.

Điều 9

Các Nước ký kết phải thực hiện các biện pháp cần thiết để tránh việc viên chức

ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của mình tiến hành hợp pháp hóa đối với những

trường hợp được miễn hợp pháp hóa theo Công ước này.

Điều 10

Công ước này mở cho các nước tham dự Kỳ họp thứ chín của Hội nghị La Hay về

tư pháp quốc tế và Ai-xơ-len, Ai-len, Công quốc Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kỳ ký.

Công ước này phải được phê chuẩn và văn kiện phê chuẩn phải được nộp tại Bộ

Ngoại giao Hà Lan.

Điều 11

Công ước này có hiệu lực vào ngày thứ sáu mươi sau khi nộp văn kiện phê chuẩn

thứ ba nêu tại khoản 2 Điều 10.

Công ước này có hiệu lực đối với các nước ký và phê chuẩn sau thời điểm nói trên

vào ngày thứ sáu mươi sau khi nộp văn kiện phê chuẩn của nước mình.

Điều 12

Các nước không thuộc diện nêu tại Điều 10 có thể gia nhập Công ước này sau khi

Công ước đã có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 11. Văn kiện gia nhập phải

được nộp tại Bộ Ngoại giao Hà Lan.

Việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong quan hệ giữa nước gia nhập với các Nước ký

kết không đưa ra phản đối việc gia nhập này trong vòng sáu tháng sau khi nhận

được thông báo nêu tại điểm d Điều 15. Các phản đối này phải được thông báo cho

Bộ Ngoại giao Hà Lan.

Công ước có hiệu lực giữa nước gia nhập và các nước không đưa ra phản đối việc

gia nhập vào ngày thứ sáu mươi sau khi kết thúc thời hạn sáu tháng nói trên.

Điều 13

Vào thời điểm ký, phê chuẩn hoặc gia nhập, các nước có thể tuyên bố Công ước

này được áp dụng mở rộng cho tất cả các vùng lãnh thổ mà nước đó chịu trách

nhiệm về quan hệ quốc tế hoặc chỉ cho một hoặc một số vùng lãnh thổ này. Tuyên

bố này có hiệu lực vào ngày Công ước có hiệu lực đối với nước đó.

Vào bất kỳ thời điểm nào sau đó, việc mở rộng phạm vi áp dụng nói trên phải được

thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan.

Nếu tuyên bố mở rộng phạm vi áp dụng được đưa ra bởi nước đã ký và phê chuẩn

Công ước thì Công ước có hiệu lực đối với các vùng lãnh thổ liên quan theo quy

định của Điều 11. Nếu tuyên bố mở rộng phạm vi áp dụng được đưa ra bởi nước đã

gia nhập Công ước thì Công ước có hiệu lực đối với các vùng lãnh thổ liên quan

theo quy định của Điều 12.

Điều 14

Công ước này có hiệu lực trong vòng năm năm kể từ ngày bắt đầu có hiệu lực theo

quy định tại khoản 1 Điều 11, kể cả đối với các nước đã phê chuẩn hoặc gia nhập

Công ước sau ngày đó.

Nếu không bị bãi bỏ, Công ước được tự động gia hạn 5 năm một.

Việc bãi bỏ phải được thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan chậm nhất là sáu tháng

trước khi kết thúc thời hạn 5 năm.

Việc bãi bỏ có thể chỉ giới hạn đối với một số vùng lãnh thổ mà Công ước đang áp

dụng.

Việc bãi bỏ chỉ có hiệu lực đối với nước đã thông báo việc bãi bỏ này. Công ước

vẫn duy trì hiệu lực đối với các Nước ký kết khác.

Điều 15

Bộ Ngoại giao Hà Lan phải thông báo cho các nước nêu tại Điều 10 và các nước đã

gia nhập Công ước theo quy định tại Điều 12 những việc sau đây:

a)cácthông báo nêu tại khoản 2 Điều 6 ;
b)việcký và phê chuẩn nêu tại Điều 10;
c)ngàyCông ước này có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 11;
d)việcgia nhập và phản đối việc gia nhập nêu tại Điều 12 và ngày mà việc gia

nhập có hiệu lực;

e)việcmở rộng phạm vi áp dụng nêu tại Điều 13 và ngày mà việc mở rộng này

có hiệu lực;

f) việcbãi bỏ nêu tại Điều 14.

Để làm bằng, những người được ủy quyền hợp lệ đã ký Công ước này.

Làm tại La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 thành một bản gốc duy nhất bằng tiếng

Pháp và tiếng Anh; trong trường hợp có sự khác biệt giữa hai văn bản, văn bản

tiếng Pháp được dùng làm cơ sở đối chiếu. Bản gốc phải nộp lưu chiểu tại Chính

phủ Hà Lan, bản sao có chứng thực phải được gửi qua đường ngoại giao cho các

nước tham dự Kỳ họp thứ chín của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế và Ai-xơ-

len, Ai-len, Công quốc Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kỳ.

–