Việt Nam đã gia nhập Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Hague Apostille Convention), có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/09/2026.
Hiện nay, tùy thuộc vào quốc gia tiếp nhận, loại tài liệu và quy định áp dụng, hồ sơ có thể được chứng nhận bằng tem Apostille hoặc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thông thường (Consular Legalisation).
CoLaw hỗ trợ khách hàng thực hiện các công việc liên quan, bao gồm:
Tư vấn, kiểm tra và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của quốc gia tiếp nhận.
Hỗ trợ công chứng sao y, chứng thực và dịch thuật công chứng tài liệu.
Hỗ trợ đăng ký, đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền.
Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả theo giấy ủy quyền hợp lệ.
Hỗ trợ chuyển phát tài liệu đến khách hàng trong và ngoài nước.
Các quốc gia và vùng lãnh thổ áp dụng chứng nhận Apostille
Apostille là hình thức chứng nhận được quy định tại Công ước La Hay năm 1961, giúp đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ có áp dụng Công ước.
Các quốc gia phổ biến áp dụng Apostille gồm:
Châu Á: Trung Quốc (China), Hồng Kông (Hong Kong), Ma Cao (Macau), Nhật Bản (Japan), Hàn Quốc (South Korea), Ấn Độ (India), Indonesia, Philippines, Singapore, Việt Nam (Vietnam), Mông Cổ (Mongolia), Pakistan, Bangladesh và một số quốc gia khác.
Châu Âu: Vương quốc Anh (United Kingdom), Pháp (France), Đức (Germany), Ý (Italy), Tây Ban Nha (Spain), Hà Lan (Netherlands), Bỉ (Belgium), Thụy Sĩ (Switzerland), Áo (Austria), Ba Lan (Poland), Bồ Đào Nha (Portugal), Thụy Điển (Sweden), Na Uy (Norway), Đan Mạch (Denmark), Phần Lan (Finland), Ireland, Hy Lạp (Greece), Andorra và nhiều quốc gia khác.
Châu Mỹ: Hoa Kỳ (United States), Canada, Mexico, Brazil, Argentina, Chile, Colombia, Peru, Uruguay và các quốc gia thành viên khác.
Châu Đại Dương: Úc (Australia), New Zealand, Fiji, Samoa, Tonga và Vanuatu.
Châu Phi và Trung Đông: Nam Phi (South Africa), Morocco, Bahrain, Oman, Saudi Arabia, Tunisia, Algeria và các quốc gia thành viên khác.
Danh sách trên mang tính tham khảo, không phải danh sách đầy đủ. Việc áp dụng Apostille còn phụ thuộc vào hiệu lực Công ước giữa các quốc gia liên quan, các tuyên bố hoặc phản đối theo Công ước và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Các quốc gia và vùng lãnh thổ áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự thông thường (Legalisation)
Đối với những quốc gia hoặc vùng lãnh thổ chưa áp dụng Công ước Apostille trong quan hệ với quốc gia cấp tài liệu, hồ sơ có thể phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thông thường.
Một số điểm đến thường cần xem xét thủ tục Consular Legalisation gồm: Campuchia (Cambodia), Lào (Laos), Malaysia, Myanmar, Thái Lan (Thailand), Đài Loan (Taiwan), Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất (UAE), Qatar, Kuwait, Ai Cập (Egypt), Nepal và một số quốc gia khác.
Tùy theo yêu cầu của từng quốc gia, quy trình có thể bao gồm công chứng hoặc chứng thực tài liệu, chứng nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền và hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán liên quan.
Lưu ý khi chuẩn bị tài liệu
Không phải mọi tài liệu đều có thể được chứng nhận Apostille theo cùng một hình thức. Tùy theo loại giấy tờ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, Apostille có thể cần được cấp trên bản gốc, bản sao được chứng thực hợp lệ hoặc tài liệu có chữ ký, con dấu được chứng nhận theo quy định.
Đối quốc sử dụng nhiều ngôn ngữ, cần xác định trước yêu cầu về ngôn ngữ bản dịch.
CoLaw hỗ trợ hồ sơ và đại diện thực hiện thủ tục theo ủy quyền, không phải cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Việc xem xét, chứng nhận và cấp kết quả thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
